Βέλτιστες πρακτικές για επικοινωνία με πελάτες

Η επικοινωνία είναι ένα από τα βασικά στοιχεία για να βεβαιωθείτε ότι οι πελάτες και οι εργολάβοι είναι ευχαριστημένοι με το αποτέλεσμα ενός έργου. Τα κατασκευαστικά έργα ενδέχεται να αλλάξουν γρήγορα καθώς σημειώνεται πρόοδος και αναμένεται λόξυγκας στην πορεία. Κατά συνέπεια, η επικοινωνία μεταξύ των δύο μερών είναι ζωτικής σημασίας.

Οι επιτήδειοι κατασκευαστές γνωρίζουν ότι η αποτελεσματική επικοινωνία με τους πελάτες και η ενημέρωσή τους μπορεί να αποτρέψει ακριβά λάθη, να αυξηθούν επανάληψη επιχειρηματικών ευκαιριών και συνολικά καλύτερα οικονομικά για την εταιρεία. Ακολουθούν μερικές από τις βέλτιστες πρακτικές για τους εργολάβους όταν επικοινωνία με τους πελάτες.

Καθορίστε σαφείς στόχους και προσδοκίες

"Το πιο ουσιαστικό στοιχείο κατά την επικοινωνία με τον πελάτη σας είναι να βεβαιωθείτε ότι είστε και οι δύο στην ίδια σελίδα πριν ξεκινήσει το έργο", λέει ο Nick Miller, εργολάβος κατασκευής σπιτιού από ΕργολάβοςΣύμβουλος.

«Ένας τρόπος για να διασφαλίσετε ότι εσείς και οι δύο εστιάσατε στους ίδιους στόχους είναι να προγραμματίσετε μια συνάντηση πριν από την κατασκευή όπου θα εξετάσετε τα υλικά, το χρονοδιάγραμμα και τους στόχους του έργου. Βεβαιωθείτε ότι τόσο εσείς όσο και ο πελάτης έχετε μια σαφή εικόνα για το πώς θα προχωρήσει το έργο και ποιοι είναι οι στόχοι σας, ορίζετε τον εαυτό σας για επιτυχία ».

Ο καθορισμός προσδοκιών με τον πελάτη σας είναι το κλειδί, λέει η Rachel Street, τηλεοπτική παρουσιάστρια Philly Revival και πρόεδρος του Hestia Construction, LLC.

«Θα πρέπει να πείτε στον πελάτη σας πώς είστε περιμένουμε να βρούμε μια θέση εργασίας πριν καν ξεκινήσεις », λέει.

«Allμασταν όλοι εκεί: Εμφανίζεστε για επίδειξη και διαπιστώνετε ότι ο πελάτης δεν αφαίρεσε ποτέ τα έπιπλα και τα υπάρχοντά του. Είναι σημαντικό να το αντιμετωπίσετε αυτό πριν ξεκινήσετε, βάζοντας μια διάταξη στη σύμβασή σας ότι ο πελάτης πρέπει να αφαιρέσει τα πάντα πριν ξεκινήσετε. Εάν όχι, θα χρεώσετε ένα τέλος για τη μεταφορά των αντικειμένων για αυτά και δεν είστε υπεύθυνοι για ζημιές σε οτιδήποτε έχει απομείνει στον ιστότοπο. "

Θέτοντας προσδοκίες και κατευθυντήριες γραμμές στην αρχή, βοηθάτε στην αποφυγή τυχόν ανεπιθύμητων εκπλήξεων και για τις δύο πλευρές.

Δημιουργήστε μια γραμμή επικοινωνίας

Σε οποιοδήποτε έργο, ορίστε ένα άτομο ως κύρια επαφή του πελάτη. Alissa Thompson, αντιπρόεδρος της Ακρογωνιαίοι λίθοι Διαχειριστικοί Συνεργάτες, μια εταιρεία διαχείρισης κατασκευών, λέει: «Ένα από τα πιο απογοητευτικά πράγματα για έναν πελάτη είναι να μην ξέρει με ποιον να επικοινωνήσει ή να έχει κάτι που είπαν σε ένα άτομο να μην μοιραστεί με κάποιον άλλο. Συνήθως συμμετέχουν πολλά άτομα σε ένα έργο και επιλέγοντας ένα σημείο επαφής, αποφεύγετε τυχόν λανθασμένες επικοινωνίες μεταξύ σας και του πελάτη ».

Ο Street προσθέτει, «Γράφω στο συμβόλαιό μου ότι όλη η επικοινωνία σχετικά με τη δουλειά πρέπει να γίνεται μέσω εμένα άμεσα και όχι μέσω των υπαλλήλων μου ή υπεργολάβους. Αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό σημείο διότι μερικές φορές οι πελάτες μπορεί να μιλήσουν σε έναν υπάλληλο για πρόσθετη εργασία ή αλλαγή, αλλά δεν σας ενημερώνεται ποτέ. Το πιο εύκολο πράγμα είναι να δώσετε στον πελάτη ένα σημείο επαφής που είναι υπεύθυνο για την αντιμετώπιση όλων των ανησυχιών του, είτε είστε εσείς είτε κάποιος άλλος που ορίζετε ».

Χρησιμοποιήστε λογισμικό κατασκευής

Μπορείτε να βρείτε λογισμικό που θα σας βοηθήσει να κάνετε σχεδόν οτιδήποτε στον κατασκευαστικό κλάδο. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να εντυπωσιάσετε τους πελάτες σας και να κερδίσετε έργα ακριβείς εκτιμήσεις σχετικά με την προσφορά σας και ενημερώστε τους πελάτες για την πρόοδο του έργου τους.

