Belge Saklama ve Organizasyon

Tebrikler! sen bir ev satın aldı, sizi bir parça gayrimenkulün ve onunla birlikte gelen evrak yığınlarının gururlu sahibi yapıyor.

Senin başından beri ev arama kapanış gününe kadar, ev satın alma yolculuğunuz formlar, mektuplar, raporlar, anlaşmalar, sözleşmeler ve diğer belgelerden oluşan bir kırıntı izi oluşturdu. Ve bu artan evrak stoğu, anahtarları aldığınızda azalmaz.

Ev sahipliği yeni cihaz kullanım kılavuzlarından yeni cihaz kullanım kılavuzlarına kadar her şeyin sonsuz bir akışı anlamına gelir. gelecekteki yenileme çalışmaları için izinler, aradığınızı her zaman kolayca ve stressiz bir şekilde bulabilmeniz için bunların güvenli bir şekilde saklanması gerekir.

Kendinize kağıtsız kalıp bazı belgeleri yalnızca dijital olarak saklayıp saklayamayacağınızı soruyor olabilirsiniz. Dijital depolama önemli belgeler için iyi bir yedektir. Bilgisayarınızdaki dosyaları hızlı bir şekilde bulmak için ada göre aramak daha kolaydır. Ancak yine de evraklarınızın çoğunun orijinal kopyalarını saklamanız gerekecek.

Tarama mali kayıtlar, vergi beyannameleri, sözleşmeler, faturalar ve makbuzlar ve hatta pasaportlar ve doğum ve ölüm sertifikaları gibi önemli kişisel belgeler, kolayca geri alınabilen bir kopyaya sahip olmak için. Ancak bu dijital kopyaları bulutta, harici bir sabit sürücüde veya bir DMS'de (belge yönetim sistemi) sakladığınızda, yine de güvenli bir şekilde orijinalleri dosyalayın ve saklayın.

Bir kağıt nehrinde boğulmaktan kaçınmak için, önemli belgeleri organize etmek ve depolamak için bir sistem kurun. yeni evinize yerleşmek. Başlaman için sana birkaç ipucu.

Önemli Belgelerinizi Toplayın

İlk adım belki en sıkıcı ama aynı zamanda en önemlisidir — tüm belgelerinizi tek bir yerde toplayın, böylece onları güvenli bir şekilde dosyalayabilir ve saklayabilirsiniz. Bir araya getirmeniz gereken evle ilgili kayıt türlerine ve diğer kağıtlara örnekler:

• Alıcının acente sözleşmesi;

• Satın alma anlaşması;

• Ekler, değişiklikler veya biniciler;

• Satıcı açıklamaları;

• Evde muayene rapor;

• Kapanış açıklaması;

• Başlık sigorta poliçesi;

• Mülkiyet Belgesi;

• ipotek sözleşmesi;

• Şofben, fırın ve beyaz eşya gibi sistemler için ev ve ürün garantileri;

• Sistem ve cihaz kullanım kılavuzları;

• Geçmişteki tadilatlar için inşaat planları ve izinleri;

• Satıcıdan kiralamalar ve devredilebilir sözleşmeler, yani bir güneş enerjisi sistemi kiralaması;

• Çim bakımı, havuz bakımı vb. için hizmet sözleşmeleri ve makbuzları.

Düzenlemek ve dosyalamak için ev satın alımınızdan önemli belgeler topladığınız sürece, şunları göz önünde bulundurun: Bu fırsatı kullanarak, güvenli ve kolay erişilebilir bir yerde saklamak isteyebileceğiniz diğer belgeleri bir araya getirin. yer. İşte iyi bir kontrol listesi:

• Doğum ve ölüm belgeleri;

• Evlilik izinleri;

• Sosyal güvenlik kartları;

• Pasaportlar;

• vasiyet;

• Tıbbi kayıtlar;

• Sigorta poliçeleri;

• Otomobil belgeleri;

• Kredi kartı belgeleri;

• Yatırım belgeleri;

• Kredi belgeleri;

• Bankacılık kayıtları;

• Vergi kayıtları;

• Transkript ve diplomalar;

• Aylık faturalar ve makbuzlar.

Dosyalama Sistemi Kurun

Tüm ev satın alma işlemlerinizi ve diğer belgelerinizi tek bir yerde topladıktan sonra, bunları düzenlemek için biraz zaman ayırın. Bunları önem sırasına göre yığınlara ayırın; doğum sertifikaları, sosyal güvenlik kartları ve tapu belgeleri en üst sırada yer alır ve eski vergi kayıtları ve transkriptleri bir kenara konur.

Sonra bu düşük öncelikli kağıt dağlarına dikkatlice bakın ve elinizden geldiğince parçalayıp fırlatın. dağınıklığı ortadan kaldırmak. Karşılanma süresini aşan evrak işleri şunları içerir:

• Üç yıldan eski basılı banka hesap özetleri;

• Kredi kartı ekstreleri (büyük alımlarla ilgili olanları ödeme kanıtı olarak saklayın);

• Yedi yıldan eski vergi beyannameleri;

• Üç yıldan eski faturalar ve makbuzlar;

• Süresi dolmuş hizmet sözleşmeleri, politikalar, garantiler ve kiralamalar.

İptal edilen evrak yığınlarınız artık gelecekte belirli bir belgeyi bulmayı hızlı ve sezgisel hale getirecek şekilde düzenlenebilir. Bu alfabetik veya kronolojik olabilir, ancak çoğu insan evrakları konuya göre dosyalamanın en mantıklı olduğunu düşünmektedir. Böylece kişisel kayıtların tümü bir dosyada, banka kayıtları başka bir dosyada, ev satın alma belgeleri üçüncü dosyada vb.

