Dokumentų saugojimas ir organizavimas

Sveikinu! Jūs turite įsigijo būstą, todėl jūs didžiuojatės nekilnojamojo turto savininku ir krūva dokumentų.

Nuo tavo pradžios namų paieška iki uždarymo dienos jūsų namų pirkimo kelionė sukūrė formų, laiškų, ataskaitų, susitarimų, sutarčių ir kitų dokumentų kelius. Ir šios didėjančios dokumentų atsargos nesumažėja, kai tik gausite raktus.

Namų nuosavybė reiškia begalinį srautą visko - nuo naujų prietaisų naudojimo vadovų iki leidimus būsimiems remonto darbams, visa tai turi būti saugiai saugoma, kad visada galėtumėte lengvai ir be streso rasti tai, ko ieškote.

Galbūt klausiate savęs, ar galite naudotis be popieriaus ir saugoti kai kuriuos dokumentus tik skaitmeniniu būdu. Skaitmeninė saugykla yra gera svarbių dokumentų atsarginė kopija. Lengviau ieškoti kompiuterio failų pagal pavadinimą, kad juos greitai rastumėte. Tačiau vis tiek turėsite išsaugoti daugumos dokumentų originalus.

Nuskaityti finansiniai įrašai, mokesčių deklaracijos, sutartys, sąskaitos ir kvitai ir net pagrindiniai asmens dokumentai, pvz., pasai ir gimimo bei mirties liudijimai, kad juos būtų galima lengvai gauti. Tačiau kai šias skaitmenines kopijas išsaugosite debesyje, išoriniame standžiajame diske arba DMS (dokumentų valdymo sistemoje), vis tiek turėsite saugiai įrašykite ir išsaugokite originalus.

Kad nepaskęstumėte popieriaus upėje, sukurkite svarbių dokumentų tvarkymo ir saugojimo sistemą įsikurti savo naujuose namuose. Štai keletas patarimų, kaip pradėti.

Surinkite svarbius dokumentus

Pirmasis žingsnis gali būti pats varginantis, bet ir pats svarbiausias - visus dokumentus surinkite į vieną vietą, kad galėtumėte juos paduoti ir saugiai laikyti. Su namu susijusių įrašų ir kitų dokumentų, kuriuos turėtumėte sudėti, tipų pavyzdžiai:

• Pirkėjo agento sutartis;

• Pirkimo sutartis;

• Papildymai, pataisos ar raiteliai;

• Pardavėjo atskleidimas;

• Namų apžiūra ataskaita;

• Uždarymo atskleidimas;

• Pavadinimo draudimo polisas;

• Turto aktas;

• Hipotekos sutartis;

• Namų ir gaminių garantijos tokioms sistemoms kaip vandens šildytuvas, krosnis ir pagrindiniai prietaisai;

• Sistemos ir prietaiso naudojimo instrukcijos;

• Statybos planai ir leidimai bet kokiems ankstesniems pertvarkymams;

• Nuoma ir perleidžiamos sutartys iš pardavėjo, t. Y. Saulės energijos sistemos nuoma;

• Paslaugų sutartys ir kvitai už vejos priežiūrą, baseinų priežiūrą ir kt.

Kol surinksite svarbius dokumentus, įsigytus įsigyjant būstą, kad juos sutvarkytumėte ir surašytumėte, apsvarstykite pasinaudodami šia galimybe surinkti kitus dokumentus, kuriuos galbūt norėsite laikyti saugioje ir lengvai prieinamoje vietoje vieta. Čia yra geras kontrolinis sąrašas:

• Gimimo ir mirties liudijimai;

• Santuokos licencijos;

• Socialinės apsaugos kortelės;

• Pasai;

• Testamentai;

• Medicininiai įrašai;

• Draudimo polisai;

• Automobilių dokumentai;

• Kredito kortelės dokumentai;

• Investiciniai dokumentai;

• Paskolos dokumentai;

• Bankiniai įrašai;

• Mokesčių įrašai;

• Nuorašai ir diplomai;

• Mėnesinės sąskaitos ir kvitai.

Nustatykite failų sistemą

Surinkę visus būsto pirkimo ir kitus dokumentus vienoje vietoje, skirkite šiek tiek laiko juos sutvarkyti. Padalinkite juos į krūvas pagal svarbos tvarką, o tokie dalykai kaip gimimo liudijimai, socialinio draudimo kortelės ir nuosavybės dokumentai užima aukščiausią vietą, o seni mokesčio įrašai ir nuorašai - šone.

Tada atidžiai pažvelkite į šiuos žemo prioriteto popieriaus kalnus, susmulkinkite ir mėtykite, ką galite pašalinti netvarką. Populiarūs dokumentai, kurie ilgesnį laiką buvo laukiami, apima:

• Spausdintos banko ataskaitos, senesnės nei treji metai;

• Kredito kortelės ataskaitos (saugokite tas, kurios susijusios su dideliais pirkiniais, kad įrodytumėte mokėjimą);

• Mokesčių deklaracijos, senesnės nei septyneri metai;

• Sąskaitos ir kvitai, kurie yra senesni nei treji metai;

• Pasibaigusios paslaugų sutartys, politika, garantijos ir nuoma.

Jūsų iškrautos dokumentų krūvos dabar gali būti sutvarkytos taip, kad ateityje būtų galima greitai ir intuityviai rasti konkretų dokumentą. Tai gali būti abėcėlės arba chronologinė tvarka, nors dauguma žmonių mano, kad dokumentų pildymas pagal temą yra prasmingiausias. Taigi visi asmeniniai įrašai patenka į vieną bylą, banko įrašai į kitą, būsto įsigijimo dokumentai į trečią ir pan.

