Armazenamento e organização de documentos

Parabéns! Você tem comprou uma casa, fazendo de você o orgulhoso proprietário de um imóvel e pilhas de papelada para acompanhar.

Desde o início do seu busca de casa até o dia do fechamento, sua jornada de compra de casa criou uma trilha de formulários, cartas, relatórios, acordos, contratos e outros documentos. E esse estoque crescente de papelada não diminui depois que você pega as chaves.

Propriedade de casa significa um fluxo infinito de tudo, desde novos manuais de operação de aparelhos a licenças para futuros trabalhos de renovação, todos os quais precisam ser armazenados com segurança para que você possa sempre encontrar o que procura, com facilidade e sem estresse.

Você pode estar se perguntando se pode deixar de usar o papel e armazenar alguns documentos apenas digitalmente. Armazenamento digital é um bom backup para documentos importantes. É mais fácil pesquisar os arquivos do seu computador por nome para localizá-los rapidamente. Mas você ainda precisará manter as cópias originais da maioria de sua papelada.

Varredura registros financeiros, declarações fiscais, contratos, contas e recibos e até documentos pessoais importantes, como passaportes e certidões de nascimento e óbito, para ter uma cópia facilmente recuperável. Mas depois de armazenar essas cópias digitais na nuvem, um disco rígido externo ou um DMS (sistema de gerenciamento de documentos), você ainda precisará arquivar e armazenar os originais.

Para evitar afogar-se em um rio de papel, configure um sistema para organizar e armazenar documentos importantes como parte de instalando-se em sua nova casa. Aqui vão algumas dicas para você começar.

Reúna seus documentos importantes

A primeira etapa pode ser a mais tediosa, mas também a mais importante - reúna todos os seus documentos em um só lugar para arquivá-los e armazená-los com segurança. Exemplos dos tipos de registros domésticos e outros papéis que você deve reunir incluem:

• Contrato de agente do comprador;

• Acordo de compra;

• Adendos, emendas ou cavaleiros;

• Divulgações do vendedor;

• Inspeção residencial relatório;

• Divulgação de fechamento;

• Apólice de seguro de título;

• Escritura de propriedade;

• Contrato de hipoteca;

• Garantias de produtos e residências para sistemas como aquecedor de água, forno e eletrodomésticos principais;

• Manuais de operação do sistema e do aparelho;

• Planos de construção e licenças para qualquer remodelação anterior;

• Locações e contratos transferíveis do vendedor, ou seja, uma locação de sistema de energia solar;

• Contratos de serviço e recibos para cuidados com gramados, manutenção de piscinas, etc.

Contanto que você esteja reunindo documentos importantes da compra de sua casa para organizar e arquivar, considere aproveitando esta oportunidade para reunir outros documentos que você pode querer manter em um local seguro e de fácil acesso ver. Esta é uma boa lista de verificação:

• Certidões de nascimento e óbito;

• Licenças de casamento;

• Cartões de segurança social;

• Passaportes;

• Testamentos;

• Registros médicos;

• Apólices de seguro;

• Documentos de automóveis;

• Documentos de cartão de crédito;

• Documentos de investimento;

• Documentos de empréstimo;

• Registros bancários;

• Registros de imposto;

• Transcrições e diplomas;

• Contas e recibos mensais.

Configurar um sistema de arquivamento

Depois de reunir todas as compras de sua casa e outros documentos em um só lugar, reserve um tempo para separá-los. Divida-os em pilhas com base na ordem de importância, com itens como certidões de nascimento, cartões de previdência social e títulos de propriedade ocupando o primeiro lugar e registros fiscais antigos e transcrições colocadas ao lado.

Em seguida, dê uma boa olhada nessas montanhas de baixa prioridade de papel e fragmentos e jogue o que puder para elimine a desordem. A papelada que ultrapassou o limite de boas-vindas inclui:

• Extratos bancários impressos com mais de três anos;

• Extratos de cartão de crédito (guarde aqueles relacionados a grandes compras como comprovante de pagamento);

• Declarações fiscais com mais de sete anos;

• Contas e recibos com mais de três anos;

• Contratos de serviço expirados, políticas, garantias e arrendamentos.

Suas pilhas de papelada selecionadas agora podem ser organizadas de uma maneira que torna a localização de um documento específico no futuro rápida e intuitiva. Isso pode ser em ordem alfabética ou cronológica, embora a maioria das pessoas ache que preencher a papelada por assunto faz mais sentido. Portanto, os registros pessoais vão todos para um arquivo, os registros bancários em outro, os documentos de compra de uma casa em um terceiro e assim por diante.

