Organizarea și stocarea documentelor

Felicitări! Ați făcut-o a cumpărat o casă, făcându-vă proprietarul mândru al unei bucăți de bunuri imobiliare și a unor grămezi de hârtie pentru a merge cu ea.

De la începutul căutare în casă până în ziua închiderii, călătoria dvs. de cumpărare a casei a creat un traseu de formulare, scrisori, rapoarte, acorduri, contracte și alte documente. Și acest depozit în creștere de documente nu se diminuează odată ce obțineți cheile.

Proprietatea casei înseamnă un flux nesfârșit de orice, de la noi manuale de utilizare a aparatului la permise pentru lucrări de renovare viitoare, toate acestea trebuie stocate în siguranță, astfel încât să puteți găsi întotdeauna ceea ce căutați, cu ușurință și fără stres.

Este posibil să vă întrebați dacă puteți rămâne fără hârtie și puteți stoca unele documente numai digital. Stocare digitală este un bun backup pentru documente importante. Este mai ușor să căutați fișierele computerului după nume pentru a le localiza rapid. Dar va trebui să păstrați în continuare copiile originale ale majorității documentelor dvs.

Scanează înregistrări financiare, declarații fiscale, contracte, facturi și chitanțe și chiar documente personale cheie precum pașapoarte și certificate de naștere și deces pentru a avea o copie ușor de recuperat. Dar odată ce stocați aceste copii digitale în cloud, pe un hard disk extern sau într-un DMS (sistem de gestionare a documentelor), va trebui totuși să înregistrați și stocați originalele.

Pentru a evita înecarea într-un râu de hârtie, creați un sistem pentru organizarea și stocarea documentelor importante ca parte a stabilindu-se în noua ta casă. Iată câteva sfaturi pentru a începe.

Adunați documentele importante

Primul pas poate fi cel mai obositor, dar și cel mai important - puneți toate documentele într-un singur loc, astfel încât să le puteți depune și să le păstrați în siguranță. Exemple de tipuri de înregistrări legate de casă și alte lucrări pe care ar trebui să le puneți împreună includ:

• Acordul agentului cumpărătorului;

• Contract de cumpărare;

• Addenda, amendamente sau motociclisti;

• Dezvăluiri ale vânzătorului;

• Inspecție la domiciliu raport;

• Dezvăluirea finală;

• Politica de asigurare a titlului;

• Actul de proprietate;

• Contract ipotecar;

• Garanții pentru casă și produse pentru sisteme precum încălzitorul de apă, cuptorul și aparatele majore;

• Manuale de utilizare a sistemului și a aparatului;

• Planuri de construcții și autorizații pentru orice remodelare din trecut;

• Contractele de leasing și contractele transferabile de la vânzător, adică un contract de închiriere a sistemului de energie solară;

• Contracte de servicii și chitanțe pentru îngrijirea gazonului, întreținerea piscinei etc.

Atâta timp cât strângeți documente importante din achiziția casei dvs. pentru a le organiza și a le înregistra, luați în considerare profitând de această ocazie pentru a strânge alte documente pe care ați putea dori să le păstrați într-un loc sigur și ușor accesibil loc. Iată o listă de verificare bună:

• Certificate de naștere și deces;

• Licențe de căsătorie;

• Carduri de securitate socială;

• Pașapoarte;

• Testamente;

• Dosarele medicale;

• Polita de asigurare;

• Documente auto;

• Documente de card de credit;

• Documente de investiții;

• Documente de împrumut;

• Evidențe bancare;

• Evidențe fiscale;

• Transcrieri și diplome;

• Facturi și chitanțe lunare.

Configurați un sistem de înregistrare

După ce ați strâns toate documentele de achiziție a casei și alte documente într-un singur loc, acordați-vă ceva timp pentru a le sorta. Împărțiți-le în stive în funcție de ordinea importanței, cu lucruri precum certificatele de naștere, cardurile de securitate socială și actele de proprietate, luând în evidență și fise fiscale vechi și transcrieri.

Apoi aruncați o privire atentă asupra acestor munți de hârtie cu prioritate redusă și tocați și aruncați ce puteți elimina dezordinea. Documentele care și-au depășit primirea includ:

• Extrase bancare tipărite cu o vechime mai mare de trei ani;

• Extrase de card de credit (păstrați cele legate de achiziții mari pentru dovada plății);

• Declarații fiscale vechi de peste șapte ani;

• Facturi și chitanțe mai vechi de trei ani;

• Contracte de servicii expirate, politici, garanții și leasinguri.

Pachetele dvs. de documente eliminate pot fi acum organizate într-un mod care face ca găsirea unui document specific în viitor să fie rapid și intuitiv. Acest lucru poate fi alfabetic sau cronologic, deși majoritatea oamenilor consideră că depunerea documentelor pe subiecte are cel mai mult sens. Deci, înregistrările personale intră într-un singur fișier, înregistrările bancare în altul, documentele de cumpărare a locuințelor într-un al treilea și așa mai departe.

