Best practices voor communicatie met klanten

Communicatie is een van de belangrijkste componenten om ervoor te zorgen dat klanten en aannemers blij zijn met het resultaat van een project. Bouwprojecten kunnen snel veranderen naarmate de voortgang vordert, en er zijn onderweg haperingen te verwachten. Daarom is communicatie tussen beide partijen essentieel.

Slimme bouwprofessionals weten dat effectief communiceren met klanten en hen up-to-date houden dure fouten kan voorkomen, meer herhaal zakelijke kansen en leiden tot algehele betere financiële resultaten voor het bedrijf. Hier zijn enkele van de beste praktijken voor aannemers wanneer: communiceren met klanten.

Stel duidelijke doelen en verwachtingen vast

"Het meest essentiële onderdeel bij de communicatie met uw klant is ervoor te zorgen dat u allebei op dezelfde lijn zit voordat het project begint", zegt Nick Miller, een aannemer voor woningbouw uit

AannemerAdviserend.

“Een manier om ervoor te zorgen dat jullie allebei op dezelfde doelen gefocust zijn, is door een pre-constructievergadering te plannen waar je de materialen, tijdlijn en doelen van het project doorneemt. Door ervoor te zorgen dat zowel jij als de klant een duidelijk overzicht hebben van hoe het project zal verlopen en wat de doelen zijn, maak je jezelf klaar voor succes.”

Het stellen van verwachtingen bij uw klant is de sleutel, zegt Rachel Street, tv-presentator van Philadelphia Revival en voorzitter van Hestia Bouw, LLC.

“Je moet je klant vertellen hoe je... verwacht een baan te vinden voordat je zelfs maar begint', zegt ze.

"We zijn er allemaal geweest: je komt opdagen om te demonstreren en ontdekt dat de klant zijn meubels en bezittingen nooit heeft verwijderd. Het is belangrijk om dit aan te pakken voordat u zelfs maar begint door een bepaling in uw contract op te nemen dat de klant alles moet verwijderen voordat u begint. Als dat niet het geval is, brengt u kosten in rekening om de items voor hen te verplaatsen en bent u niet verantwoordelijk voor schade aan iets dat op de site is achtergelaten.”

Door in het begin verwachtingen en richtlijnen te stellen, voorkomt u voor beide partijen onaangename verrassingen.

Breng één communicatielijn tot stand

Wijs bij elk project één persoon aan als het primaire aanspreekpunt van de klant. Alissa Thompson, vice-president van Hoeksteen beherende partners, een bouwmanagementbedrijf, zegt: "Een van de meest frustrerende dingen voor een klant is dat hij niet weet met wie hij contact moet opnemen of dat iets dat hij tegen een persoon heeft gezegd niet met iemand anders mag worden gedeeld. Bij een project zijn meestal meerdere mensen betrokken en door één aanspreekpunt te kiezen voorkom je miscommunicatie tussen jou en de opdrachtgever.”

Street voegt toe: "Ik schrijf in mijn contract dat alle communicatie over de baan rechtstreeks via mij moet verlopen en niet via mijn werknemers of" onderaannemers. Dit is een heel belangrijk punt omdat klanten soms met een medewerker spreken over meerwerk of een wijziging, maar het wordt nooit aan u gecommuniceerd. Het makkelijkste is om de klant één aanspreekpunt te geven dat verantwoordelijk is voor het afhandelen van al zijn zorgen, of dat nu jij bent of iemand anders die je aanwijst.”

Gebruik bouwsoftware

U kunt software vinden waarmee u vrijwel alles in de bouw kunt doen. U kunt het gebruiken om indruk te maken op uw klanten en projecten te winnen, nauwkeurige schattingen op uw bod en houd klanten op de hoogte van de voortgang van hun project.

"Technologie is er om in ons voordeel te gebruiken", zegt Thompson. “Vroeger volstonden schetsen en blauwdrukken, maar de verwachtingen van klanten zijn nu veel hoger. Geef in het begin 3D-weergaven van het project om uw klanten echt te imponeren en projecten te beveiligen. Deze kleine aanraking zal u onderscheiden en zorgt ervoor dat de klant volledig begrijpt hoe alles eruit gaat zien.

"Maak ook foto's naarmate de zaken vorderen. Dit is vooral fijn als je klanten niet in de buurt zijn en ze uit de eerste hand laten zien hoe het gaat.”

Voegt Miller toe: “Door gebruik te maken van bouw projectmanagement software zoals BuilderTrend of Procore, maken we het leven niet alleen gemakkelijker voor onszelf, maar laten we klanten ook zien hoe een project vordert. Met dit soort bouwsoftware, kunnen we profielen maken waarin onze klanten de voortgang van hun werk kunnen zien en visuele updates hierover kunnen zien. Ze hoeven ons niet op ons woord te geloven, ze kunnen het gemakkelijk zelf zien, wat hen gemoedsrust geeft.”

Gebruik proactieve probleemoplossing

Jennifer Fiorenza, projectdirecteur voor TheEnglishContractor, stelt voor: "Wees niet alarmerend in communicatie. Als en wanneer een probleem zich voordoet, benader de klant dan met goed doordachte oplossingen, niet alleen problemen.”

Fiorenza herinnert zich een huisproject waarbij arbeiders de oven stond op het punt uit te gaan. "Dat voegt een grote kostenpost toe aan een toch al omvangrijk project", zegt ze. “We hebben de klant echter niet alleen benaderd met het nieuws dat er een groot regelitem was om toe te voegen aan het budget, maar we hadden een plan over het verplaatsen van de oven van de eerste verdieping naar de kelder en het veranderen van de oude bijkeuken in een kamer voor de klant honden. We konden wat extra vloeren en materialen uit de keuken en de badkamer gebruiken om de nieuwe hondenkamer te voltooien, dus het vergde niet veel meer investeringen van onze klant.

“Het bedenken van mogelijke oplossingen die verder gaan dan het grote probleem dat we hebben geïdentificeerd, gaat een lange weg. Onze klanten zien dat we probleemoplossers zijn en er zijn om hen te helpen, niet alleen om geld te verdienen.”

Houd klanten op de hoogte

In de bouwwereld waar dingen dagelijks kunnen veranderen, is het van cruciaal belang om uw klanten up-to-date te houden om een ​​sterke relatie met hen te onderhouden. Als ze zorgen of klachten hebben, helpt routinematige communicatie om later drastische wijzigingen in de vereisten te voorkomen.

“Onze projecten worden beheerd door projectleiders, die tijdens het bouwproces voortdurend contact houden met huiseigenaren en hen bij elke stap op de hoogte houden”, legt Fiorenza uit. "EEN project voor woningverbetering kan storend en stressvol zijn. We doen er alles aan om ervoor te zorgen dat onze huiseigenaren zich op hun gemak voelen. Aan het einde van elke week ontvangt elke huiseigenaar een update-e-mail met al het werk dat die week is voltooid, openstaande problemen en volgende stappen.

Mark Soto is een freelance schrijver uit Milwaukee, Wisconsin. Hij heeft uitgebreide kennis van woningverbeteringsprojecten op basis van zijn eerdere werk. Mark komt uit een familie van doe-het-zelvers en heeft gewerkt met tuinarchitecten, loodgieters, schilders en andere aannemers. Ook schrijft hij over kamperen en zijn enthousiasme voor het buitenleven.