Dokumentlagring og organisering

Gratulerer! Du har kjøpt bolig, noe som gjør deg til den stolte eieren av et stykke eiendom og hauger med papirer.

Fra begynnelsen av din hus søk til avslutningsdagen skapte hjemmekjøpsreisen din en brødsmulespor av skjemaer, brev, rapporter, avtaler, kontrakter og andre dokumenter. Og dette voksende papirmagasinet avtar ikke når du får nøklene.

Boligeierskap betyr en endeløs strøm av alt fra bruksanvisninger for nye apparater til tillatelse til fremtidige oppussingsarbeider, som alle må lagres sikkert, slik at du alltid kan finne det du leter etter, enkelt og uten stress.

Du kan spørre deg selv om du kan gå papirløs og bare lagre noen dokumenter digitalt. Digital lagring er en god sikkerhetskopi for viktige dokumenter. Det er lettere å søke i datafilene dine med navn for å finne dem raskt. Men du må fortsatt beholde de originale kopiene av det meste av papirarbeidet.

Skann regnskap, selvangivelse, kontrakter, regninger og kvitteringer og til og med viktige personlige dokumenter som pass og fødsels- og dødsattester for å få en kopi som er lett å hente. Men når du har lagret disse digitale kopiene i skyen, en ekstern harddisk eller et DMS (dokumenthåndteringssystem), må du fremdeles trygt lagre og lagre originalene.

For å unngå å drukne i en elv av papir, sett opp et system for organisering og lagring av viktige dokumenter som en del av bosatte seg i ditt nye hjem. Her er noen tips for å komme i gang.

Samle dine viktige dokumenter

Det første trinnet kan være det mest kjedelige, men også det viktigste - få alle dokumentene dine på ett sted, slik at du kan arkivere og lagre dem trygt. Eksempler på typer hjemmelaterte poster og andre papirer du bør sette sammen inkluderer:

• Kjøperens agentavtale;

• Kjøpsavtale;

• Tillegg, endringer eller ryttere;

• Selgeropplysninger;

• Hjemmeinspeksjon rapportere;

• Avsluttende avsløring;

• Tittel forsikring;

• Eiendomsskjøte;

• Boliglåneavtale;

• Hjem- og produktgarantier for systemer som varmtvannsbereder, ovn og store apparater;

• Bruksanvisninger for system og apparater;

• Byggeplaner og tillatelser for tidligere ombygginger;

• Leieavtaler og overførbare kontrakter fra selger, dvs. en leiekontrakt for solenergisystem;

• Servicekontrakter og kvitteringer for stell av plen, vedlikehold av basseng osv.

Så lenge du samler viktige dokumenter fra boligkjøpet for å organisere og arkivere, bør du vurdere benytter anledningen til å sette sammen andre dokumenter du vil oppbevare på en trygg og lett tilgjengelig få øye på. Her er en god sjekkliste:

• Fødsels- og dødsattester;

• Ekteskapslisenser;

• Trygdekort;

• Pass;

• Testamente;

• Medisinske journaler;

• Forsikring;

• Bil dokumenter;

• Kredittkortdokumenter;

• Investeringsdokumenter;

• Lånedokumenter;

• Bankoppføringer;

• Skatteregistre;

• Transkripsjoner og vitnemål;

• Månedlige regninger og kvitteringer.

Sett opp et arkivsystem

Når du har samlet alle boligkjøp og andre dokumenter på ett sted, kan du ta litt tid å sortere dem. Del dem inn i stabler basert på rekkefølge av betydning, med ting som fødselsattester, trygdekort og eiendomsskjøter som tar topplasseringen og gamle skatteregistre og utskrifter settes til side.

Så ta en grundig titt på disse lavprioriterte fjellene av papir og riv og kast det du kan eliminere rot. Papirarbeid som har overskredet velkomsten, inkluderer:

• Trykte kontoutskrifter som er mer enn tre år gamle;

• Kredittkortopplysninger (behold de som er knyttet til store kjøp for bevis på betaling);

• Skattemeldinger som er mer enn sju år gamle;

• Regninger og kvitteringer som er mer enn tre år gamle;

• Utløpte servicekontrakter, retningslinjer, garantier og leieavtaler.

Dine stabler med papirer kan nå organiseres på en måte som gjør det lett og intuitivt å finne et bestemt dokument i fremtiden. Dette kan være alfabetisk eller kronologisk, selv om de fleste synes at det er mest fornuftig å arkivere papirer etter emne. Så personlige poster kommer alle i en fil, bankposter i en annen, boligkjøpsdokumenter i en tredje, og så videre.

