Ukladanie a organizácia dokumentov

Gratulujem Vy ste kúpil dom, vďaka čomu sa stanete hrdým majiteľom nehnuteľnosti a hromadou papierov, ktoré k tomu budete potrebovať.

Od začiatku vášho domová prehliadka až do záverečného dňa, vaša cesta domov za nákupom vytvorila strúhanku-formulár, listy, správy, dohody, zmluvy a ďalšie dokumenty. A táto rastúca zásoba papierovania sa neznižuje, akonáhle získate kľúče.

Domáce vlastníctvo znamená nekonečný prúd všetkého, od návodov na obsluhu nových spotrebičov až po povolenia na budúce rekonštrukčné práce“Všetko je potrebné bezpečne uložiť, aby ste vždy mohli nájsť to, čo hľadáte, jednoducho a bez stresu.

Možno si kladiete otázku, či môžete bez papierov a ukladať niektoré dokumenty iba digitálne. Digitálne úložisko je dobrou zálohou pre dôležité dokumenty. Je jednoduchšie vyhľadať súbory vo vašom počítači podľa názvu a rýchlo ich nájsť. Pôvodné kópie väčšiny svojich papierov si však budete musieť ponechať.

Skenovanie finančná evidencia, daňové priznaniazmluvy, účty a potvrdenia a dokonca aj kľúčové osobné dokumenty, ako sú pasy a rodné a úmrtné listy, aby mali kópiu, ktorú je možné ľahko získať. Akonáhle však tieto digitálne kópie uložíte do cloudu, na externý pevný disk alebo do systému správy dokumentov (DMS), budete stále potrebovať založte a uložte originály.

Aby ste sa vyhli utopeniu v rieke papiera, vytvorte v rámci systému systém na organizovanie a ukladanie dôležitých dokumentov usadiť sa vo svojom novom domove. Tu je pár tipov, ako začať.

Zhromaždite si dôležité dokumenty

Prvý krok môže byť najnáročnejší, ale aj najdôležitejší - všetky svoje dokumenty dajte na jedno miesto, aby ste ich mohli uložiť a bezpečne uložiť. Príklady typov záznamov týkajúcich sa domova a ďalších dokumentov, ktoré by ste mali zostaviť, zahŕňajú:

• Dohoda zástupcu kupujúceho;

• Kúpna zmluva;

• Dodatky, dodatky alebo sprievodcovia;

• Zverejnenia predajcu;

• Domáca kontrola správa;

• Záverečné zverejnenie;

• Názov poistnej zmluvy;

• Listina o majetku;

• Hypotekárna zmluva;

• Záruky na domácnosť a výrobky pre systémy ako ohrievač vody, pec a hlavné spotrebiče;

• Návody na obsluhu systému a zariadenia;

• Stavebné plány a povolenia pre akékoľvek minulé prestavby;

• Prenájom a prenosné zmluvy od predávajúceho, t. J. Prenájom solárneho systému;

• Servisné zmluvy a potvrdenia o starostlivosti o trávnik, údržbu bazéna atď.

Pokiaľ zhromažďujete dôležité dokumenty z nákupu doma, aby ste ich zorganizovali a založili, zvážte to pri tejto príležitosti zostavte ďalšie dokumenty, ktoré možno budete chcieť uložiť na bezpečnom a ľahko prístupnom mieste miesto. Tu je dobrý kontrolný zoznam:

• Rodné a úmrtné listy;

• Manželské preukazy;

• Karty sociálneho zabezpečenia;

• Pasy;

• Vôle;

• Zdravotné záznamy;

• Poistky;

• Automobilové dokumenty;

• Doklady o kreditných kartách;

• Investičné dokumenty;

• Dokumenty o pôžičke;

• Bankové záznamy;

• Daňová evidencia;

• Prepisy a diplomy;

• Mesačné faktúry a potvrdenky.

Nastavte si systém evidencie

Keď zhromaždíte všetky svoje nákupy domov a ďalšie dokumenty na jednom mieste, urobte si čas na ich triedenie. Rozdeľte ich na hromady podľa dôležitosti, pričom vedľa nich budú napríklad rodné listy, karty sociálneho zabezpečenia a listiny o majetku a staré daňové záznamy a prepisy.

Potom sa poriadne pozrite na tieto hory papiera s nízkou prioritou a skartujte a hodte, čo môžete odstrániť neporiadok. Papierovanie, ktoré už prekročilo svoje privítanie, zahŕňa:

• Vytlačené bankové výpisy, ktoré sú staršie ako tri roky;

• Výpisy z kreditných kariet (tie, ktoré sa týkajú veľkých nákupov, si uschovajte ako dôkaz o platbe);

• Daňové priznania staršie ako sedem rokov;

• Zmenky a potvrdenky staršie ako tri roky;

• Platné servisné zmluvy, politiky, záruky a lízingy s vypršanou platnosťou.

Vaše uložené hromady papierov je teraz možné usporiadať tak, aby bolo nájdenie konkrétneho dokumentu v budúcnosti rýchle a intuitívne. Môže to byť abecedné alebo chronologické, aj keď väčšina ľudí považuje za najvhodnejšie podať dokumentáciu podľa predmetu. Takže osobné záznamy idú všetky do jedného súboru, bankové záznamy do druhého, doklady o nákupe domu do tretieho a podobne.

