Dokumentu glabāšana un organizēšana

Apsveicam! Jūs esat iegādājās māju, padarot jūs lepnu nekustamā īpašuma gabala īpašnieku un kaudzes dokumentu, lai to varētu izmantot.

No jūsu sākuma mājas meklēšana līdz noslēguma dienai jūsu mājokļa pirkšanas ceļš izveidoja veidlapu, vēstuļu, ziņojumu, līgumu, līgumu un citu dokumentu maizi. Un šis pieaugošais dokumentu krājums nesamazinās, kad saņemat atslēgas.

Mājas īpašumtiesības nozīmē nebeidzamu visu plūsmu, sākot no jaunu ierīču lietošanas rokasgrāmatām līdz atļaujas turpmākiem remontdarbiem, un tas viss ir droši jāglabā, lai jūs vienmēr varētu viegli un bez stresa atrast meklēto.

Jūs, iespējams, jautājat sev, vai varat palikt bez papīra un uzglabāt dažus dokumentus tikai digitāli. Digitālā krātuve ir labs svarīgu dokumentu dublējums. Ir vieglāk meklēt datora failus pēc nosaukuma, lai tos ātri atrastu. Bet jums joprojām būs jāsaglabā lielākās daļas dokumentu oriģinālas kopijas.

Skenēt finanšu ieraksti, nodokļu deklarācijas, līgumi, rēķini un kvītis un pat galvenie personas dokumenti, piemēram, pases un dzimšanas un miršanas apliecības, ir viegli iegūstama kopija. Bet, saglabājot šīs digitālās kopijas mākonī, ārējā cietajā diskā vai DMS (dokumentu pārvaldības sistēmā), jums joprojām būs nepieciešams droši saglabājiet un saglabājiet oriģinālus.

Lai izvairītos no noslīkšanas papīra upē, izveidojiet sistēmu svarīgu dokumentu kārtošanai un glabāšanai iekārtoties savā jaunajā mājā. Šeit ir daži padomi, kā sākt darbu.

Apkopojiet savus svarīgos dokumentus

Pirmais solis var būt visgrūtākais, bet arī vissvarīgākais - savāc visus savus dokumentus vienuviet, lai tos varētu iesniegt un droši uzglabāt. Ar mājām saistīto ierakstu un citu dokumentu veidu piemēri, kas jums jāapkopo, ir šādi:

• Pircēja aģenta līgums;

• Pirkuma līgums;

• Papildinājumi, grozījumi vai braucēji;

• Informācija par pārdevēju;

• Mājas pārbaude Ziņot;

• Noslēguma atklāšana;

• Nosaukuma apdrošināšanas polise;

• Īpašuma akts;

• Hipotēkas līgums;

• Mājas un produktu garantijas tādām sistēmām kā ūdens sildītājs, krāsns un galvenās ierīces;

• Sistēmas un ierīces ekspluatācijas rokasgrāmatas;

• Būvniecības plāni un atļaujas jebkurai iepriekšējai pārbūvei;

• Noma un pārvedami līgumi no pārdevēja, t.i., saules enerģijas sistēmas noma;

• Pakalpojumu līgumi un kvītis par zāliena kopšanu, baseinu apkopi utt.

Kamēr jūs apkopojat svarīgus dokumentus no mājokļa iegādes, lai tos sakārtotu un reģistrētu, apsveriet izmantojot šo iespēju, lai apkopotu citus dokumentus, kurus, iespējams, vēlēsities glabāt drošā un viegli pieejamā vietā vietas. Šeit ir labs kontrolsaraksts:

• Dzimšanas un miršanas apliecības;

• Laulības licences;

• Sociālās apdrošināšanas kartes;

• Pases;

• Testamenti;

• Medicīniskie dati;

• Apdrošināšanas polises;

• Automašīnu dokumenti;

• Kredītkaršu dokumenti;

• Investīciju dokumenti;

• Aizdevuma dokumenti;

• Bankas ieraksti;

• Nodokļu uzskaite;

• Atraksti un diplomi;

• Ikmēneša rēķini un kvītis.

Iestatiet kartotēkas sistēmu

Kad esat apkopojis visus mājokļa iegādes un citus dokumentus vienuviet, veltiet laiku, lai tos sakārtotu. Sadaliet tos kaudzēs, pamatojoties uz svarīguma secību, un lietas, piemēram, dzimšanas apliecības, sociālās apdrošināšanas kartes un īpašuma dokumenti, ieņem augstāko vietu un vecos nodokļu ierakstus un norakstus.

Pēc tam rūpīgi apskatiet šos zemas prioritātes papīra kalnus un sasmalciniet un mētājiet, ko varat novērst jucekli. Dokumenti, kas ir pārsnieguši savu atzinību, ietver:

• Bankas izraksti, kas ir vecāki par trim gadiem;

• Kredītkaršu izraksti (saglabājiet tos, kas saistīti ar lieliem pirkumiem, lai pierādītu maksājumu);

• Nodokļu deklarācijas, kas ir vecākas par septiņiem gadiem;

• Rēķini un kvītis, kas ir vecāki par trim gadiem;

• Pakalpojumu līgumi, polises, garantijas un nomas līgumi, kuru termiņš ir beidzies.

Izņemtās dokumentu kopas tagad var sakārtot tā, lai konkrēta dokumenta atrašana nākotnē būtu ātra un intuitīva. Tas var būt alfabētiski vai hronoloģiski, lai gan lielākā daļa cilvēku uzskata, ka dokumentu iesniegšana pēc tēmas ir visnozīmīgākā. Tātad visi personiskie ieraksti ir vienā failā, banku ieraksti citā, mājokļa iegādes dokumenti trešajā utt.

