Зберігання та організація документів

Вітаємо! Ви купив житло, що зробить вас гордим власником об’єкта нерухомості та купи паперів.

З самого початку свого обшук будинку до дня закриття ваша подорож по купівлі дому створила сушіння форм, листів, звітів, угод, контрактів та інших документів. І цей зростаючий запас документів не скорочується, коли ви отримуєте ключі.

Власність будинку означає нескінченний потік усього, від нових посібників з експлуатації приладів до дозволи на майбутні ремонтні роботи, все це потрібно надійно зберігати, щоб ви завжди могли легко і без стресу знайти те, що шукаєте.

Можливо, ви запитуєте себе, чи можете ви безпаперово зберігати деякі документи лише в цифровому вигляді. Цифрове сховище є хорошою резервною копією для важливих документів. Простіше шукати файли вашого комп’ютера за назвою, щоб швидко їх знайти. Але вам все одно доведеться зберігати оригінальні копії більшості ваших документів.

Сканувати фінансові звіти, податкові декларації, контракти, рахунки та квитанції та навіть ключові особисті документи, такі як паспорти та свідоцтва про народження та смерть, щоб мати копію, яку можна легко отримати. Але як тільки ви збережете ці цифрові копії в хмарі, на зовнішньому жорсткому диску або в DMS (система управління документами), вам все одно доведеться безпечно зберігати та зберігати оригінали.

Щоб уникнути потоплення в річці паперу, налаштуйте систему для організації та зберігання важливих документів у складі оселитися у вашому новому домі. Ось кілька порад, щоб почати.

Зберіть важливі документи

Перший крок може бути самим нудним, але й найважливішим - зберіть усі документи в одному місці, щоб ви могли подати їх та безпечно зберігати. Приклади типів домашніх записів та інших документів, які слід скласти, включають:

• Агентська угода покупця;

• Договір купівлі -продажу;

• Доповнення, поправки або вершники;

• Розкриття інформації продавцем;

• Огляд будинку звіт;

• Закриття розкриття інформації;

• Поліс страхування прав власності;

• Договір майна;

• Договір іпотеки;

• Гарантії на будинок та продукцію для таких систем, як водонагрівач, піч та основні побутові прилади;

• Посібники з експлуатації системи та приладу;

• Плани будівництва та дозволи на будь -які минулі перебудови;

• Оренда та передані договори від продавця, тобто оренда сонячної енергетичної системи;

• Договори на обслуговування та квитанції про догляд за газонами, утримання басейну тощо.

Поки ви збираєте важливі документи з купівлі свого будинку для організації та подання, подумайте скориставшись цією можливістю, щоб зібрати інші документи, які ви, можливо, захочете зберігати в безпечному та легкодоступному місці пляма. Ось хороший контрольний список:

• Свідоцтва про народження та смерть;

• Ліцензії на шлюб;

• Картки соціального страхування;

• Паспорти;

• Заповіти;

• Медичні записи;

• Страхові поліси;

• Документи на автомобіль;

• Документи кредитної картки;

• Інвестиційні документи;

• Кредитні документи;

• Банківські записи;

• Податкові записи;

• Стенограми та дипломи;

• Щомісячні рахунки та квитанції.

Налаштуйте систему подання документів

Після того, як ви зібрали всі документи про купівлю будинку та інші документи в одному місці, витратьте деякий час на їх упорядкування. Розподіліть їх на стопки відповідно до порядку їх важливості. Такі речі, як свідоцтва про народження, картки соціального страхування та документи на майно, займуть перше місце, а старі податкові записи та стенограми відкладені.

Тоді уважно подивіться на ці низькопріоритетні гори паперу, подрібніть і киньте те, що можете усунути безлад. Документи, які перестали вітатися, включають:

• Друковані банківські виписки, яким більше трьох років;

• Виписки з кредитних карток (зберігайте ті, що стосуються великих покупок, для підтвердження оплати);

• Податкові декларації, яким більше семи років;

• Рахунки та квитанції, яким більше трьох років;

• Термін дії договорів, полісів, гарантій та оренди закінчився.

Тепер ваші зібрані стоси документів можуть бути організовані таким чином, що робить пошук конкретного документа в майбутньому швидким та інтуїтивно зрозумілим. Це може бути в алфавітному або хронологічному порядку, хоча більшість людей вважає, що подання документів за темами має найбільший сенс. Тож усі особисті записи йдуть в одному файлі, банківські - в іншому, документи про купівлю будинку - у третій тощо.