Considere adotar um sistema codificado por cores para agrupar documentos relacionados. Com este sistema, você pode encontrar rapidamente a categoria geral de documento que está procurando, mas evita o problema de sobrecarregar uma única pasta de arquivo com centenas de folhas de papel.

Atribua uma cor primária a uma categoria de arquivos (vermelho para casa, por exemplo), com os documentos mais importantes dessa categoria na pasta mais clara (relatório de inspeção residencial, escritura de propriedade). Em seguida, divida a categoria arquivando documentos secundários, mas relacionados, em pastas de diferentes tons da mesma cor (rosa para garantias, manuais de operação e contratos de serviço, por exemplo).

Lembre-se de que quanto mais você divide seu sistema em categorias e subcategorias, menos demorado e frustrante será o processo de rastreamento de documentos específicos no futuro. Para controlar o seu sistema, crie um índice de arquivo simples com um índice para garantir ainda mais que você não arquivará ou perderá qualquer documento importante.

Escolha onde e como armazenar seus documentos

Você pode ficar tentado a empilhar seus arquivos em uma caixa e guardá-la em um canto do sótão ou no porão. Lembre-se de que muitos documentos importantes são difíceis e caros de substituir se forem danificados por água, calor ou roedores.

Em vez disso, encontre um local em uma sala com uma temperatura relativamente constante que não seja propensa a inundações, calor ou frio extremo ou pragas. UMA escritório em casa, armário de armazenamento ou até mesmo debaixo da cama funciona bem.

Há uma série de contêineres que você pode usar para armazenar documentos importantes em casa, desde as antigas caixas de banco até um cofre à prova de fogo. Aqui estão quatro sistemas de armazenamento que podem funcionar para você:

Caixa do banqueiro

A solução mais simples, mas menos segura, um caixa do banqueiro é simplesmente uma caixa de papelão projetada para conter pastas de arquivos. Inclui uma tampa resistente e orifícios para alça para fácil acesso e prateleiras.

Embora a caixa de um banqueiro seja um método de armazenamento econômico e descomplicado, o papelão não proteja os documentos de fogo, água ou roedores, e não há como trancar a caixa para se proteger contra roubo. Você pode usar uma caixa do banco para papéis de baixa prioridade, mas seus documentos mais importantes devem ser armazenados em um contêiner mais seguro.

Caixote de plástico

Como uma caixa de banqueiro, um simples caixote de plástico é uma maneira fácil e barata de armazenar documentos pessoais de baixa prioridade. Os caixotes de plástico são feitos para empilhar, pelo que podem ser uma solução conveniente quando tem um grande número de ficheiros e espaço limitado. Embora este método de armazenamento ofereça proteção limitada contra inundações e roedores, não é à prova de fogo e não pode ser bloqueado.

Arquivo

Arquivos domésticos vêm em vários estilos para combinar com o decoração de interiores de sua casa e pode acomodar um grande número de arquivos em várias gavetas. Você pode escolher um modelo com fechadura para alguma proteção limitada contra roubo, e alguns tipos de arquivos são resistentes ao calor em caso de incêndio.

Armários são uma solução excelente para todos, exceto para os documentos pessoais mais importantes e difíceis de substituir. No entanto, em caso de inundação, os documentos guardados na gaveta inferior podem sofrer danos por água.

Cofre para casa ou caixa de segurança

O método mais seguro de armazenar seus documentos importantes em casa é em um casa segura ou caixa de segurança que é à prova de fogo e resistente a inundações. Você pode optar por uma pequena caixa fechada para armazenar seus documentos de maior prioridade - certidões de nascimento e casamento, passaportes, cartões da Previdência Social, testamentos e escrituras - emparelhados com um arquivo doméstico trancado para o restante papelada.

Independentemente do método de armazenamento escolhido, certifique-se de fazer backup digitalmente de cópias de todos os seus documentos pessoais e domésticos importantes. Armazene-os na nuvem, em uma unidade flash USB mantida em um cofre ou com um advogado ou amigo de confiança.

Rebecca Winke mudou-se de Chicago para a Itália em 1993 e pouco depois mergulhou profundamente na vida no campo, renovando uma extensa casa de fazenda medieval de pedra e administrando-a como um Cama e Café por 20 anos. Hoje, ela passa o tempo escrevendo sobre viagens, cultura e comida (afinal, é a Itália!) Para publicações como The Telegraph and Italy Magazine, além de ponderar sobre os estranhos ventos que levaram um vegetariano urbano a uma fazenda em Umbria.