Najlepsze praktyki komunikacji z klientami

Komunikacja jest jednym z kluczowych elementów zapewniających zadowolenie klientów i wykonawców z wyniku projektu. Projekty budowlane mogą się szybko zmieniać wraz z postępami, a po drodze można się spodziewać czkawek. W związku z tym niezbędna jest komunikacja między obiema stronami.

Doświadczeni specjaliści budowlani wiedzą, że skuteczne komunikowanie się z klientami i aktualizowanie ich na bieżąco może zapobiegać kosztownym błędom, zwiększać się powtórzyć możliwości biznesowe oraz prowadzić do ogólnie lepszych finansów dla firmy. Oto niektóre z najlepszych praktyk dla wykonawców, kiedy komunikacja z klientami.

Ustal jasne cele i oczekiwania

„Najważniejszym elementem komunikacji z klientem jest upewnienie się, że oboje jesteście na tej samej stronie przed rozpoczęciem projektu”, mówi Nick Miller, wykonawca budowy domów z

Wykonawca Doradca.

„Jednym ze sposobów zapewnienia, że ​​oboje jesteście skupieni na tych samych celach, jest zaplanowanie spotkania poprzedzającego budowę, podczas którego omówicie materiały, harmonogram i cele projektu. Upewniając się, że zarówno Ty, jak i klient macie jasny zarys tego, jak projekt będzie przebiegał i jakie są jego cele, nastawiacie się na sukces.”

Kluczem jest ustalenie oczekiwań wobec klienta, mówi Rachel Street, prezenterka telewizyjna Odrodzenie Filadelfii i prezes Hestia Construction, LLC.

„Powinieneś powiedzieć swojemu klientowi, jak spodziewaj się znaleźć miejsce pracy jeszcze zanim zaczniesz – mówi.

„Wszyscy tam byliśmy: pojawiasz się na pokazie i stwierdzasz, że klient nigdy nie usuwał swoich mebli i rzeczy. Ważne jest, aby rozwiązać ten problem jeszcze przed rozpoczęciem, umieszczając w umowie postanowienie, że klient musi usunąć wszystko przed rozpoczęciem. Jeśli nie, pobierzesz opłatę za przeniesienie przedmiotów i nie ponosisz odpowiedzialności za uszkodzenie czegokolwiek pozostawionego na miejscu.”

Ustalając na początku oczekiwania i wytyczne, pomagasz uniknąć niepożądanych niespodzianek dla obu stron.

Ustanów jedną linię komunikacji

W każdym projekcie wyznacz jedną osobę jako główną osobę kontaktową klienta. Alissa Thompson, wiceprezes Partnerzy Zarządzający Podstawą, firma zarządzająca budową, mówi: „Jedną z najbardziej frustrujących rzeczy dla klienta jest brak wiedzy z kim się skontaktować lub posiadanie czegoś, co powiedział jednej osobie, aby nie było dzielone z kimś innym. Zazwyczaj w projekt zaangażowanych jest kilka osób i wybierając jeden punkt kontaktu, unikasz nieporozumień między sobą a klientem.”

Street dodaje: „Zapisuję w mojej umowie, że cała komunikacja dotycząca pracy powinna przechodzić przeze mnie, a nie przez moich pracowników lub podwykonawcy. Jest to bardzo ważna kwestia, ponieważ czasami klienci mogą porozmawiać z pracownikiem o dodatkowej pracy lub zmianie, ale nigdy nie zostanie Ci to zakomunikowane. Najłatwiej jest dać klientowi jeden punkt kontaktowy, który będzie odpowiedzialny za zajmowanie się wszystkimi jego problemami, niezależnie od tego, czy jest to ty, czy wyznaczona przez ciebie inna osoba”.

Użyj oprogramowania budowlanego

Możesz znaleźć oprogramowanie, które pomoże Ci zrobić prawie wszystko w branży budowlanej. Możesz go użyć, aby zaimponować swoim klientom i zdobyć projekty, sprawić dokładne oszacowania na swojej ofercie i informuj klientów o postępach w ich projekcie.

