Documentopslag en -organisatie

Gefeliciteerd! je hebt een huis gekocht, waardoor je de trotse eigenaar bent van een stuk onroerend goed en stapels papierwerk.

Vanaf het begin van je huiszoeking tot aan de sluitingsdag vormde uw koopreis een kruimelpad van formulieren, brieven, rapporten, overeenkomsten, contracten en andere documenten. En deze groeiende voorraad papierwerk neemt niet af zodra u de sleutels krijgt.

Eigenwoningbezit betekent een eindeloze stroom van alles, van handleidingen voor nieuwe apparaten tot vergunningen voor toekomstige renovatiewerkzaamheden, die allemaal veilig moeten worden opgeborgen, zodat u altijd kunt vinden wat u zoekt, gemakkelijk en zonder stress.

U vraagt ​​zich misschien af ​​of u papierloos kunt werken en sommige documenten alleen digitaal kunt opslaan. Digitale opslag is een goede back-up voor belangrijke documenten. Het is gemakkelijker om uw computerbestanden op naam te doorzoeken om ze snel te vinden. Maar u moet nog steeds de originele exemplaren van het grootste deel van uw papierwerk bewaren.

Scannen financiële administratie, belastingaangiften, contracten, rekeningen en kwitanties en zelfs belangrijke persoonlijke documenten zoals paspoorten en geboorte- en overlijdensakten om een ​​gemakkelijk terug te vinden kopie te hebben. Maar zodra u deze digitale kopieën opslaat in de cloud, een externe harde schijf of een DMS (documentbeheersysteem), moet u nog steeds veilig bestand en bewaar de originelen.

Om te voorkomen dat u verdrinkt in een rivier van papier, moet u een systeem opzetten voor het ordenen en opslaan van belangrijke documenten als onderdeel van: wennen aan je nieuwe huis. Hier zijn enkele tips om u op weg te helpen.

Verzamel uw belangrijke documenten

De eerste stap is misschien wel de meest vervelende, maar ook de belangrijkste: verzamel al uw documenten op één plek, zodat u ze kunt archiveren en veilig kunt bewaren. Voorbeelden van de soorten huisgerelateerde documenten en andere papieren die u moet samenstellen, zijn onder meer:

• Agentovereenkomst van de koper;

• Koopovereenkomst;

• Addenda, wijzigingen of renners;

• openbaarmakingen van verkopers;

• Woninginspectie verslag doen van;

• Openbaarmaking afsluiten;

• Titel verzekeringspolis;

• eigendomsakte;

• Hypotheekovereenkomst;

• Huis- en productgaranties voor systemen zoals de boiler, oven en grote apparaten;

• Handleidingen voor systemen en apparaten;

• Bouwplannen en vergunningen voor eventuele verbouwingen in het verleden;

• Leaseovereenkomsten en overdraagbare contracten van de verkoper, d.w.z. een lease van een zonne-energiesysteem;

• Servicecontracten en bonnen voor gazononderhoud, zwembadonderhoud, enz.

Zolang u belangrijke documenten van uw huisaankoop verzamelt om te ordenen en te archiveren, overweeg dan: van deze gelegenheid gebruik maken om andere documenten die u misschien wilt bewaren op een veilige en gemakkelijk toegankelijke plaats te bewaren plek. Hier is een goede checklist:

• Geboorte- en overlijdensakten;

• Huwelijksvergunningen;

• Sociale zekerheidskaarten;

• paspoorten;

• testamenten;

• Medische gegevens;

• Verzekeringsbeleid;

• Auto documenten;

• Creditcard documenten;

• Investeringsdocumenten;

• lening documenten;

• Bankgegevens;

• Belasting records;

• Afschriften en diploma's;

• Maandelijkse rekeningen en bonnetjes.

Een archiefsysteem instellen

Zodra u al uw huisaankopen en andere documenten op één plek hebt verzameld, moet u even de tijd nemen om ze te doorzoeken. Verdeel ze in stapels op basis van volgorde van belangrijkheid, waarbij zaken als geboorteakten, socialezekerheidskaarten en eigendomsbewijzen op de eerste plaats komen en oude belastinggegevens en transcripties aan de kant worden gezet.

Kijk dan eens goed naar deze bergen papier met lage prioriteit en versnipper en gooi wat je kunt rommel opruimen. Papierwerk dat zijn welkom heeft overschreden, omvat:

• Geprinte bankafschriften die ouder zijn dan drie jaar;

• Creditcardafschriften (bewaar die met betrekking tot grote aankopen als betalingsbewijs);

• Belastingaangiften die ouder zijn dan zeven jaar;

• Rekeningen en bonnen die ouder zijn dan drie jaar;

• Verlopen servicecontracten, polissen, garanties en leases.

Uw geruimde stapels papierwerk kunnen nu zo worden georganiseerd dat u in de toekomst snel en intuïtief een specifiek document kunt vinden. Dit kan alfabetisch of chronologisch zijn, hoewel de meeste mensen vinden dat het indienen van papierwerk per onderwerp het meest logisch is. Dus persoonlijke gegevens gaan allemaal in één bestand, bankgegevens in een ander, documenten voor thuisaankopen in een derde, enzovoort.

