การจัดเก็บเอกสารและการจัดองค์กร

ยินดีด้วย! คุณได้ ซื้อบ้านทำให้คุณเป็นเจ้าของที่ดินและกองเอกสารที่น่าภาคภูมิใจไปกับมัน

จากจุดเริ่มต้นของคุณ ค้นหาบ้าน จนถึงวันปิดการขาย การเดินทางซื้อบ้านของคุณได้สร้างเส้นทางของแบบฟอร์ม จดหมาย รายงาน ข้อตกลง สัญญา และเอกสารอื่นๆ และกองเอกสารที่เพิ่มขึ้นนี้จะไม่ลดลงเมื่อคุณได้รับกุญแจ

เจ้าของบ้าน หมายถึงกระแสของทุกสิ่งอย่างไม่รู้จบตั้งแต่คู่มือการใช้งานอุปกรณ์ใหม่ไปจนถึง ใบอนุญาตสำหรับงานปรับปรุงในอนาคตซึ่งทั้งหมดนี้ต้องได้รับการจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัย เพื่อให้คุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดายและปราศจากความเครียด

คุณอาจกำลังถามตัวเองว่าคุณสามารถใช้งานแบบไร้กระดาษและจัดเก็บเอกสารบางอย่างแบบดิจิทัลเท่านั้นได้หรือไม่ ที่เก็บข้อมูลดิจิตอล เป็นตัวสำรองที่ดีสำหรับเอกสารสำคัญ การค้นหาไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณทำได้ง่ายกว่าด้วยชื่อเพื่อค้นหาอย่างรวดเร็ว แต่คุณยังคงต้องเก็บสำเนาต้นฉบับของเอกสารส่วนใหญ่ไว้

สแกน บันทึกทางการเงิน ใบกำกับภาษีสัญญา บิลและใบเสร็จรับเงิน และแม้แต่เอกสารส่วนตัวที่สำคัญ เช่น หนังสือเดินทาง สูติบัตรและใบมรณะเพื่อให้มีสำเนาที่เรียกค้นได้ง่าย แต่เมื่อคุณเก็บสำเนาดิจิทัลเหล่านี้ไว้ในคลาวด์ ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก หรือ DMS (ระบบจัดการเอกสาร) คุณจะต้องปลอดภัย

ไฟล์และจัดเก็บต้นฉบับ.

เพื่อไม่ให้กระดาษจมน้ำ ให้จัดระบบจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสารสำคัญเป็นส่วนหนึ่งของ เข้าบ้านใหม่. นี่คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

รวบรวมเอกสารสำคัญของคุณ

ขั้นตอนแรกอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่ายที่สุด แต่ก็สำคัญที่สุดเช่นกัน นำเอกสารทั้งหมดของคุณมาไว้ในที่เดียว เพื่อให้คุณจัดเก็บและจัดเก็บเอกสารได้อย่างปลอดภัย ตัวอย่างประเภทของบันทึกเกี่ยวกับบ้านและเอกสารอื่นๆ ที่คุณควรรวบรวม ได้แก่

• ข้อตกลงตัวแทนของผู้ซื้อ

• ข้อตกลงในการซื้อ;

• ภาคผนวก การแก้ไข หรือผู้ขับขี่

• การเปิดเผยข้อมูลผู้ขาย

• ตรวจบ้าน รายงาน;

• การปิดการเปิดเผย;

• กรมธรรม์ประกันภัยชื่อ;

• โฉนดที่ดิน;

• สัญญาจำนอง;

• การรับประกันบ้านและผลิตภัณฑ์สำหรับระบบต่างๆ เช่น เครื่องทำน้ำอุ่น เตาเผา และเครื่องใช้ไฟฟ้าที่สำคัญ

• คู่มือการใช้งานระบบและอุปกรณ์

• แผนการก่อสร้างและใบอนุญาตสำหรับการสร้างใหม่ในอดีต

• สัญญาเช่าและสัญญาที่โอนได้จากผู้ขาย เช่น สัญญาเช่าระบบพลังงานแสงอาทิตย์

• สัญญาบริการและใบเสร็จรับเงินสำหรับการดูแลสนามหญ้า การบำรุงรักษาสระว่ายน้ำ ฯลฯ

ตราบใดที่คุณกำลังรวบรวมเอกสารสำคัญจากการซื้อบ้านเพื่อจัดระเบียบและจัดเก็บ ให้พิจารณา ถือโอกาสนี้รวบรวมเอกสารอื่นๆ ที่คุณอาจต้องการเก็บไว้ในที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่าย จุด. นี่คือรายการตรวจสอบที่ดี:

• สูติบัตรและใบมรณะ

• ใบอนุญาตการสมรส;

• บัตรประกันสังคม

• หนังสือเดินทาง;

• พินัยกรรม;

• เวชระเบียน

• นโยบายประกันภัย;

• เอกสารเกี่ยวกับรถยนต์

• เอกสารบัตรเครดิต

• เอกสารการลงทุน

• เอกสารสินเชื่อ

• บันทึกการธนาคาร

• บันทึกภาษี;