Luați în considerare adoptarea unui sistem codat în culori pentru a grupa documentele conexe. Cu acest sistem, puteți găsi dintr-o privire categoria generală a documentului pe care îl căutați, dar evitați problema supra-umplerii unui singur dosar de fișiere cu sute de coli de hârtie.

Atribuiți o culoare primară unei categorii de fișiere (roșu pentru acasă, de exemplu), cu cele mai importante documente din acea categorie în cel mai luminos dosar (raport de inspecție acasă, act de proprietate). Apoi împărțiți categoria prin depunerea documentelor secundare, dar conexe, în dosare de diferite nuanțe de aceeași culoare (roz pentru garanții, manuale de utilizare și contracte de service, de exemplu).

Amintiți-vă că cu cât vă împărțiți mai mult sistemul în categorii și subcategorii, cu atât va fi mai puțin consumator de timp și frustrant procesul de urmărire a anumitor documente în viitor. Pentru a ține evidența sistemului dvs., creați un index simplu de fișiere cu un cuprins pentru a vă asigura că nu veți fi greșit sau nu veți pierde niciun document important.

Alegeți unde și cum să vă stocați documentele

S-ar putea să fiți tentați să vă stivați fișierele într-o cutie și să le ascundeți într-un colț al mansardei sau subsolului. Rețineți că multe documente importante sunt dificil și costisitor de înlocuit dacă sunt deteriorate de apă, căldură sau rozătoare.

În schimb, găsiți un loc într-o cameră cu o temperatură relativ constantă, care nu este predispusă la inundații, căldură extremă sau frig sau dăunători. A birou la domiciliu, debara sau chiar sub pat lucrează bine.

Există o serie de containere pe care le puteți folosi pentru a stoca documente importante acasă, de la lăzile bancherilor din școala veche până la a seif ignifug. Iată patru sisteme de stocare care pot funcționa pentru dvs.:

Caseta bancherului

Cea mai simplă, dar mai puțin sigură soluție, a caseta bancherului este pur și simplu o cutie de carton concepută pentru a conține dosare de fișiere. Include un capac robust și găuri pentru mâner pentru acces ușor și rafturi.

Deși cutia unui bancher este o metodă de depozitare rentabilă și fără probleme, cartonul nu o va face protejați documentele de foc, apă sau rozătoare și nu există nicio modalitate de a bloca cutia pentru a le proteja furt. Puteți utiliza caseta unui bancher pentru hârtiile cu prioritate redusă, dar documentele dvs. mai importante ar trebui să fie depozitate într-un container mai sigur.

Coș de plastic

Ca o cutie de bancher, un simplu coș de plastic este o modalitate ieftină și ușoară de a stoca documente personale cu prioritate redusă. Coșurile de plastic sunt făcute pentru stivuire, deci acestea pot fi o soluție convenabilă atunci când aveți un număr mare de fișiere și spațiu limitat. Deși această metodă de depozitare oferă o protecție limitată împotriva inundațiilor și a rozătoarelor, nu este ignifugă și nu poate fi blocată.

Cabinet de arhivare

Dulapuri de depozitare la domiciliu vin în diferite stiluri pentru a se potrivi cu decor interior din casa ta și poate încadra un număr mare de fișiere în sertare multiple. Puteți alege un model cu încuietoare pentru o protecție limitată împotriva furtului, iar unele tipuri de dulapuri sunt rezistente la căldură în caz de incendiu.

Fisiere sunt o soluție excelentă pentru toate documentele personale, cu excepția celor mai importante și mai greu de înlocuit. Cu toate acestea, în caz de inundații, documentele stocate în sertarul inferior pot suferi daune cauzate de apă.

Seif pentru casă sau cutie de blocare

Cea mai sigură metodă de stocare a documentelor importante acasă se află într-un acasă în siguranță sau cutie de blocare care este ignifug și rezistent la inundații. Puteți opta pentru o cutie de blocare mică pentru a stoca documentele dvs. cu cea mai mare prioritate - certificate de naștere și căsătorie, pașapoarte, carduri de securitate socială, testament și act de casă - asociat cu un dulap de înmatriculare blocat la domiciliu pentru restul hârtii.

Indiferent de metoda de stocare pe care vă așezați, asigurați-vă că faceți copii de siguranță ale copiilor tuturor documentelor personale importante și legate de acasă în mod digital. Păstrați-le în cloud, pe o unitate flash USB păstrată într-o cutie de valori sau cu un avocat sau un prieten de încredere.

Rebecca Winke s-a mutat în Italia din Chicago în 1993 și la scurt timp după aceea a făcut o scufundare profundă în viața de țară, renovând o fermă de piatră medievală întinsă și conducând-o ca pensiune timp de 20 de ani. Astăzi își petrece timpul scriind despre călătorii, cultură și mâncare (la urma urmei este Italia!) Pentru publicații precum The Telegraph și Italy Magazine, precum și să mediteze la vânturile ciudate care au suflat un vegetarian urban la o fermă din Umbria.