Vurder å ta i bruk et fargekodet system for å gruppere relaterte dokumenter. Med dette systemet kan du raskt finne den generelle kategorien av dokumenter du leter etter, men unngå problemet med å overfylle en enkelt filmappe med hundrevis av ark.

Tilordne en primærfarge til en kategori av filer (rød for eksempel hjemmelaterte), med de viktigste dokumentene i den kategorien i den lyseste mappen (hjemmekontrollrapport, eiendomsbrev). Bryt deretter kategorien ved å arkivere sekundære, men relaterte dokumenter i mapper i forskjellige nyanser av samme farge (for eksempel rosa for garantier, bruksanvisninger og servicekontrakter).

Husk at jo mer du bryter ned systemet ditt i kategorier og underkategorier, desto mindre tidkrevende og frustrerende vil prosessen med å spore spesifikke dokumenter være i fremtiden. For å holde styr på systemet ditt, opprett en enkel filindeks med en innholdsfortegnelse for å ytterligere sikre at du ikke feilfiler eller plasserer noen viktige dokumenter.

Velg hvor og hvordan du vil lagre dokumentene dine

Du kan bli fristet til å stable filene dine i en eske og legge den bort i et hjørne av loftet eller kjelleren. Husk at mange viktige dokumenter er vanskelige og dyre å bytte ut hvis de er skadet av vann, varme eller gnagere.

Finn i stedet et sted i et rom med en relativt konstant temperatur som ikke er utsatt for flom, ekstrem varme eller kulde eller skadedyr. EN hjemmekontor, oppbevaringsskap eller til og med under sengen fungerer fint.

Det er en rekke beholdere du kan bruke til å lagre viktige dokumenter hjemme, fra gamle skolebankers bokser til a brannsikker. Her er fire lagringssystemer som kan fungere for deg:

Bankers boks

Den enkleste, men minst sikre løsningen, a bankers boks er ganske enkelt en pappeske som er designet for å inneholde filmapper. Den inneholder et solid lokk og håndtakshull for enkel tilgang og hyller.

Selv om en bankers boks er en kostnadseffektiv og problemfri lagringsmetode, gjør ikke papp det beskytte dokumenter mot brann, vann eller gnagere, og det er ingen måte å låse boksen for å beskytte mot tyveri. Du kan bruke en bankers boks til papirer med lav prioritet, men de viktigere dokumentene dine bør lagres i en sikrere beholder.

Plastbøtte

Som en bankers boks, en enkel plastbøtte er en billig og enkel måte å lagre personlige dokumenter med lav prioritet. Plastkasser er laget for stabling, så disse kan være en praktisk løsning når du har et stort antall filer og begrenset plass. Selv om denne lagringsmetoden gir begrenset beskyttelse mot flom og gnagere, er den ikke brannsikker og kan ikke låses.

Arkivskap

Hjem arkivskap kommer i forskjellige stiler for å matche interiør hjemmet ditt og kan passe et stort antall filer i flere skuffer. Du kan velge en modell med lås for begrenset beskyttelse mot tyveri, og noen typer arkivskap er varmebestandige ved brann.

Arkivskap er en utmerket løsning for alle unntatt de viktigste og vanskeligste å bytte personlige dokumenter. Ved flom kan dokumentene som er lagret i den nederste skuffen imidlertid påføre vannskader.

Hjemmesafe eller låsekasse

Den sikreste metoden for å lagre viktige dokumenter hjemme er i en trygt hjemme eller låsekasse som er brannsikker og flomsikker. Du kan velge en liten låsekasse for å lagre dine dokumenter med høyest prioritet-fødsels- og ekteskapsattester, pass, trygdekort, testamente og husbrev - sammenkoblet med et låst arkivskap for de resterende papirarbeid.

Uansett hvilken lagringsmetode du bestemmer deg for, må du ta sikkerhetskopi av alle dine viktige personlige og hjemmelaterte dokumenter digitalt. Oppbevar dem i skyen, på en USB -flash -stasjon som er oppbevart i en safe, eller hos en pålitelig advokat eller venn.

Rebecca Winke flyttet til Italia fra Chicago i 1993 og tok kort tid etter et dypt dykk til landsbygda ved å renovere et viltvoksende middelaldersk steinhus og drive det som B&B i 20 år. I dag bruker hun tiden sin på å skrive om reiser, kultur og mat (det er tross alt Italia!) For publikasjoner som The Telegraph og Italy Magazine, samt grublet på de merkelige vindene som blåste en urban vegetarianer til en gård i Umbria.