Shranjevanje dokumentov in organizacija

Čestitamo! Ste kupil dom, zaradi česar ste ponosni lastnik kosa nepremičnine in kopice papirja.

Od začetka svojega hišna preiskava do zaključnega dne je vaše potovanje pri nakupu doma ustvarilo drobtino obrazcev, pisem, poročil, sporazumov, pogodb in drugih dokumentov. Naraščajoča zaloga papirja se ne zmanjša, ko dobite ključe.

Lastništvo doma pomeni neskončen tok vsega, od novih navodil za uporabo aparatov do dovoljenja za prihodnja obnovitvena dela, vse to je treba varno shraniti, tako da boste lahko vedno našli tisto, kar iščete, enostavno in brez stresa.

Morda se sprašujete, ali lahko brez papirja in nekatere dokumente shranite samo v digitalni obliki. Digitalni pomnilnik je dobra podpora za pomembne dokumente. Lažje je poiskati datoteke v računalniku po imenu, da jih hitro poiščete. Vendar boste morali še vedno hraniti izvirne kopije večine svojih papirjev.

Skeniraj finančne evidence, davčne napovedi, pogodbe, račune in potrdila ter celo ključne osebne dokumente, na primer potne liste in rojstne liste in umrle, da imajo enostavno dostopno kopijo. Ko pa shranite te digitalne kopije v oblak, na zunanji trdi disk ali DMS (sistem za upravljanje dokumentov), ​​boste še vedno morali varno arhivirajte in shranite izvirnike.

Da se izognete utopitvi v reki papirja, vzpostavite sistem za organiziranje in shranjevanje pomembnih dokumentov kot del nastanitev v vašem novem domu. Tukaj je nekaj nasvetov za začetek.

Zberite pomembne dokumente

Prvi korak je lahko najbolj dolgočasen, a tudi najpomembnejši - vse dokumente postavite na eno mesto, da jih boste lahko vložili in varno shranili. Primeri vrst hišnih zapisov in drugih dokumentov, ki jih morate sestaviti, vključujejo:

• Pogodba zastopnika kupca;

• Kupoprodajna pogodba;

• Dodatki, spremembe ali kolesarji;

• Razkritja prodajalcev;

• Pregled doma poročilo;

• Zaključno razkritje;

• Zavarovalna polica lastniškega naslova;

• Lastninski list;

• Hipotekarna pogodba;

• Garancije za dom in izdelke za sisteme, kot so grelnik vode, peč in večji aparati;

• Navodila za uporabo sistemov in naprav;

• Gradbeni načrti in dovoljenja za vse prenove v preteklosti;

• Najemnine in prenosljive pogodbe od prodajalca, to je najem solarnega sistema;

• Pogodbe o storitvah in potrdila za nego trate, vzdrževanje bazenov itd.

Dokler zbirate pomembne dokumente od nakupa doma, da jih uredite in vložite, razmislite ob tej priložnosti sestavite druge dokumente, ki jih boste morda želeli hraniti na varnem in lahko dostopni spot. Tu je dober kontrolni seznam:

• Rojstne liste in umrle;

• Poročna dovoljenja;

• Kartice za socialno varnost;

• Potni listi;

• Oporoke;

• Zdravstvene kartoteke;

• Zavarovalne police;

• Avtomobilski dokumenti;

• Dokumenti kreditnih kartic;

• Naložbene listine;

• Posojilni dokumenti;

• Bančne evidence;

• Davčne evidence;

• Prepisi in diplome;

• Mesečni računi in prejemki.

Nastavite sistem arhiviranja

Ko na enem mestu zberete vse dokumente o nakupu stanovanja in druge dokumente, si vzemite nekaj časa, da jih razvrstite. Razdelite jih v sklade glede na pomembnost, pri čemer bodo stvari, kot so rojstni listi, izkaznice socialne varnosti in lastninski dokumenti, na prvem mestu, stare davčne evidence in prepisi pa ob strani.

Nato si pozorno oglejte te nizkopriorne gore papirja in jih razrežite ter premetajte, kar lahko odpraviti nered. Papirologija, ki je pozdravila dobrodošlico, vključuje:

• Natisnjeni bančni izpiski, ki so stari več kot tri leta;

• Izpisi o kreditnih karticah (za dokaz o plačilu hranite tiste, ki so povezani z velikimi nakupi);

• Davčne napovedi, stare več kot sedem let;

• Računi in prejemki, ki so stari več kot tri leta;

• Pogodbe o storitvah, police, garancije in najemnine so potekle.

Svoje kupljene dokumente lahko zdaj uredite tako, da bo iskanje določenega dokumenta v prihodnosti hitro in intuitivno. To je lahko abecedno ali kronološko, čeprav se večini ljudi zdi najbolj smiselno vložiti dokumentacijo po predmetu. Tako so vsi osebni zapisi v eni datoteki, bančni zapisi v drugi, dokumenti o nakupu doma v tretji itd.