Zvážte prijatie farebne odlíšeného systému na zoskupovanie súvisiacich dokumentov. V tomto systéme nájdete všeobecnú kategóriu dokumentu, ktorú hľadáte, na prvý pohľad, ale vyhnete sa problémom s preplňovaním jedného priečinka súbormi stoviek listov papiera.

Priraďte primárnu farbu kategórii súborov (napríklad červená, pokiaľ ide o domácnosť), pričom najdôležitejšie dokumenty v tejto kategórii sú v najjasnejšom priečinku (správa o domácej kontrole, list vlastníctva). Potom rozdeľte kategóriu vložením sekundárnych, ale súvisiacich dokumentov do priečinkov rôznych odtieňov rovnakej farby (napríklad ružová pre záruky, návody na obsluhu a servisné zmluvy).

Pamätajte si, že čím viac rozdelíte váš systém do kategórií a podkategórií, tým bude v budúcnosti proces sledovania konkrétnych dokumentov časovo nenáročný a frustrujúci. Aby ste mali prehľad o svojom systéme, vytvorte si jednoduchý index súborov s obsahom, ktorý zaistí, že nezasuniete nesprávny súbor alebo nesprávne umiestnite žiadny dôležitý dokument.

Vyberte, kde a ako uložíte dokumenty

Môžete byť v pokušení uložiť svoje súbory do škatule a uložiť ich do rohu podkrovia alebo suterénu. Majte na pamäti, že mnohé dôležité dokumenty je ťažké a nákladné nahradiť, ak sú poškodené vodou, teplom alebo hlodavcami.

Namiesto toho si nájdite miesto v miestnosti s relatívne konštantnou teplotou, ktoré nie je náchylné na záplavy, extrémne teplo alebo chlad alebo škodcov. A práca z domu, úložná skriňa alebo dokonca pod posteľou funguje to.

Existuje niekoľko kontajnerov, ktoré môžete použiť na uloženie dôležitých dokumentov doma, od bankových škatúľ zo starej školy až po a ohňovzdorný trezor. Tu sú štyri úložné systémy, ktoré vám môžu fungovať:

Banková skrinka

Najjednoduchšie, ale najmenej bezpečné riešenie, a banková skrinka je jednoducho kartónová škatuľa určená na uchovávanie priečinkov so súbormi. Obsahuje robustné veko a otvory pre rukoväť pre ľahký prístup a poličky.

Napriek tomu, že banková skrinka je nákladovo efektívny a bezproblémový spôsob ukladania, kartón nie Chráňte dokumenty pred ohňom, vodou alebo hlodavcami a schránku nie je možné uzamknúť krádež. Na dokumenty s nízkou prioritou môžete použiť bankový box, ale vaše dôležitejšie dokumenty by mali byť uložené v bezpečnejšom kontajneri.

Plastový kôš

Jednoduché ako banková skrinka plastový kôš je lacný a ľahký spôsob ukladania osobných dokumentov s nízkou prioritou. Plastové nádoby sú vyrobené na stohovanie, takže môžu byť vhodným riešením, keď máte veľký počet súborov a obmedzený priestor. Aj keď tento spôsob skladovania ponúka obmedzenú ochranu pred povodňami a hlodavcami, nie je ohňovzdorný a nedá sa uzamknúť.

Kartotéka

Domáce kartotéky prísť v rôznych štýloch, aby zodpovedali výzdoba interiéru vášho domova a zmestí sa doň veľké množstvo súborov vo viacerých zásuvkách. Môžete si vybrať model so zámkom pre obmedzenú ochranu proti krádeži a niektoré typy kartoték sú v prípade požiaru odolné voči teplu.

Kartotéky sú vynikajúcim riešením pre všetky okrem vašich najdôležitejších a ťažko nahraditeľných osobných dokumentov. V prípade záplav však môžu dokumenty uložené v najnižšej zásuvke spôsobiť poškodenie vodou.

Domový trezor alebo uzamykateľná skrinka

Najbezpečnejší spôsob uchovávania dôležitých dokumentov doma je a domáci trezor alebo uzamykateľná skrinka ktorá je ohňovzdorná a odolná voči povodniam. Môžete sa rozhodnúť pre malú uzamykateľnú schránku na ukladanie dokumentov s najvyššou prioritou-rodných a sobášnych listov, pasy, karty sociálneho zabezpečenia, závet a domáca listina - zostávajúce spárované so zamknutou domácou kartotékou papierovanie.

Bez ohľadu na to, na ktorý spôsob ukladania sa rozhodnete, nezabudnite si digitálne zálohovať kópie všetkých dôležitých osobných a domácich dokumentov. Uložte ich v cloude, na USB flash disk uložený v trezore alebo u dôveryhodného právnika alebo priateľa.

Rebecca Winke sa presťahovala z Chicaga do Talianska v roku 1993 a krátko nato sa ponorila do života krajiny tým, že zrekonštruovala rozľahlý stredoveký kamenný statok a 20 rokov ho prevádzkovala ako penzión. Dnes trávi svoj čas písaním o cestovaní, kultúre a jedle (je to predsa Taliansko!) Pre publikácie ako The Telegraph a Italy Magazine, ako aj premýšľanie o podivných vetroch, ktoré fúkali mestského vegetariána na farmu v Umbria.