İlgili belgeleri gruplamak için renk kodlu bir sistem kullanmayı düşünün. Bu sistemle, aradığınız genel belge kategorisini bir bakışta bulabilir, ancak tek bir dosya klasörünü yüzlerce yaprak kağıtla aşırı doldurma sorununu ortadan kaldırabilirsiniz.

Bir dosya kategorisine bir ana renk atayın (örneğin, ev ile ilgili olanlar için kırmızı), o kategorideki en önemli belgeler en parlak klasörde (ev inceleme raporu, tapu senedi). Ardından, ikincil ancak ilgili belgeleri aynı rengin farklı tonlarındaki klasörlere (örneğin garantiler, kullanım kılavuzları ve servis sözleşmeleri için pembe) dosyalayarak kategoriyi ayırın.

Sisteminizi kategorilere ve alt kategorilere ne kadar çok ayırırsanız, gelecekte belirli belgeleri izleme sürecinin o kadar az zaman alacağını ve sinir bozucu olacağını unutmayın. Sisteminizi takip etmek için, herhangi bir önemli belgeyi yanlış dosyalamadığınızdan veya yanlış yerleştirmediğinizden emin olmak için içindekiler tablosu içeren basit bir dosya dizini oluşturun.

Belgelerinizi Nerede ve Nasıl Saklayacağınızı Seçin

Dosyalarınızı bir kutuya yığmak ve çatı katının veya bodrum katının bir köşesine sıkıştırmak isteyebilirsiniz. Birçok önemli belgenin su, ısı veya kemirgenlerden zarar görmesi durumunda değiştirilmesinin zor ve pahalı olduğunu unutmayın.

Bunun yerine, nispeten sabit bir sıcaklığa sahip, sel, aşırı sıcak veya soğuk ya da haşerelere eğilimli olmayan bir odada bir yer bulun. A ev ofisi, saklama dolabı veya hatta yatağın altında iyi çalışıyor.

Evde önemli belgeleri saklamak için kullanabileceğiniz, eski tarz bankacıların kutularından bir yanmaz kasa. İşte işinize yarayabilecek dört depolama sistemi:

bankacının kutusu

En basit ama en az güvenli çözüm, bir bankacının kutusu sadece dosya klasörlerini tutmak için tasarlanmış bir karton kutudur. Kolay erişim ve raflar için sağlam bir kapak ve tutamak delikleri içerir.

Bir bankacının kutusu uygun maliyetli ve zahmetsiz bir saklama yöntemi olmasına rağmen, karton belgeleri ateşten, sudan veya kemirgenlerden koruyun ve kutuyu korumak için kilitlemenin hiçbir yolu yoktur. Çalınması. Düşük öncelikli kağıtlar için bir bankacı kutusu kullanabilirsiniz, ancak daha önemli belgeleriniz daha güvenli bir kapta saklanmalıdır.

Plastik çöp kutusu

Bir bankacının kutusu gibi, basit bir plastik kutu düşük öncelikli kişisel belgeleri saklamanın ucuz ve kolay bir yoludur. Plastik kutular istifleme için yapılmıştır, bu nedenle çok sayıda dosyanız ve sınırlı alanınız olduğunda bunlar uygun bir çözüm olabilir. Bu depolama yöntemi sel ve kemirgenlere karşı sınırlı koruma sağlasa da yanmaz değildir ve kilitlenemez.

Dosya dolabı

Ev dosya dolapları eşleştirmek için çeşitli stillerde gelir iç dekor ve çok sayıda dosyayı birden fazla çekmeceye sığdırabilir. Hırsızlığa karşı sınırlı bir koruma için kilitli bir model seçebilirsiniz ve bazı dosya dolapları yangın durumunda ısıya dayanıklıdır.

Dosya dolapları en önemli ve değiştirilmesi zor kişisel belgeleriniz dışında herkes için mükemmel bir çözümdür. Ancak su basması durumunda en alt çekmecede saklanan belgelerde su hasarı meydana gelebilir.

Ev kasası veya kilit kutusu

Önemli belgelerinizi evde saklamanın en güvenli yöntemi, ev kasası veya kilit kutusu yani yanmaz ve su basmasına karşı dayanıklıdır. Doğum ve evlilik belgeleri gibi en öncelikli belgelerinizi saklamak için küçük bir kilitli kutu seçebilirsiniz. pasaportlar, Sosyal Güvenlik kartları, vasiyetname ve tapu - kalanlar için kilitli bir ev dosya dolabı ile eşleştirildi evrak işi.

Hangi depolama yöntemini seçerseniz seçin, tüm önemli kişisel ve evle ilgili belgelerinizin kopyalarını dijital olarak yedeklediğinizden emin olun. Bunları bulutta, güvenli bir kasada saklanan bir USB flash sürücüde veya güvenilir bir avukat veya arkadaşınızla saklayın.

Rebecca Winke, 1993 yılında Chicago'dan İtalya'ya taşındı ve kısa bir süre sonra, genişleyen bir ortaçağ taş çiftlik evini yenileyerek ve onu 20 yıl boyunca pansiyon olarak işleterek, kır yaşamının derinliklerine daldı. Bugün zamanını The gibi yayınlar için seyahat, kültür ve yemek (sonuçta İtalya!) hakkında yazarak geçiriyor. Telegraph ve İtalya Dergisi'nin yanı sıra şehirli bir vejetaryeni bir çiftliğe fırlatan garip rüzgarlar üzerine kafa yoruyor. Umbria.