Overweeg een systeem met kleurcodering te gebruiken om gerelateerde documenten te groeperen. Met dit systeem kunt u in één oogopslag de algemene categorie van documenten vinden die u zoekt, maar vermijdt u het probleem van het overvol raken van een enkele map met honderden vellen papier.

Geef een categorie bestanden een primaire kleur (rood voor bijvoorbeeld woninggerelateerd), met de belangrijkste documenten in die categorie in de helderste map (inspectierapport woning, eigendomsakte). Verdeel vervolgens de categorie door secundaire maar gerelateerde documenten in mappen van verschillende tinten van dezelfde kleur te archiveren (roze voor bijvoorbeeld garanties, bedieningshandleidingen en servicecontracten).

Onthoud dat hoe meer u uw systeem opsplitst in categorieën en subcategorieën, hoe minder tijdrovend en frustrerend het proces van het opsporen van specifieke documenten in de toekomst zal zijn. Om uw systeem bij te houden, maakt u een eenvoudige bestandsindex met een inhoudsopgave om er verder voor te zorgen dat u geen belangrijk document verkeerd opslaat of kwijtraakt.

Kies waar en hoe u uw documenten wilt opslaan

U komt misschien in de verleiding om uw bestanden in een doos te stapelen en weg te stoppen in een hoek van de zolder of kelder. Houd er rekening mee dat veel belangrijke documenten moeilijk en duur te vervangen zijn als ze zijn beschadigd door water, hitte of knaagdieren.

Zoek in plaats daarvan een plek in een kamer met een relatief constante temperatuur die niet gevoelig is voor overstromingen, extreme hitte of kou of ongedierte. EEN thuiskantoor, opbergkast of zelfs onder het bed werkt goed.

Er zijn een aantal containers die u kunt gebruiken om belangrijke documenten thuis op te bergen, van ouderwetse bankiersdozen tot een brandwerende kluis. Hier zijn vier opslagsystemen die voor u kunnen werken:

Bankiersdoos

De eenvoudigste maar minst veilige oplossing, a bankiersdoos is gewoon een kartonnen doos die is ontworpen om ordners in te bewaren. Het bevat een stevig deksel en handvatgaten voor gemakkelijke toegang en rekken.

Hoewel een bankiersdoos een kosteneffectieve en probleemloze opslagmethode is, zal het karton dat niet doen documenten beschermen tegen vuur, water of knaagdieren, en er is geen manier om de doos te vergrendelen om te beschermen tegen: diefstal. U kunt een bankiersdoos gebruiken voor papieren met een lage prioriteit, maar uw belangrijkere documenten moeten in een veiligere container worden bewaard.

Kunststof bak

Als een bankiersdoos, een simpele plastic bak is een goedkope en gemakkelijke manier om persoonlijke documenten met een lage prioriteit op te slaan. Kunststof bakken zijn gemaakt om te stapelen, dus deze kunnen een handige oplossing zijn als je een groot aantal ordners en beperkte ruimte hebt. Hoewel deze opslagmethode beperkte bescherming biedt tegen overstromingen en knaagdieren, is deze niet brandveilig en niet afsluitbaar.

Dossierkast

Archiefkasten voor thuis komen in verschillende stijlen om te passen bij de interieurinrichting van uw huis en kan een groot aantal mappen in meerdere laden passen. U kunt voor een beperkte bescherming tegen diefstal kiezen voor een model met slot en sommige typen archiefkasten zijn hittebestendig in geval van brand.

Dossierkasten zijn een uitstekende oplossing voor alles behalve uw belangrijkste en moeilijk te vervangen persoonlijke documenten. Bij een overstroming kunnen de documenten in de onderste lade echter waterschade oplopen.

Thuiskluis of lockbox

De veiligste methode om uw belangrijke documenten thuis op te bergen, is in een veilig thuis of lockbox dat is brandveilig en bestand tegen overstromingen. U kunt kiezen voor een kleine lock-box om uw documenten met de hoogste prioriteit op te slaan: geboorte- en huwelijksakten, paspoorten, socialezekerheidskaarten, testament en huisakte - gecombineerd met een afgesloten archiefkast voor de rest papierwerk.

Welke opslagmethode u ook kiest, zorg ervoor dat u digitale back-ups maakt van al uw belangrijke persoonlijke en thuisgerelateerde documenten. Bewaar ze in de cloud, op een USB-stick in een kluisje of bij een vertrouwde advocaat of vriend.

Rebecca Winke verhuisde in 1993 vanuit Chicago naar Italië en nam kort daarna een diepe duik in het plattelandsleven door een uitgestrekte middeleeuwse stenen boerderij te renoveren en deze 20 jaar als B&B te runnen. Tegenwoordig besteedt ze haar tijd aan het schrijven over reizen, cultuur en eten (het is tenslotte Italië!) voor publicaties als The Telegraph en Italy Magazine, evenals nadenken over de vreemde winden die een stadsvegetariër naar een boerderij blies Umbrië.