Razmislite o uporabi barvno označenega sistema za združevanje sorodnih dokumentov. S tem sistemom lahko na hitro poiščete splošno kategorijo dokumentov, ki jih iščete, vendar se izognite problemu, da bi eno mapo z eno datoteko napolnili s stotinami listov papirja.

Kategoriji datotek dodelite primarno barvo (na primer rdečo za gospodinjske zadeve), pri čemer so najpomembnejši dokumenti v tej kategoriji v najsvetlejši mapi (poročilo o hišnem pregledu, lastninski list). Nato razdelite kategorijo tako, da vložite sekundarne, vendar povezane dokumente v mape različnih odtenkov iste barve (na primer roza za garancije, priročnike za uporabo in pogodbe o storitvah).

Ne pozabite, da bolj ko boste svoj sistem razčlenili na kategorije in podkategorije, manj bo dolgotrajen in frustrirajoč proces sledenja določenim dokumentom v prihodnosti. Če želite slediti svojemu sistemu, ustvarite preprost kazalec datotek z vsebino, da zagotovite, da ne boste napačno vnesli ali izgubili pomembnega dokumenta.

Izberite, kje in kako shraniti svoje dokumente

Morda vas bo zamikalo, da svoje datoteke zložite v škatlo in jih pospravite v kotiček podstrešja ali kleti. Ne pozabite, da je veliko pomembnih dokumentov težko in drago zamenjati, če jih poškodujejo voda, toplota ali glodalci.

Namesto tega poiščite mesto v sobi s sorazmerno konstantno temperaturo, ki ni nagnjeno k poplavam, ekstremni vročini ali mrazu ali škodljivcem. A Domača pisarna, omaro za shranjevanje ali celo pod posteljo dobro deluje.

Obstaja več zabojnikov, ki jih lahko uporabite za shranjevanje pomembnih dokumentov doma, od bančnih škatel stare šole do ognjevarni sef. Tu so štirje sistemi za shranjevanje, ki bi vam lahko koristili:

Bančniška škatla

Najpreprostejša, a najmanj varna rešitev, a bančniška škatla je preprosto kartonska škatla, namenjena shranjevanju datotek. Vključuje močan pokrov in luknje za ročaj za enostaven dostop in police.

Čeprav je bančniška škatla stroškovno učinkovit in enostaven način shranjevanja, kartona ne bo zaščiti dokumente pred ognjem, vodo ali glodalci, škatle pa ni mogoče zakleniti, da bi se zaščitili pred njo tatvine. Za bankovce z nizko prioriteto lahko uporabite bančniško škatlo, vendar bi morali biti vaši pomembnejši dokumenti shranjeni v varnejši posodi.

Plastični zabojnik

Tako kot bančniška skrinja, preprosto plastični koš je poceni in enostaven način za shranjevanje osebnih dokumentov z nizko prioriteto. Plastični koši so narejeni za zlaganje, zato so lahko priročna rešitev, če imate veliko datotek in omejen prostor. Čeprav ta način shranjevanja ponuja omejeno zaščito pred poplavami in glodalci, ni ognjevarna in je ni mogoče zakleniti.

Omara za shranjevanje

Domače omare prihajajo v različnih stilih, ki ustrezajo notranjo opremo doma in lahko v več predalih spravite veliko število datotek. Za omejeno zaščito pred krajo lahko izberete model s ključavnico, nekatere vrste omare za shranjevanje pa so v primeru požara toplotno odporne.

Omare za shranjevanje so odlična rešitev za vse razen vaših najpomembnejših osebnih dokumentov, ki jih je težko zamenjati. Vendar pa lahko v primeru poplave dokumenti, shranjeni v najnižjem predalu, poškodujejo vodo.

Domači sef ali škatla

Najbolj varen način shranjevanja pomembnih dokumentov doma je v varno doma ali škatla za zaklepanje ki je ognjevarna in odporna proti poplavam. Za shranjevanje dokumentov z najvišjo prioriteto-rojstnih in poročnih listov, se lahko odločite za majhno škatlo za zaklepanje, potne liste, izkaznice socialne varnosti, oporoko in hišno listino - v paru z zaklenjeno domačo omarico za preostale dokumente papirologija.

Ne glede na to, pri katerem načinu shranjevanja se odločite, varnostno kopirajte kopije vseh pomembnih osebnih in domačih dokumentov v digitalni obliki. Shranite jih v oblaku, na bliskovni pogon USB, shranjen v sefu, ali pri zaupanja vrednem odvetniku ali prijatelju.

Rebecca Winke se je leta 1993 preselila v Italijo iz Chicaga in kmalu zatem globoko potopila v podeželsko življenje, tako da je obnovila razvejano srednjeveško kamnito kmečko hišo in jo 20 let vodila kot prenočišče. Danes porabi svoj čas za pisanje o potovanjih, kulturi in hrani (navsezadnje je to Italija!) Za publikacije, kot je The Telegraph in Italy Magazine ter premišljevanje o čudnih vetrovih, ki so urbano vegetarijanko odnesli na kmetijo Umbrija.