Dokumentlagring och organisation

Grattis! Du har köpt ett hus, vilket gör dig till den stolta ägaren av en fastighet och högar med pappersarbete.

Från början av din husrannsakan Till stängningsdagen skapade din hemköpsresa ett brödsmulspår av formulär, brev, rapporter, avtal, kontrakt och andra dokument. Och detta växande lager av pappersarbete avtar inte när du får nycklarna.

Bostadsägande betyder en oändlig ström av allt från bruksanvisningar till nya apparater till tillstånd för framtida renoveringsarbetensom alla måste lagras säkert så att du alltid kan hitta det du letar efter, enkelt och utan stress.

Du kanske frågar dig själv om du kan gå papperslös och bara lagra några dokument digitalt. Digital lagring är en bra backup för viktiga dokument. Det är lättare att söka i dina datorfiler efter namn för att snabbt hitta dem. Men du måste fortfarande behålla originalkopiorna av det mesta av ditt papper.

Skanna ekonomiska register, skattedeklarationer, kontrakt, räkningar och kvitton och till och med viktiga personliga handlingar som pass och födelse- och dödsbevis för att få en lätt att hämta kopia. Men när du väl har lagrat dessa digitala kopior i molnet, en extern hårddisk eller ett DMS (dokumenthanteringssystem) måste du fortfarande säkert fil och lagra originalen.

För att undvika att drunkna i en flod av papper, skapa ett system för att organisera och lagra viktiga dokument som en del av bosätter sig i ditt nya hem. Här är några tips för att komma igång.

Samla dina viktiga dokument

Det första steget kan vara det tråkigaste, men också det viktigaste - få alla dina dokument på ett ställe så att du kan arkivera och lagra dem på ett säkert sätt. Exempel på de typer av hemrelaterade poster och andra papper du bör sätta ihop är:

• Köparens agentavtal;

• Köpeavtal;

• Tillägg, ändringar eller ryttare;

• Säljarens upplysningar;

• Heminspektion Rapportera;

• Avslutande avslöjande;

• Titelförsäkring;

• Fastighetshandling;

• Inteckningsavtal;

• Hem- och produktgarantier för system som vattenvärmare, ugn och större apparater;

• Bruksanvisningar för system och apparater;

• Byggplaner och tillstånd för tidigare ombyggnationer;

• Hyresavtal och överlåtbara kontrakt från säljaren, dvs. ett hyresavtal för solenergisystem;

• Servicekontrakt och kvitton för gräsmatta, poolunderhåll m.m.

Så länge du samlar viktiga dokument från ditt hemköp för att organisera och arkivera, överväg ta tillfället i akt att montera andra dokument som du kanske vill förvara på ett säkert och lättillgängligt fläck. Här är en bra checklista:

• Födelse- och dödsbevis;

• Äktenskapslicenser;

• Socialförsäkringskort;

• Pass;

• Testamente;

• Sjukjournaler;

• Försäkringar;

• Bilsdokument;

• Kreditkortsdokument;

• Investeringsdokument;

• Lånedokument;

• Bankposter;

• Skatteregister;

• Utskrifter och diplom;

• Månadsräkningar och kvitton.

Skapa ett arkiveringssystem

När du har samlat alla dina hemköp och andra dokument på ett ställe, ta lite tid att sortera igenom dem. Dela in dem i stackar baserat på viktordning, med saker som födelsebevis, socialförsäkringskort och egendomshandlingar som tar topplacering och gamla skatteregistreringar och utskrifter läggs till sidan.

Titta sedan hårt på dessa lågprioriterade berg av papper och strimla och kasta vad du kan eliminera röran. Pappersarbete som har överträffat sitt välkomnande inkluderar:

• Tryckta kontoutdrag som är mer än tre år gamla;

• Kreditkortsutdrag (behåll de som är relaterade till stora köp för betalningsbevis);

• Skattedeklarationer som är mer än sju år gamla;

• Räkningar och kvitton som är mer än tre år gamla;

• Utgångna servicekontrakt, policyer, garantier och leasingavtal.

Dina avhoppade pappersböcker kan nu organiseras på ett sätt som gör att hitta ett specifikt dokument i framtiden snabbt och intuitivt. Detta kan vara alfabetiskt eller kronologiskt, även om de flesta tycker att det är mest vettigt att arkivera papper efter ämne. Så personliga poster går alla i en fil, bankposter i en annan, hemköpsdokument i en tredje osv.