Apsveriet iespēju pieņemt krāsu kodu sistēmu saistītu dokumentu grupēšanai. Izmantojot šo sistēmu, vienā mirklī varat atrast vispārējo meklējamo dokumentu kategoriju, taču izvairieties no problēmas, ka viena faila mape ir pārslogota ar simtiem papīra lapu.

Piešķiriet primāro krāsu failu kategorijai (piemēram, sarkanai, ja tā ir saistīta ar mājām), un vissvarīgākajiem šīs kategorijas dokumentiem spilgtākajā mapē (mājas pārbaudes ziņojums, īpašuma akts). Pēc tam sadaliet kategoriju, iesniedzot sekundārus, bet saistītus dokumentus vienas krāsas dažādu toņu mapēs (rozā, piemēram, garantijām, ekspluatācijas rokasgrāmatām un pakalpojumu līgumiem).

Atcerieties, ka, jo vairāk jūs sadalīsit savu sistēmu kategorijās un apakškategorijās, jo mazāk laikietilpīgs un satraucošs būs konkrētu dokumentu izsekošanas process nākotnē. Lai sekotu līdzi savai sistēmai, izveidojiet vienkāršu failu rādītāju ar satura rādītāju, lai vēl vairāk nodrošinātu, ka netiks nepareizi saglabāts vai novietots svarīgs dokuments.

Izvēlieties, kur un kā uzglabāt dokumentus

Jums var rasties kārdinājums sakraut failus kastē un novietot to bēniņu vai pagraba stūrī. Paturiet prātā, ka daudzus svarīgus dokumentus ir grūti un dārgi nomainīt, ja tos sabojā ūdens, karstums vai grauzēji.

Tā vietā atrodiet vietu telpā ar salīdzinoši nemainīgu temperatūru, kas nav pakļauta plūdiem, galējam karstumam vai aukstumam vai kaitēkļiem. A mājas ofiss, uzglabāšanas skapis vai pat zem gultas darbojas labi.

Ir vairāki konteineri, kurus varat izmantot svarīgu dokumentu glabāšanai mājās, sākot no vecās skolas baņķieru kastēm līdz ugunsdrošs seifs. Šeit ir četras uzglabāšanas sistēmas, kas var jums noderēt:

Baņķiera kaste

Vienkāršākais, bet vismazāk drošs risinājums, a baņķiera kaste ir vienkārši kartona kaste, kas paredzēta failu mapju glabāšanai. Tam ir izturīgs vāks un rokturu caurumi ērtai piekļuvei un plauktiem.

Lai gan baņķiera kaste ir izmaksu ziņā efektīva un vienkārša uzglabāšanas metode, kartons to nedarīs pasargājiet dokumentus no uguns, ūdens vai grauzējiem, un kastīti nav iespējams aizslēgt, lai pasargātu zādzība. Jūs varat izmantot baņķiera kasti zemas prioritātes papīriem, taču svarīgākie dokumenti ir jāglabā drošākā konteinerā.

Plastmasas tvertne

Tāpat kā baņķiera kaste, vienkārša plastmasas tvertne ir lēts un vienkāršs veids, kā uzglabāt zemas prioritātes personas dokumentus. Plastmasas tvertnes ir paredzētas kraušanai, tāpēc tās var būt ērts risinājums, ja jums ir liels failu skaits un ierobežota vieta. Lai gan šī uzglabāšanas metode piedāvā ierobežotu aizsardzību pret plūdiem un grauzējiem, tā nav ugunsdroša un to nevar aizslēgt.

Dokumentu skapis

Mājas kartotēkas nāk dažādos stilos, lai tie atbilstu interjera dekors jūsu mājās un var ievietot lielu skaitu failu vairākās atvilktnēs. Jūs varat izvēlēties modeli ar slēdzeni, lai nodrošinātu ierobežotu aizsardzību pret zādzību, un dažu veidu skapji ir karstumizturīgi ugunsgrēka gadījumā.

Dokumentu skapji ir lielisks risinājums visiem, izņemot jūsu vissvarīgākos un grūti nomaināmos personas dokumentus. Tomēr plūdu gadījumā dokumenti, kas glabājas zemākajā atvilktnē, var radīt ūdens bojājumus.

Mājas seifs vai slēdzenes kaste

Visdrošākā metode svarīgu dokumentu glabāšanai mājās ir drošs mājās vai slēdzenes kaste kas ir ugunsdroša un plūdu izturīga. Jūs varat izvēlēties nelielu slēdzenes kasti, kurā glabāt augstākās prioritātes dokumentus-dzimšanas un laulības apliecības, pases, sociālās apdrošināšanas kartes, testaments un mājas akts - pārī ar aizslēgtu mājas kartotēku pārējiem papīru darbs.

Neatkarīgi no tā, kādu uzglabāšanas metodi jūs izvēlaties, noteikti dublējiet visu svarīgo personisko un ar mājām saistīto dokumentu kopijas digitāli. Glabājiet tos mākonī, USB zibatmiņā, kas glabājas seifā, vai pie uzticama jurista vai drauga.

Rebeka Vinke pārcēlās uz Itāliju no Čikāgas 1993. gadā un neilgi pēc tam dziļi ienāca lauku dzīvē, atjaunojot plašo viduslaiku mūra lauku māju un 20 gadus vadot to kā pansiju. Šodien viņa pavada laiku, rakstot par ceļošanu, kultūru un ēdienu (galu galā tā ir Itālija!) Tādām publikācijām kā The Telegraph un Italy Magazine, kā arī pārdomas par dīvainajiem vējiem, kas pūta pilsētas veģetārieti kādā saimniecībā. Umbrija.