• ใบรับรองผลการเรียนและประกาศนียบัตร

• บิลรายเดือนและใบเสร็จรับเงิน

ตั้งค่าระบบการจัดเก็บ

เมื่อคุณรวบรวมการซื้อบ้านและเอกสารอื่นๆ ทั้งหมดไว้ในที่เดียวแล้ว ให้ใช้เวลาในการจัดเรียง แบ่งพวกเขาออกเป็นกองตามลำดับความสำคัญ โดยสิ่งต่าง ๆ เช่นสูติบัตร บัตรประกันสังคม และโฉนดทรัพย์สินที่ติดอันดับสูงสุด และบันทึกภาษีเก่าและสำเนาใบรับรองผลการเรียนที่ด้านข้าง

จากนั้นลองดูภูเขากระดาษที่มีลำดับความสำคัญต่ำเหล่านี้อย่างละเอียดแล้วฉีกและโยนสิ่งที่คุณทำได้ ขจัดความยุ่งเหยิง. เอกสารที่เกินเวลาการต้อนรับรวมถึง:

• ใบแจ้งยอดจากธนาคารฉบับพิมพ์ที่มีอายุมากกว่าสามปี

• ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต (เก็บรายการที่เกี่ยวข้องกับการซื้อจำนวนมากไว้เป็นหลักฐานการชำระเงิน)

• การคืนภาษีที่มีอายุมากกว่าเจ็ดปี

• ตั๋วเงินและใบเสร็จรับเงินที่มีอายุมากกว่าสามปี

• สัญญาบริการ นโยบาย การรับประกัน และสัญญาเช่าที่หมดอายุ

ขณะนี้คุณสามารถจัดระเบียบกองเอกสารที่คัดแยกแล้วในลักษณะที่ทำให้ค้นหาเอกสารเฉพาะในอนาคตได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ซึ่งอาจเรียงตามตัวอักษรหรือตามลำดับเวลา แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะพบว่าการยื่นเอกสารแยกตามหัวข้อนั้นเหมาะสมที่สุด ดังนั้นบันทึกส่วนบุคคลทั้งหมดจะอยู่ในไฟล์เดียว บันทึกการธนาคารในอีกไฟล์หนึ่ง เอกสารการซื้อบ้านในไฟล์ที่สาม และอื่นๆ

พิจารณาใช้ระบบรหัสสีเพื่อจัดกลุ่มเอกสารที่เกี่ยวข้อง ด้วยระบบนี้ คุณสามารถค้นหาหมวดหมู่ทั่วไปของเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว แต่หลีกเลี่ยงปัญหาการบรรจุไฟล์ในโฟลเดอร์เดียวที่มีกระดาษหลายร้อยแผ่นมากเกินไป

กำหนดสีหลักให้กับหมวดหมู่ของไฟล์ (เช่น สีแดงสำหรับบ้าน เป็นต้น) โดยมีเอกสารที่สำคัญที่สุดในหมวดหมู่นั้นในโฟลเดอร์ที่สว่างที่สุด (รายงานการตรวจบ้าน โฉนดที่ดิน) จากนั้นแยกหมวดหมู่โดยยื่นเอกสารรองแต่เกี่ยวข้องในโฟลเดอร์ที่มีเฉดสีต่างกันที่มีสีเดียวกัน (เช่น สีชมพูสำหรับการรับประกัน คู่มือการใช้งาน และสัญญาบริการ)

โปรดจำไว้ว่ายิ่งคุณแบ่งระบบของคุณออกเป็นหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยมากเท่าใด กระบวนการติดตามเอกสารที่เฉพาะเจาะจงก็จะยิ่งใช้เวลาน้อยลงและทำให้หงุดหงิดน้อยลงเท่านั้นในอนาคต ในการติดตามระบบของคุณ ให้สร้างดัชนีไฟล์อย่างง่ายพร้อมสารบัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่เก็บไฟล์ผิดหรือวางเอกสารสำคัญผิดที่

เลือกตำแหน่งและวิธีจัดเก็บเอกสารของคุณ

คุณอาจถูกล่อลวงให้ซ้อนไฟล์ของคุณในกล่องและเก็บไว้ที่มุมห้องใต้หลังคาหรือห้องใต้ดิน โปรดทราบว่าเอกสารสำคัญจำนวนมากนั้นยากและมีราคาแพงที่จะเปลี่ยนหากเอกสารเสียหายจากน้ำ ความร้อน หรือหนู

ให้หาจุดในห้องที่มีอุณหภูมิค่อนข้างคงที่ซึ่งไม่มีแนวโน้มที่จะเกิดน้ำท่วม ความร้อนจัด เย็นจัด หรือแมลงศัตรูพืช NS สำนักงานที่บ้าน, ตู้เก็บของ หรือแม้แต่ ใต้เตียง ทำได้ดี.