Apsvarstykite galimybę naudoti spalvų kodavimo sistemą susijusiems dokumentams grupuoti. Naudodamiesi šia sistema, iš pirmo žvilgsnio galite rasti bendros ieškomos dokumento kategorijos, tačiau išvengsite problemos, kad perpildysite vieną failų aplanką šimtais popieriaus lapų.

Priskirkite pirminę spalvą failų kategorijai (pavyzdžiui, raudonai, jei tai susiję su namu), o svarbiausi tos kategorijos dokumentai-ryškiausiame aplanke (namų apžiūros ataskaita, turto aktas). Tada suskirstykite kategoriją, padėdami antrinius, bet susijusius dokumentus į skirtingų tos pačios spalvos atspalvių aplankus (pavyzdžiui, rožinės spalvos garantijoms, naudojimo instrukcijoms ir paslaugų sutartims).

Atminkite, kad kuo daugiau skirstysite savo sistemą į kategorijas ir subkategorijas, tuo mažiau laiko ir varginančių konkrečių dokumentų paieškos procesas bus ateityje. Norėdami sekti savo sistemą, sukurkite paprastą failų rodyklę su turiniu, kad dar labiau įsitikintumėte, jog nesugadinsite ir nepadarysite svarbių dokumentų.

Pasirinkite, kur ir kaip laikyti dokumentus

Jums gali kilti pagunda sukrauti failus į dėžę ir paslėpti palėpės ar rūsio kampe. Atminkite, kad daugelį svarbių dokumentų sunku ir brangu pakeisti, jei juos sugadina vanduo, karštis ar graužikai.

Vietoj to, suraskite vietą patalpoje, kurioje yra gana pastovi temperatūra, kuri nėra linkusi į potvynius, didžiulį karštį ar šaltį ar kenkėjus. A namų biuras, sandėliavimo spinta ar net po lova puikiai veikia.

Yra daug konteinerių, kuriuos galite naudoti svarbiems dokumentams namuose laikyti-nuo senosios mokyklos bankininkų dėžių iki ugniai atsparus seifas. Štai keturios saugojimo sistemos, kurios jums gali veikti:

Bankininko dėžutė

Paprasčiausias, bet mažiausiai saugus sprendimas, a bankininko dėžutė yra tiesiog kartoninė dėžutė, skirta failų aplankams laikyti. Jame yra tvirtas dangtis ir skylės rankenoms, kad būtų lengva pasiekti ir sudėti lentynas.

Nors bankininko dėžutė yra ekonomiškas ir nesudėtingas saugojimo būdas, kartonas to nepadarys apsaugoti dokumentus nuo ugnies, vandens ar graužikų, ir jokiu būdu neužrakinti dėžutės, kad apsisaugotumėte vagystė. Nedidelio prioriteto popieriams galite naudoti bankininko dėžutę, tačiau svarbesni dokumentai turėtų būti laikomi saugesnėje talpykloje.

Plastikinė dėžė

Kaip bankininko dėžutė, paprasta plastikinė dėžė yra pigus ir paprastas būdas laikyti žemo prioriteto asmens dokumentus. Plastikinės dėžės yra skirtos krauti, todėl tai gali būti patogus sprendimas, kai turite daug failų ir ribotą erdvę. Nors šis saugojimo būdas suteikia ribotą apsaugą nuo potvynių ir graužikų, jis nėra atsparus ugniai ir negali būti užrakintas.

Dokumentų spinta

Namų dokumentų spintos ateiti įvairių stilių, kad atitiktų interjero dekoro jūsų namuose ir gali sutalpinti daugybę failų į kelis stalčius. Galite pasirinkti modelį su užraktu, kad apsaugotumėte nuo vagysčių, o kai kurių tipų spintelės yra atsparios karščiui gaisro atveju.

Dokumentų spintos yra puikus sprendimas visiems, išskyrus svarbiausius ir sunkiai pakeičiamus asmens dokumentus. Tačiau potvynio atveju žemiausiame stalčiuje saugomi dokumentai gali pakenkti vandeniui.

Namų seifas arba užrakto dėžė

Saugiausias būdas saugoti svarbius dokumentus namuose yra saugus namuose arba užrakto dėžutė kuris yra atsparus ugniai ir atsparus potvyniams. Galite pasirinkti mažą užrakto dėžutę, kurioje bus saugomi aukščiausio prioriteto dokumentai-gimimo ir santuokos liudijimai, pasai, socialinio draudimo kortelės, testamentas ir namų aktas - suporuoti su užrakinta namų dokumentų spinta likusiems dokumentų tvarkymas.

Nesvarbu, kokiu saugojimo būdu pasirinksite, būtinai sukurkite visų svarbių asmeninių ir su namu susijusių dokumentų kopijas skaitmeniniu būdu. Laikykite juos debesyje, USB atmintinėje, laikomoje seife, arba pas patikimą teisininką ar draugą.

Rebecca Winke persikėlė į Italiją iš Čikagos 1993 m. Ir netrukus po to giliai pasinėrė į šalies gyvenimą, atnaujindama didžiulį viduramžių mūrinį sodybą ir 20 metų valdydama ją kaip nakvynės namus. Šiandien ji leidžia laiką rašydama apie keliones, kultūrą ir maistą (juk tai Italija!) Tokiems leidiniams kaip „The“ Žurnalas „Telegraph“ ir „Italy Magazine“, taip pat apmąstymas apie keistus vėjus, kurie miesto vegetarą papūtė į ūkį Umbrija.