Подумайте про застосування системи кольорового кодування для групування відповідних документів. За допомогою цієї системи ви можете швидко ознайомитись із загальною категорією документів, які шукаєте, але уникнути проблеми надмірного заповнення однієї папки файлів сотнями аркушів паперу.

Призначте первинний колір категорії файлів (наприклад, червоний для домашнього використання), а найважливіші документи цієї категорії-у найяскравішій папці (звіт про огляд будинку, акт на майно). Потім розбийте категорію, подавши вторинні, але пов’язані документи у папки різних відтінків одного кольору (наприклад, рожевий для гарантій, посібників з експлуатації та контрактів на обслуговування).

Пам’ятайте, що чим більше ви розбиватимете свою систему на категорії та підкатегорії, тим менш тривалий та невтішний процес відстеження конкретних документів буде в майбутньому. Щоб відстежувати свою систему, створіть простий індекс файлу зі змістом, щоб додатково переконатися, що ви не помилитеся або не зміните будь -який важливий документ.

Виберіть, де і як зберігати документи

У вас може виникнути спокуса скласти свої файли в ящик і сховати їх у кутку горища або підвалу. Майте на увазі, що багато важливих документів важко і дорого замінити, якщо вони пошкоджені водою, теплом або гризунами.

Замість цього знайдіть місце в кімнаті з відносно постійною температурою, яка не схильна до затоплення, сильної спеки, холоду чи шкідників. А. домашній офіс, шафа для зберігання або навіть під ліжком працює добре.

Існує ряд контейнерів, які можна використовувати для зберігання важливих документів вдома, від скриньки банкірів старої школи до пожежобезпечний сейф. Ось чотири системи зберігання, які можуть вам підійти:

Банківська скринька

Найпростіше, але найменш безпечне рішення, а скринька банкіра це просто картонна коробка, призначена для зберігання папок з файлами. Він містить міцну кришку та отвори для ручок для легкого доступу та стелажів.

Хоча скринька банкіра-це економічний і простий спосіб зберігання, картон не стане захищати документи від вогню, води або гризунів, і немає можливості заблокувати коробку для захисту від неї крадіжка. Ви можете використовувати скриньку банкіра для паперів з низьким пріоритетом, але важливіші документи слід зберігати у більш безпечному контейнері.

Пластиковий контейнер

Як і скринька банкіра, проста пластиковий контейнер це дешевий і простий спосіб зберігання малоприоритетних особистих документів. Пластикові ящики виготовляються для укладання, тому вони можуть бути зручним рішенням, якщо у вас велика кількість файлів та обмежений простір. Хоча цей спосіб зберігання пропонує обмежений захист від затоплення та гризунів, він не є пожежобезпечним і не може бути заблокований.

Камера для картотеки

Домашні картотеки приходять у різних стилях, щоб відповідати оздоблення інтер'єру вашого будинку та вміщає велику кількість файлів у кількох шухлядах. Ви можете вибрати модель із замком для певного обмеженого захисту від крадіжки, а деякі типи шаф для зберігання матеріалів є термостійкими у разі пожежі.

Шафи для картотеки є відмінним рішенням для всіх, крім ваших найважливіших та важко замінюваних особистих документів. Однак у разі затоплення документи, що зберігаються у найнижчій шухляді, можуть пошкодитись водою.

Домашній сейф або коробка замка

Найнадійніший спосіб зберігання важливих документів вдома - це безпечно вдома або коробка замка тобто вогнетривкий і водонепроникний. Ви можете вибрати невеликий замок для зберігання найвищих пріоритетних документів-свідоцтв про народження та одруження, паспорти, картки соціального страхування, заповіт та акт про будинок - у парі з замкненою домашньою картотекою для решти оформлення документів.

Незалежно від того, на якому способі зберігання ви зупинитесь, обов’язково створіть резервну копію всіх ваших важливих особистих та домашніх документів у цифровому вигляді. Зберігайте їх у хмарі, на USB -накопичувачі, що зберігається у сейфі, або у надійного адвоката чи друга.

Ребекка Вінке переїхала до Італії з Чикаго у 1993 році і незабаром після цього глибоко занурилася у заміське життя, відремонтувавши розкидану середньовічну кам’яну ферму та впровадивши її протягом 20 років як пансіонат типу „ліжко та сніданок”. Сьогодні вона проводить свій час, пишучи про подорожі, культуру та їжу (зрештою, це Італія!) Для таких видань, як The Telegraph та Italy Magazine, а також роздумуючи над дивними вітрами, які рознесли міського вегетаріанця на ферму в Росії Умбрія.