Best practice per comunicare con i clienti

La comunicazione è una delle componenti chiave per assicurarsi che clienti e appaltatori siano soddisfatti del risultato di un progetto. I progetti di costruzione possono cambiare rapidamente man mano che vengono fatti progressi e ci sono da aspettarsi dei singhiozzi lungo il percorso. Di conseguenza, la comunicazione tra entrambe le parti è vitale.

I professionisti esperti dell'edilizia sanno che comunicare in modo efficace con i clienti e tenerli aggiornati può prevenire errori costosi, aumentare ripetere opportunità di business e portare a dati finanziari complessivamente migliori per la compagnia. Ecco alcune delle migliori pratiche per gli appaltatori quando comunicare con i clienti.

Stabilisci obiettivi e aspettative chiari

"La componente più essenziale quando si comunica con il cliente è assicurarsi che siate entrambi sulla stessa pagina prima dell'inizio del progetto", afferma Nick Miller, un imprenditore edile di AppaltatoreConsulenza.

“Un modo per garantire che entrambi siano concentrati sugli stessi obiettivi è programmare un incontro pre-costruzione in cui si esaminano i materiali, la tempistica e gli obiettivi del progetto. Assicurandoti che tu e il cliente abbiate uno schema chiaro di come procederà il progetto e quali sono i suoi obiettivi, ti prepari per il successo.

Stabilire le aspettative con il cliente è fondamentale, afferma Rachel Street, conduttrice televisiva di Rinascita di Filadelfia e presidente di Hestia Costruzione, LLC.

“Dovresti dire al tuo cliente come stai aspettati di trovare un posto di lavoro prima ancora di iniziare", dice.

“Ci siamo passati tutti: ti presenti alla demo e scopri che il cliente non ha mai rimosso i mobili e le cose. È importante affrontare questo problema prima ancora di iniziare inserendo una clausola nel contratto secondo cui il cliente deve rimuovere tutto prima di iniziare. In caso contrario, addebiterai una commissione per spostare gli articoli per loro e non sarai responsabile per danni a qualsiasi cosa lasciata sul posto.

Impostando aspettative e linee guida all'inizio, aiuti a prevenire spiacevoli sorprese per entrambe le parti.

Stabilire una linea di comunicazione

In qualsiasi progetto, designa una persona come contatto principale del cliente. Alissa Thompson, vicepresidente di Partner direttivi di pietra angolare, una società di gestione delle costruzioni, afferma: "Una delle cose più frustranti per un cliente è non sapere chi contattare o avere qualcosa che ha detto a una persona non essere condiviso con qualcun altro. In genere ci sono più persone coinvolte in un progetto e scegliendo un punto di contatto, eviti eventuali problemi di comunicazione tra te e il cliente.

Street aggiunge: "Scrivo nel mio contratto che tutte le comunicazioni relative al lavoro dovrebbero passare attraverso me direttamente e non attraverso i miei dipendenti o subappaltatori. Questo è un punto molto importante perché a volte i clienti possono parlare con un dipendente di un lavoro aggiuntivo o di un cambiamento, ma non ti viene mai comunicato. La cosa più semplice è dare al cliente un punto di contatto responsabile di gestire tutte le sue preoccupazioni, che tu sia tu o qualcun altro da te designato".

Usa il software di costruzione

Puoi trovare software per aiutarti a fare qualsiasi cosa nel settore delle costruzioni. Puoi usarlo per stupire i tuoi clienti e vincere progetti, fare stime accurate sulla tua offerta e tieni informati i clienti sullo stato di avanzamento del loro progetto.

"La tecnologia è lì per essere utilizzata a nostro vantaggio", afferma Thompson. “Mentre schizzi e progetti erano sufficienti, ora le aspettative dei clienti sono molto più alte. Fornisci rendering 3D del progetto all'inizio per stupire davvero i tuoi clienti e aiutare a proteggere i progetti. Questo piccolo tocco sarà ciò che ti distinguerà e assicurerà che il cliente capisca appieno come sarà tutto.

“Inoltre, scatta foto man mano che le cose procedono. Ciò è particolarmente utile se i tuoi clienti non sono in zona e consente loro di vedere in prima persona come stanno andando le cose".

Aggiunge Miller: “Utilizzando gestione del progetto di costruzione software come BuilderTrend o Procore, non solo ci semplificano la vita, ma aiutano anche a mostrare ai clienti come sta procedendo un progetto. Con questo tipo di software di costruzione, possiamo creare profili in cui i nostri clienti sono in grado di visualizzare i progressi compiuti per il loro lavoro e vedere gli aggiornamenti visivi su di esso. Non devono crederci sulla parola, possono vederlo facilmente da soli, dando loro la tranquillità".

Usa la soluzione proattiva dei problemi

Jennifer Fiorenza, direttrice del progetto per L'appaltatore inglese, suggerisce: “Non siate allarmisti nelle comunicazioni. Se e quando sorge un problema, avvicinati al cliente con soluzioni ben congegnate, non solo problemi".

Fiorenza ricorda un progetto di casa in cui i lavoratori hanno notato il il forno stava per spegnersi. "Ciò aggiunge una grande spesa a un progetto già ampio", afferma. "Tuttavia, non ci siamo solo avvicinati al cliente con la notizia che c'era un grande elemento pubblicitario da aggiungere al budget, ma avevamo un piano sul trasferimento della fornace dal primo piano al seminterrato e sulla trasformazione del vecchio ripostiglio in un locale per il cliente cani. Siamo stati in grado di utilizzare alcuni pavimenti e materiali extra dalla cucina e dal bagno per completare la nuova stanza del cane, quindi non ha richiesto molti più investimenti da parte del nostro cliente.

“Pensare a potenziali soluzioni al di là del grande problema che abbiamo identificato fa molto. I nostri clienti vedono che risolviamo problemi e siamo pronti ad aiutarli, non solo a fare soldi".

Tieni aggiornati i clienti

Nel mondo delle costruzioni, dove le cose possono cambiare ogni giorno, tenere aggiornati i clienti è la chiave per mantenere un forte rapporto con loro. In caso di dubbi o reclami, la comunicazione di routine aiuta a evitare cambiamenti drastici nei requisiti in seguito.

“I nostri progetti sono gestiti da direttori di progetto, che si mantengono in costante contatto con i proprietari di abitazione durante il processo di costruzione, tenendoli informati in ogni fase del processo", spiega Fiorenza. "UN progetto di miglioramento della casa può essere distruttivo e stressante. Ci piace fare tutto il possibile per assicurarci che i nostri proprietari di casa si sentano a proprio agio. Alla fine di ogni settimana, ogni proprietario di casa riceve un'e-mail di aggiornamento che include tutto il lavoro completato quella settimana, i problemi in sospeso e i passaggi successivi".

Mark Soto è uno scrittore freelance di Milwaukee, Wisconsin. Ha una conoscenza completa dei progetti di miglioramento della casa basati sul suo lavoro precedente. Mark proviene da una famiglia di fai-da-te e ha lavorato con paesaggisti, idraulici, pittori e altri appaltatori. Scrive anche di campeggio e del suo entusiasmo per la vita all'aria aperta.