Cele mai bune practici pentru comunicarea cu clienții

Comunicarea este una dintre componentele cheie pentru a ne asigura că clienții și contractorii sunt mulțumiți de rezultatul unui proiect. Proiectele de construcție se pot schimba rapid pe măsură ce se fac progrese, iar sughițurile sunt de așteptat pe parcurs. În consecință, comunicarea între ambele părți este vitală.

Profesioniștii cu experiență în construcții știu că comunicarea eficientă cu clienții și menținerea lor actualizată poate preveni greșeli costisitoare, pot crește repetă oportunități de afaceri și să conducă la un nivel financiar mai bun pentru companie. Iată câteva dintre cele mai bune practici pentru contractori atunci când comunicarea cu clienții.

Stabiliți obiective și așteptări clare

„Cea mai esențială componentă atunci când comunicați cu clientul dvs. este să vă asigurați că sunteți amândoi pe aceeași pagină înainte de începerea proiectului”, spune Nick Miller, un contractor de construcții de locuințe din ContractorAdvisorly.

„O modalitate de a vă asigura că vă concentrați amândoi pe aceleași obiective este programarea unei întâlniri înainte de construcție în care treceți peste materialele, cronologia și obiectivele proiectului. Asigurându-vă că atât dvs., cât și clientul aveți o schiță clară a modului în care va derula proiectul și care sunt obiectivele acestuia, vă pregătiți pentru succes. "

Stabilirea așteptărilor cu clientul dvs. este cheia, spune Rachel Street, gazda TV Renaștere Philly și președinte al Hestia Construction, LLC.

„Ar trebui să-i spuneți clientului cum vă simțiți așteptați să găsiți un loc de muncă înainte de a începe chiar ”, spune ea.

„Am fost cu toții acolo: vă prezentați la demonstrație și constatați că clientul nu și-a scos niciodată mobilierul și bunurile. Este important să abordați acest lucru înainte de a începe chiar prin a prevedea în contract o prevedere conform căreia clientul trebuie să elimine totul înainte de a începe. În caz contrar, veți percepe o taxă pentru mutarea articolelor pentru acestea și nu sunteți responsabil pentru daunele aduse celor rămase pe site. ”

Stabilind așteptări și linii directoare la început, ajutați la prevenirea oricăror surprize nedorite pentru ambele părți.

Stabiliți o linie de comunicare

În orice proiect, desemnați o persoană ca persoana de contact principală a clientului. Alissa Thompson, vicepreședinte al Cornerstone Managing Partners, o companie de administrare a construcțiilor, spune: „Unul dintre cele mai frustrante lucruri pentru un client este să nu știe pe cine să contacteze sau să aibă ceva care i-a spus unei persoane să nu fie împărtășit cu altcineva. De obicei, există mai multe persoane implicate într-un proiect și alegând un punct de contact, evitați orice comunicare greșită între dvs. și client. ”

Street adaugă: „Scriu în contract că toate comunicările referitoare la locul de muncă ar trebui să treacă prin mine direct și nu prin angajații mei sau subcontractori. Acesta este un punct foarte important, deoarece uneori clienții pot vorbi cu un angajat despre muncă suplimentară sau despre o schimbare, dar nu vă sunt comunicate niciodată. Cel mai ușor este să oferiți clientului un punct de contact care să răspundă de gestionarea tuturor preocupărilor sale, indiferent dacă sunteți dumneavoastră sau altcineva pe care îl desemnați. ”

Utilizați software-ul pentru construcții

Puteți găsi software care vă ajută să faceți aproape orice în industria construcțiilor. Îl puteți folosi pentru a vă impresiona clienții și a câștiga proiecte, pentru a crea estimări exacte cu privire la oferta dvs. și țineți clienții informați cu privire la progresul proiectului lor.

„Tehnologia este folosită în avantajul nostru”, spune Thompson. „În timp ce schițele și planurile erau suficiente, așteptările clienților sunt mult mai mari acum. Oferiți redări 3D ale proiectului la început pentru a vă încânta cu adevărat clienții și pentru a vă asigura securitatea proiectelor. Această mică atingere va fi ceea ce vă diferențiază și vă asigură că clientul înțelege pe deplin cum va arăta totul.

„De asemenea, faceți fotografii pe măsură ce lucrurile progresează. Acest lucru este deosebit de grozav dacă clienții dvs. nu se află în zonă și le permite să vadă direct cum merg lucrurile. ”

Adaugă Miller: „Prin utilizarea managementul proiectelor de construcții software cum ar fi BuilderTrend sau Procore, nu numai că ne facem viața mai ușoară pentru noi înșine, ci și să le arătăm clienților cum progresează un proiect. Cu acest tip de software de construcții, putem crea profiluri în care clienții noștri să poată vizualiza progresul realizat pentru jobul lor și să vadă actualizări vizuale pe acesta. Nu trebuie să ne creadă cuvântul pentru el, îl pot vedea cu ușurință singuri, oferindu-le pace sufletească. "

Utilizați rezolvarea proactivă a problemelor

Jennifer Fiorenza, director de proiect pentru TheEnglishContractor, sugerează: „Nu fi alarmist în comunicări. Dacă și când apare o problemă, abordați clientul cu soluții bine gândite, nu doar cu probleme. ”

Fiorenza își amintește un proiect de casă în care muncitorii au observat cuptorul era pe cale să se stingă. „Aceasta adaugă o cheltuială mare unui proiect deja extins”, spune ea. „Cu toate acestea, nu ne-am adresat doar clientului cu știrea că există un element rând mare de adăugat la buget, ci am avut un plan la mutarea cuptorului de la primul etaj la subsol și transformarea vechii încăperi de utilități într-o cameră pentru client câini. Am reușit să folosim câteva pardoseli și materiale suplimentare din bucătărie și baie pentru a finaliza noua cameră pentru câini, deci nu a necesitat mult mai multe investiții de la clienții noștri.

„Gândirea la soluții potențiale dincolo de marea problemă pe care am identificat-o merge mult. Clienții noștri văd că suntem rezolvatori de probleme și că suntem acolo pentru a-i ajuta, nu doar pentru a face bani. "

Păstrați clienții actualizați

În lumea construcțiilor în care lucrurile se pot schimba zilnic, menținerea clienților actualizați este esențială pentru menținerea unei relații puternice cu aceștia. Dacă au nelămuriri sau reclamații, comunicarea de rutină ajută la evitarea ulterioară a modificărilor drastice ale cerințelor.

„Proiectele noastre sunt gestionate de directorii de proiect, care păstrează un contact permanent cu proprietarii de case în timpul procesului de construcție, menținându-i informați la fiecare pas al drumului ”, explică Fiorenza. "A proiect de îmbunătățire a locuințelor poate fi perturbator și stresant. Ne place să facem tot ce putem pentru a ne asigura că proprietarii noștri se simt confortabil. La sfârșitul fiecărei săptămâni, fiecare proprietar primește un e-mail de actualizare care include toate lucrările finalizate în acea săptămână, problemele restante și pașii următori. ”

Mark Soto este un scriitor independent din Milwaukee, Wisconsin. El are cunoștințe cuprinzătoare despre proiectele de îmbunătățire a locuințelor pe baza lucrărilor sale anterioare. Mark provine dintr-o familie de bricolieri și a lucrat cu peisagisti, instalatori, pictori și alți antreprenori. De asemenea, scrie despre camping și entuziasmul său pentru exterior.