"Η τεχνολογία είναι προς αξιοποίηση προς όφελός μας", λέει ο Thompson. «Ενώ τα σκίτσα και τα σχέδια αρκούσαν, οι προσδοκίες των πελατών είναι πολύ υψηλότερες τώρα. Παρέχετε τρισδιάστατες αποδόσεις του έργου στην αρχή για να εντυπωσιάσετε πραγματικά τους πελάτες σας και να βοηθήσετε στην ασφάλεια των έργων. Αυτό το μικρό άγγιγμα θα είναι αυτό που σας ξεχωρίζει και διασφαλίζει ότι ο πελάτης κατανοεί πλήρως πώς θα μοιάζουν όλα.

«Επίσης, τραβήξτε φωτογραφίες καθώς τα πράγματα εξελίσσονται. Αυτό είναι ιδιαίτερα υπέροχο εάν οι πελάτες σας δεν βρίσκονται στην περιοχή και τους αφήνετε να δουν από πρώτο χέρι πώς πηγαίνουν τα πράγματα ».

Προσθέτει τον Μίλερ: «Χρησιμοποιώντας διαχείριση έργων κατασκευής λογισμικό όπως το BuilderTrend ή το Procore, όχι μόνο κάνουμε τη ζωή πιο εύκολη για τον εαυτό μας, αλλά βοηθά επίσης να δείξουμε στους πελάτες πώς προχωρά ένα έργο. Με αυτόν τον τύπο λογισμικό κατασκευής, μπορούμε να δημιουργήσουμε προφίλ όπου οι πελάτες μας είναι σε θέση να δουν την πρόοδο που σημειώνεται στη δουλειά τους και να δουν οπτικές ενημερώσεις σε αυτήν. Δεν χρειάζεται να πάρουν το λόγο μας, μπορούν εύκολα να το δουν από μόνοι τους, δίνοντάς τους ηρεμία ».

Χρησιμοποιήστε Προληπτική Επίλυση Προβλημάτων

Jennifer Fiorenza, διευθύντρια έργου για TheEnglishContractor, προτείνει, «Μην είστε ανησυχητικοί στις επικοινωνίες. Εάν και όταν προκύψει κάποιο ζήτημα, προσεγγίστε τον πελάτη με καλά μελετημένες λύσεις, όχι μόνο προβλήματα ».

Ο Φιορέντσα θυμάται ένα έργο στο σπίτι όπου οι εργαζόμενοι παρατήρησαν το ο φούρνος ήταν έτοιμος να σβήσει. "Αυτό προσθέτει ένα μεγάλο κόστος σε ένα ήδη εκτεταμένο έργο", λέει. «Ωστόσο, δεν προσεγγίσαμε απλώς τον πελάτη με την είδηση ​​ότι υπήρχε ένα μεγάλο στοιχείο γραμμής για προσθήκη στον προϋπολογισμό, αλλά είχαμε ένα σχέδιο για τη μεταφορά του κλιβάνου από τον πρώτο όροφο στο υπόγειο και τη μετατροπή του παλιού βοηθητικού χώρου σε δωμάτιο για τον πελάτη Σκύλοι. Weμασταν σε θέση να χρησιμοποιήσουμε επιπλέον δάπεδα και υλικά από την κουζίνα και το μπάνιο για να ολοκληρώσουμε το νέο δωμάτιο σκύλων, οπότε δεν απαιτούσε πολύ περισσότερες επενδύσεις από τον πελάτη μας.

«Η σκέψη πιθανών λύσεων πέρα ​​από το μεγάλο πρόβλημα που εντοπίσαμε προχωράει πολύ. Οι πελάτες μας βλέπουν ότι είμαστε λύτες προβλημάτων και είναι εκεί για να τους βοηθήσουμε, όχι μόνο για να κερδίσουμε χρήματα ».

Ενημερώστε τους πελάτες

Στον κόσμο των κατασκευών όπου τα πράγματα μπορούν να αλλάξουν καθημερινά, η ενημέρωση των πελατών σας είναι το κλειδί για τη διατήρηση μιας ισχυρής σχέσης μαζί τους. Εάν έχουν οποιεσδήποτε ανησυχίες ή παράπονα, η συνηθισμένη επικοινωνία βοηθά στην αποφυγή τυχόν δραστικών αλλαγών στις απαιτήσεις αργότερα.

«Τα έργα μας διαχειρίζονται οι διευθυντές έργων, οι οποίοι διατηρούν συνεχή επαφή με τους ιδιοκτήτες σπιτιών κατά τη διαδικασία κατασκευής, κρατώντας τους ενήμερους σε κάθε βήμα », εξηγεί η Fiorenza. "ΕΝΑ έργο βελτίωσης σπιτιού μπορεί να είναι ενοχλητικό και αγχωτικό. Μας αρέσει να κάνουμε ό, τι μπορούμε για να βεβαιωθούμε ότι οι ιδιοκτήτες σπιτιού μας αισθάνονται άνετα. Στο τέλος κάθε εβδομάδας, κάθε ιδιοκτήτης σπιτιού λαμβάνει ένα email ενημέρωσης που περιλαμβάνει όλες τις εργασίες που ολοκληρώθηκαν εκείνη την εβδομάδα, εκκρεμή ζητήματα και επόμενα βήματα. "

Ο Mark Soto είναι ανεξάρτητος συγγραφέας από το Μιλγουόκι του Ουισκόνσιν. Έχει ολοκληρωμένη γνώση έργων βελτίωσης σπιτιού με βάση την προηγούμενη δουλειά του. Ο Mark προέρχεται από οικογένεια DIYers και έχει συνεργαστεί με τοπιογράφους, υδραυλικούς, ζωγράφους και άλλους εργολάβους. Γράφει επίσης για το κάμπινγκ και τον ενθουσιασμό του για την ύπαιθρο.