Överväg att anta ett färgkodat system för att gruppera relaterade dokument. Med detta system kan du snabbt hitta den allmänna kategorin av dokument du letar efter men undvika problemet med att överfyllda en enda mapp med hundratals pappersark.

Tilldela en primärfärg till en kategori av filer (till exempel röd för hemrelaterade), med de viktigaste dokumenten i den kategorin i den ljusaste mappen (heminspektionsrapport, fastighetshandling). Bryt sedan ner kategorin genom att arkivera sekundära men relaterade dokument i mappar i olika nyanser av samma färg (rosa för garantier, bruksanvisningar och servicekontrakt, till exempel).

Kom ihåg att ju mer du delar upp ditt system i kategorier och underkategorier, desto mindre tidskrävande och frustrerande blir processen att spåra specifika dokument i framtiden. För att hålla reda på ditt system, skapa ett enkelt filindex med en innehållsförteckning för att ytterligare säkerställa att du inte kommer att felaktigt placera eller placera några viktiga dokument.

Välj var och hur du förvarar dina dokument

Du kan bli frestad att stapla dina filer i en låda och stoppa in dem i ett hörn av vinden eller källaren. Tänk på att många viktiga dokument är svåra och dyra att byta ut om de skadas av vatten, värme eller gnagare.

Hitta istället en plats i ett rum med en relativt konstant temperatur som inte är utsatt för översvämningar, extrem värme eller kyla eller skadedjur. A hemmakontor, förvaringsskåp eller till och med under sängen funkar bra.

Det finns ett antal behållare du kan använda för att lagra viktiga dokument hemma, från gamla skolor till en brandsäker säker. Här är fyra lagringssystem som kan fungera för dig:

Bankers box

Den enklaste men minst säkra lösningen, a bankiers låda är helt enkelt en kartong som är utformad för att innehålla filmappar. Den innehåller ett robust lock och handtagshål för enkel åtkomst och hyllor.

Även om en bankiers låda är en kostnadseffektiv och problemfri lagringsmetod, kommer kartongen inte att göra det skydda dokument mot eld, vatten eller gnagare, och det finns inget sätt att låsa lådan att skydda mot stöld. Du kan använda en banklåda för papper med låg prioritet, men dina viktigare dokument bör förvaras i en säkrare behållare.

Plastbehållare

Som en banklåda, en enkel plastbehållare är ett billigt och enkelt sätt att lagra personliga dokument med låg prioritet. Plastkärl är gjorda för stapling, så dessa kan vara en bekväm lösning när du har ett stort antal filer och begränsat utrymme. Även om denna lagringsmetod erbjuder begränsat skydd mot översvämningar och gnagare, är den inte brandsäker och kan inte låsas.

Arkiveringsskåp

Hem arkivskåp finns i olika stilar för att matcha inredning i ditt hem och kan passa ett stort antal filer i flera lådor. Du kan välja en modell med lås för ett begränsat skydd mot stöld, och vissa typer av arkivskåp är värmebeständiga vid brand.

Arkiveringsskåp är en utmärkt lösning för alla utom dina viktigaste och svårast att ersätta personliga dokument. Vid översvämning kan dock de dokument som lagras i den nedre lådan drabbas av vattenskador.

Hemmaskåp eller låsbox

Den säkraste metoden för att lagra dina viktiga dokument hemma är i en tryggt hemma eller låsbox som är brandsäker och översvämningsbeständig. Du kan välja en liten låsbox för att lagra dina dokument med högsta prioritet-födelse- och vigselbevis, pass, socialförsäkringskort, testamente och husbrev - parat med ett låst hem arkivskåp för de återstående pappersarbete.

Oavsett vilken lagringsmetod du bestämmer dig för, var noga med att säkerhetskopiera alla dina viktiga personliga och hemrelaterade dokument digitalt. Förvara dem i molnet, på ett USB -minne som förvaras i ett värdeskåp eller hos en betrodd advokat eller vän.

Rebecca Winke flyttade till Italien från Chicago 1993 och tog kort därefter en djupdykning i landsbygden genom att renovera en vidsträckt medeltida bondgård i sten och driva den som B&B i 20 år. Idag lägger hon sin tid på att skriva om resor, kultur och mat (det är trots allt Italien!) För publikationer som The Telegraph och Italy Magazine, samt funderingar över de konstiga vindarna som blåste en urban vegetarian till en gård i Umbrien.