Przechowywanie i organizacja dokumentów

Gratulacje! Masz kupiłem dom, dzięki czemu jesteś dumnym posiadaczem nieruchomości i sterty dokumentów.

Od początku swojego przeszukanie domu Aż do ostatniego dnia Twoja podróż po zakup domu stworzyła ścieżkę okruszków formularzy, listów, raportów, umów, kontraktów i innych dokumentów. A ten rosnący zapas papierkowej roboty nie zmniejsza się, gdy zdobędziesz klucze.

Własność domu oznacza niekończący się strumień wszystkiego, od nowych instrukcji obsługi urządzeń do pozwolenia na przyszłe prace remontowe, które muszą być bezpiecznie przechowywane, abyś zawsze mógł łatwo i bezstresowo znaleźć to, czego szukasz.

Być może zadajesz sobie pytanie, czy możesz zrezygnować z papieru i przechowywać niektóre dokumenty tylko w formie cyfrowej. Przechowywanie cyfrowe to dobra kopia zapasowa dla ważnych dokumentów. Łatwiej jest przeszukiwać pliki komputerowe według nazwy, aby je szybko zlokalizować. Ale nadal będziesz musiał zachować oryginalne kopie większości dokumentów.

Skanowanie dokumentacja finansowa, deklaracje podatkowe, umowy, rachunki i pokwitowania, a nawet kluczowe dokumenty osobiste, takie jak paszporty oraz akty urodzenia i zgonu, aby mieć łatwo dostępną kopię. Ale gdy przechowujesz te cyfrowe kopie w chmurze, na zewnętrznym dysku twardym lub w DMS (systemie zarządzania dokumentami), nadal będziesz musiał bezpiecznie złożyć i przechowywać oryginały.

Aby uniknąć utonięcia w rzece papieru, skonfiguruj system organizowania i przechowywania ważnych dokumentów w ramach zadomowić się w nowym domu. Oto kilka wskazówek na dobry początek.

Zbierz swoje ważne dokumenty

Pierwszy krok może być najbardziej żmudny, ale i najważniejszy — zbierz wszystkie swoje dokumenty w jednym miejscu, aby móc je segregować i bezpiecznie przechowywać. Przykłady rodzajów dokumentacji domowej i innych dokumentów, które należy zebrać, obejmują:

• Umowa agenta kupującego;

• Umowa kupna;

• Dodatki, poprawki lub dodatki;

• Ujawnienia sprzedawcy;

• Inspekcja domu raport;

• Ujawnienie końcowe;

• polisa ubezpieczeniowa tytułu własności;

• Akt własności;

• Umowa kredytu hipotecznego;

• Gwarancje na dom i produkty na systemy takie jak podgrzewacz wody, piec i większe urządzenia;

• Instrukcje obsługi systemów i urządzeń;

• Plany budowy i pozwolenia na wszelkie wcześniejsze przebudowy;

• Leasing i umowy zbywalne od sprzedawcy, tj. dzierżawa systemu fotowoltaicznego;

• Umowy serwisowe i rachunki za pielęgnację trawnika, utrzymanie basenu itp.

Dopóki zbierasz ważne dokumenty z zakupu domu, aby je uporządkować i złożyć, rozważ korzystając z okazji zebrać inne dokumenty, które warto przechowywać w bezpiecznym i łatwo dostępnym miejsce. Oto dobra lista kontrolna:

• Akty urodzenia i zgonu;

• Pozwolenia na zawarcie małżeństwa;

• Karty ubezpieczenia społecznego;

• Paszporty;

• Testamenty;

• Dokumentacja medyczna;

• Polisy ubezpieczeniowe;

• Dokumenty samochodowe;

• Dokumenty dotyczące kart kredytowych;

• Dokumenty inwestycyjne;

• Dokumenty kredytowe;

• Dokumenty bankowe;

• Rejestry podatkowe;

• transkrypcje i dyplomy;

• Miesięczne rachunki i rachunki.

Skonfiguruj system archiwizacji

Po zebraniu wszystkich dokumentów dotyczących zakupu domu i innych dokumentów w jednym miejscu, poświęć trochę czasu na ich przejrzenie. Podziel je na stosy według ważności, z takimi rzeczami jak akty urodzenia, karty ubezpieczenia społecznego i akty własności na pierwszym miejscu, a stare rejestry podatkowe i transkrypcje odłożone na bok.

Następnie przyjrzyj się uważnie tym górom papieru o niskim priorytecie, strzęp i rzucaj, co możesz wyeliminować bałagan. Dokumentacja, która przekroczyła swoje mile widziane, obejmuje:

• Wydrukowane wyciągi bankowe starsze niż trzy lata;

• Wyciągi z kart kredytowych (zachowaj te dotyczące dużych zakupów jako dowód wpłaty);

• Deklaracje podatkowe starsze niż siedem lat;

• Rachunki i paragony starsze niż trzy lata;

• Wygasłe umowy serwisowe, polisy, gwarancje i dzierżawy.

Twoje sterty dokumentów można teraz uporządkować w sposób, który sprawi, że znalezienie konkretnego dokumentu w przyszłości będzie szybkie i intuicyjne. Może to być alfabetyczne lub chronologiczne, chociaż większość ludzi uważa, że ​​wypełnianie dokumentów według tematu ma największy sens. Tak więc akta osobiste trafiają do jednego pliku, akta bankowe do drugiego, dokumenty dotyczące zakupu domu do trzeciego i tak dalej.