มีตู้คอนเทนเนอร์จำนวนหนึ่งที่คุณสามารถเก็บเอกสารสำคัญไว้ที่บ้านได้ ตั้งแต่กล่องของนายธนาคารแบบเก่าไปจนถึง ตู้เซฟกันไฟ. ต่อไปนี้คือระบบจัดเก็บข้อมูลสี่ระบบที่อาจเหมาะกับคุณ:

กล่องธนาคาร

วิธีแก้ปัญหาที่ง่ายที่สุด แต่มีความปลอดภัยน้อยที่สุด a กล่องนายธนาคาร เป็นเพียงกล่องกระดาษแข็งที่ออกแบบมาเพื่อเก็บโฟลเดอร์ไฟล์ มีฝาปิดที่แข็งแรงและรูจับเพื่อให้เข้าถึงและเก็บเข้าลิ้นชักได้ง่าย

แม้ว่ากล่องของนายธนาคารจะเป็นวิธีที่ประหยัดค่าใช้จ่ายและไม่ยุ่งยาก แต่กระดาษแข็งจะไม่เป็นเช่นนั้น ป้องกันเอกสารจากไฟ น้ำ หรือหนู และไม่มีวิธีล็อคกล่องเพื่อป้องกัน การโจรกรรม คุณสามารถใช้กล่องของนายธนาคารสำหรับกระดาษที่มีลำดับความสำคัญต่ำได้ แต่เอกสารที่สำคัญกว่าของคุณควรเก็บไว้ในภาชนะที่ปลอดภัยกว่า

ถังขยะพลาสติก

เหมือนกล่องนายธนาคาร เรียบง่าย ถังขยะพลาสติก เป็นวิธีที่ประหยัดและง่ายในการจัดเก็บเอกสารส่วนบุคคลที่มีลำดับความสำคัญต่ำ ถังขยะพลาสติกทำมาเพื่อวางซ้อนกัน ดังนั้นจึงเป็นวิธีแก้ปัญหาที่สะดวกเมื่อคุณมีไฟล์จำนวนมากและพื้นที่จำกัด แม้ว่าวิธีการจัดเก็บนี้จะมีการป้องกันน้ำท่วมและสัตว์ฟันแทะอย่างจำกัด แต่ก็ไม่สามารถกันไฟและล็อคไม่ได้

ตู้เก็บเอกสาร

ตู้เก็บเอกสารภายในบ้าน มาในรูปแบบต่างๆเพื่อให้เข้ากับ ตกแต่งภายใน ของบ้านคุณและสามารถใส่ไฟล์จำนวนมากลงในลิ้นชักหลายชั้นได้ คุณสามารถเลือกรุ่นที่มีตัวล็อคเพื่อป้องกันการโจรกรรมอย่างจำกัด และตู้เก็บเอกสารบางประเภททนความร้อนในกรณีที่เกิดไฟไหม้

ตู้เก็บเอกสาร เป็นวิธีแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยมสำหรับทุกคน ยกเว้นเอกสารส่วนตัวที่สำคัญที่สุดและยากต่อการเปลี่ยนของคุณ อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่น้ำท่วม เอกสารที่เก็บไว้ในลิ้นชักล่างสุดอาจได้รับความเสียหายจากน้ำ

ตู้เซฟหรือล็อคกล่อง

วิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการจัดเก็บเอกสารสำคัญของคุณที่บ้านอยู่ใน บ้านปลอดภัย หรือ ล็อคกล่อง ที่ทนไฟและทนน้ำท่วม คุณสามารถเลือกกล่องล็อคขนาดเล็กเพื่อเก็บเอกสารที่มีความสำคัญสูงสุดของคุณ เช่น สูติบัตรและทะเบียนสมรส หนังสือเดินทาง บัตรประกันสังคม พินัยกรรม และโฉนดบ้าน — จับคู่กับตู้เก็บเอกสารที่บ้านที่ล็อคไว้สำหรับคนที่เหลือ เอกสาร

ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีการจัดเก็บแบบใด อย่าลืมสำรองสำเนาเอกสารส่วนตัวและเอกสารเกี่ยวกับบ้านที่สำคัญทั้งหมดของคุณแบบดิจิทัล เก็บไว้ในคลาวด์ บนแฟลชไดรฟ์ USB ที่เก็บไว้ในตู้นิรภัย หรือกับทนายความหรือเพื่อนที่เชื่อถือได้

Rebecca Winke ย้ายไปอิตาลีจากชิคาโกในปี 1993 และหลังจากนั้นไม่นานก็ได้ดำดิ่งสู่การใช้ชีวิตในชนบทด้วยการปรับปรุงบ้านไร่หินยุคกลางที่กว้างขวางและดำเนินการเป็นที่พักพร้อมอาหารเช้าเป็นเวลา 20 ปี วันนี้ เธอใช้เวลาเขียนเกี่ยวกับการท่องเที่ยว วัฒนธรรม และอาหาร (ที่อิตาลีนั่นเอง!) สำหรับสื่อสิ่งพิมพ์เช่น The นิตยสารเทเลกราฟและอิตาลี รวมถึงการไตร่ตรองถึงลมประหลาดที่พัดมังสวิรัติในเมืองไปที่ฟาร์มใน อุมเบรีย