„Technologia jest po to, by wykorzystać ją na naszą korzyść”, mówi Thompson. „Podczas gdy szkice i plany były wystarczające, teraz oczekiwania klientów są znacznie wyższe. Zapewnij wizualizacje 3D projektu na początku, aby naprawdę zachwycić swoich klientów i pomóc zabezpieczyć projekty. Ten mały dotyk będzie tym, co Cię wyróżnia i zapewni, że klient w pełni zrozumie, jak wszystko będzie wyglądało.

„Również rób zdjęcia w miarę postępów. Jest to szczególnie świetne, jeśli Twoich klientów nie ma w okolicy i pozwala im na własne oczy zobaczyć, jak się sprawy mają.

Dodaje Miller: „Używając zarządzanie projektami budowlanymi Oprogramowanie takie jak BuilderTrend lub Procore nie tylko ułatwia nam życie, ale także pomaga pokazać klientom, jak postępuje projekt. Z tego typu oprogramowanie budowlane, możemy tworzyć profile, w których nasi klienci mogą zobaczyć postępy w swojej pracy i zobaczyć wizualne aktualizacje. Nie muszą nam wierzyć na słowo, mogą to łatwo zobaczyć na własne oczy, dając im spokój ducha.”

Użyj proaktywnego rozwiązywania problemów

Jennifer Fiorenza, dyrektor projektu dla Angielski wykonawcasugeruje: „Nie bądź alarmistyczny w komunikacji. Jeśli i kiedy pojawi się problem, podejdź do klienta z przemyślanymi rozwiązaniami, a nie tylko problemami.”

Fiorenza wspomina projekt domu, w którym pracownicy zauważyli, że piec miał zgasnąć. „To zwiększa duży koszt i tak już rozległego projektu”, mówi. „Jednak nie tylko zwróciliśmy się do klienta z wiadomością, że do budżetu należy dodać duży element zamówienia, ale mieliśmy plan na przeniesieniu pieca z pierwszego piętra do piwnicy i zamienieniu starego pomieszczenia gospodarczego na pomieszczenie dla klienta psy. Udało nam się wykorzystać dodatkowe podłogi i materiały z kuchni i łazienki, aby ukończyć nowy pokój dla psów, więc nie wymagało to od naszego klienta dużo więcej inwestycji.

„Myślenie o potencjalnych rozwiązaniach wykraczających poza duży problem, który zidentyfikowaliśmy, ma długą drogę. Nasi klienci widzą, że rozwiązujemy problemy i pomagamy im, a nie tylko po to, by zarobić.

Aktualizuj klientów

W świecie budownictwa, w którym rzeczy mogą się zmieniać codziennie, informowanie klientów na bieżąco jest kluczem do utrzymania z nimi silnych relacji. Jeśli mają jakiekolwiek obawy lub skargi, rutynowa komunikacja pomaga uniknąć późniejszych drastycznych zmian wymagań.

„Nasze projekty są zarządzane przez dyrektorzy projektów, którzy pozostają w stałym kontakcie z właścicielami domów podczas procesu budowy, informując ich na każdym kroku” – wyjaśnia Fiorenza. "A projekt remontu domu może być destrukcyjny i stresujący. Lubimy robić wszystko, co w naszej mocy, aby nasi właściciele czuli się komfortowo. Pod koniec każdego tygodnia każdy właściciel domu otrzymuje e-mail z aktualizacją, który zawiera wszystkie prace wykonane w tym tygodniu, nierozstrzygnięte problemy i dalsze kroki”.

Mark Soto jest niezależnym pisarzem z Milwaukee w stanie Wisconsin. Posiada wszechstronną wiedzę na temat projektów remontowych domu na podstawie swojej wcześniejszej pracy. Mark pochodzi z rodziny majsterkowiczów i pracował z architektami krajobrazu, hydraulikami, malarzami i innymi wykonawcami. Pisze też o biwaku i swoim zamiłowaniu do spędzania czasu na świeżym powietrzu.