Rozważ zastosowanie systemu kodowania kolorami w celu grupowania powiązanych dokumentów. Dzięki temu systemowi możesz szybko znaleźć ogólną kategorię dokumentów, których szukasz, ale unikniesz problemu przepełnienia pojedynczego folderu plików setkami arkuszy papieru.

Przypisz kolor podstawowy do kategorii plików (na przykład czerwony dla związanych z domem), z najważniejszymi dokumentami w tej kategorii w najjaśniejszym folderze (raport z inspekcji domu, akt własności). Następnie podziel kategorię, umieszczając drugorzędne, ale powiązane dokumenty w folderach o różnych odcieniach tego samego koloru (na przykład różowy w przypadku gwarancji, instrukcji obsługi i umów serwisowych).

Pamiętaj, że im bardziej rozbijesz swój system na kategorie i podkategorie, tym mniej czasochłonny i frustrujący będzie proces śledzenia konkretnych dokumentów w przyszłości. Aby śledzić swój system, utwórz prosty indeks plików ze spisem treści, aby dodatkowo upewnić się, że nie zagubisz ani nie zgubisz żadnego ważnego dokumentu.

Wybierz miejsce i sposób przechowywania dokumentów

Możesz ulec pokusie, aby ułożyć swoje pliki w pudełku i schować je w rogu strychu lub piwnicy. Należy pamiętać, że wymiana wielu ważnych dokumentów jest trudna i kosztowna, jeśli zostaną uszkodzone przez wodę, ciepło lub gryzonie.

Zamiast tego znajdź miejsce w pomieszczeniu o stosunkowo stałej temperaturze, które nie jest podatne na zalanie, ekstremalne upały lub zimno ani szkodniki. A domowe biuro, schowek lub nawet pod łóżkiem działa dobrze.

Istnieje wiele pojemników, których możesz użyć do przechowywania ważnych dokumentów w domu, od staroświeckich pudełek bankierskich po ognioodporny sejf;. Oto cztery systemy pamięci masowej, które mogą Ci pomóc:

Pudełko bankiera

Najprostsze, ale najmniej bezpieczne rozwiązanie, a loża bankiera to po prostu kartonowe pudełko przeznaczone do przechowywania teczek. Zawiera solidną pokrywę i otwory na uchwyty dla łatwego dostępu i półki.

Chociaż pudełko bankierskie jest opłacalną i bezproblemową metodą przechowywania, karton nie będzie chronić dokumenty przed ogniem, wodą czy gryzoniami, a skrzynki nie da się zabezpieczyć przed ogniem kradzież. Możesz użyć skrzynki bankiera na dokumenty o niskim priorytecie, ale ważniejsze dokumenty powinny być przechowywane w bezpieczniejszym pojemniku.

Plastikowy pojemnik

Jak pudełko bankiera, prosty plastikowy kosz to tani i łatwy sposób na przechowywanie dokumentów osobistych o niskim priorytecie. Plastikowe pojemniki są przeznaczone do układania w stosy, więc mogą być wygodnym rozwiązaniem, gdy masz dużą liczbę plików i ograniczoną przestrzeń. Chociaż ta metoda przechowywania zapewnia ograniczoną ochronę przed zalaniem i gryzoniami, nie jest ognioodporna i nie można jej zamknąć.

Szafka na dokumenty

Domowe szafki na dokumenty są dostępne w różnych stylach, aby pasowały do ​​\u200b\u200b wystrój wnętrz Twojego domu i może pomieścić dużą liczbę teczek w wielu szufladach. Możesz wybrać model z zamkiem dla pewnej ograniczonej ochrony przed kradzieżą, a niektóre typy szafek na dokumenty są odporne na ciepło w przypadku pożaru.

Szafy na dokumenty są doskonałym rozwiązaniem dla wszystkich dokumentów poza najważniejszymi i trudnymi do zastąpienia. Jednak w przypadku zalania dokumenty przechowywane w najniższej szufladzie mogą ulec uszkodzeniu przez wodę.

Sejf domowy lub skrytka

Najbezpieczniejszą metodą przechowywania ważnych dokumentów w domu jest bezpieczny w domu lub skrzynka zamka który jest ognioodporny i odporny na zalanie. Możesz zdecydować się na małą skrytkę do przechowywania dokumentów o najwyższym priorytecie — aktów urodzenia i ślubu, paszporty, karty Ubezpieczenia Społecznego, testament i akt domu — w połączeniu z zamkniętą domową szafką na dokumenty dla pozostałych Papierkowa robota.

Bez względu na wybraną metodę przechowywania, pamiętaj o tworzeniu cyfrowych kopii zapasowych wszystkich ważnych dokumentów osobistych i związanych z domem. Przechowuj je w chmurze, na dysku flash USB trzymanym w sejfie lub u zaufanego prawnika lub przyjaciela.

Rebecca Winke przeprowadziła się do Włoch z Chicago w 1993 roku i wkrótce potem zagłębiła się w życie na wsi, odnawiając rozległy średniowieczny kamienny dom i prowadząc go jako B&B przez 20 lat. Dziś spędza czas pisząc o podróżach, kulturze i jedzeniu (w końcu to Włochy!) do publikacji takich jak The Telegraph i Italy Magazine, a także zastanawianie się nad dziwnymi wiatrami, które przywiodły miejskiego wegetarianina na farmę w Umbria.