დოკუმენტების შენახვა და ორგანიზაცია

გილოცავთ! თქვენ გაქვთ შეიძინა სახლი, რაც თქვენ გახდით უძრავი ქონების ნაწილის ამაყი მფლობელი და დოკუმენტების გროვა მასთან ერთად.

თქვენი დასაწყისიდან სახლის ჩხრეკა დახურვის დღეს, თქვენი სახლის ყიდვის მოგზაურობამ შექმნა ფორმების, წერილების, ანგარიშების, ხელშეკრულებების, კონტრაქტებისა და სხვა დოკუმენტების მარშრუტი. და ეს მზარდი საბუთები არ იკლებს გასაღებების მიღების შემდეგ.

Სახლის მფლობელობა ნიშნავს ყველაფრის გაუთავებელ ნაკადს, მოწყობილობის ახალი სახელმძღვანელოდან დამთავრებული ნებართვა მომავალი სარემონტო სამუშაოებისთვისყველა მათგანი უნდა იყოს საიმედოდ შენახული, ასე რომ თქვენ ყოველთვის იპოვით იმას, რასაც ეძებთ, მარტივად და სტრესის გარეშე.

თქვენ შეიძლება ჰკითხოთ საკუთარ თავს, შეგიძლიათ თუ არა ქაღალდის გარეშე და შეინახოთ დოკუმენტები მხოლოდ ციფრულად. ციფრული საცავი არის კარგი სარეზერვო საშუალება მნიშვნელოვანი დოკუმენტებისათვის. უფრო ადვილია თქვენი კომპიუტერის ფაილების ძებნა სახელის მიხედვით, რათა სწრაფად იპოვოთ ისინი. მაგრამ თქვენ მაინც დაგჭირდებათ თქვენი საბუთების უმეტესობის ორიგინალური ასლების შენახვა.

სკანირება ფინანსური ჩანაწერები, საგადასახადო დეკლარაციები, კონტრაქტები, გადასახადები და ქვითრები და კიდევ გასაღები პირადი დოკუმენტები, როგორიცაა პასპორტები და დაბადების და სიკვდილის მოწმობები, რომ ჰქონდეთ ადვილად ამოსაღები ასლი. მას შემდეგ რაც შეინახავთ ამ ციფრულ ასლებს ღრუბელში, გარე მყარ დისკზე ან DMS (დოკუმენტების მართვის სისტემა), თქვენ მაინც დაგჭირდებათ უსაფრთხოდ შეინახეთ და შეინახეთ ორიგინალები.

ქაღალდის მდინარეში დახრჩობის თავიდან ასაცილებლად, შექმენით სისტემა მნიშვნელოვანი დოკუმენტების ორგანიზებისა და შენახვის ნაწილად დასახლდით თქვენს ახალ სახლში. აქ არის რამოდენიმე რჩევა დასაწყებად.

შეაგროვეთ თქვენი მნიშვნელოვანი დოკუმენტები

პირველი ნაბიჯი შეიძლება იყოს ყველაზე დამღლელი, მაგრამ ასევე ყველაზე მნიშვნელოვანი - შეიტანეთ ყველა თქვენი დოკუმენტი ერთ ადგილას, რათა შეინახოთ და უსაფრთხოდ შეინახოთ ისინი. სახლთან დაკავშირებული ჩანაწერების ტიპების მაგალითები და სხვა ნაშრომები, რომლებიც უნდა შეადგინოთ, მოიცავს:

• მყიდველის აგენტის ხელშეკრულება;

• ნასყიდობის ხელშეკრულება;

• დამატებები, ცვლილებები ან მხედრები;

• გამყიდველის გამჟღავნება;

• სახლის შემოწმება ანგარიში;

• დახურვის გამჟღავნება;

• სათაურის სადაზღვევო პოლისი;

• ქონების აქტი;

• იპოთეკური ხელშეკრულება;

• სახლისა და პროდუქტის გარანტიები ისეთი სისტემებისთვის, როგორიცაა წყლის გამაცხელებელი, ღუმელი და ძირითადი ტექნიკა;

• სისტემისა და მოწყობილობის მუშაობის სახელმძღვანელო;

• სამშენებლო გეგმები და ნებართვები ნებისმიერი წარსულის განახლებისთვის;

• გამყიდველისგან იჯარა და გადაცემული კონტრაქტები, ანუ მზის ენერგიის სისტემის იჯარა;

• მომსახურების კონტრაქტები და ქვითრები გაზონის მოვლისთვის, აუზის მოვლისთვის და ა.

სანამ თქვენ შეაგროვებთ მნიშვნელოვან დოკუმენტებს თქვენი სახლის შესყიდვიდან ორგანიზებისა და შეტანის მიზნით, გაითვალისწინეთ გამოიყენეთ ეს შესაძლებლობა შეაგროვოთ სხვა დოკუმენტები, რომლებიც გსურთ შეინახოთ უსაფრთხოდ და ადვილად მისაწვდომ ადგილას ადგილზე აქ არის კარგი ჩამონათვალი:

• დაბადების და გარდაცვალების მოწმობები;

• ქორწინების ლიცენზია;

• სოციალური დაცვის ბარათები;

• პასპორტები;

• ანდერძები;

• Სამედიცინო ჩანაწერები;

• სადაზღვევო პოლისი;

• საავტომობილო დოკუმენტები;

• საკრედიტო ბარათის დოკუმენტები;

• საინვესტიციო დოკუმენტები;

• სესხის დოკუმენტები;

• საბანკო ჩანაწერები;

• საგადასახადო ჩანაწერები;

• ტრანსკრიპტები და დიპლომები;

• ყოველთვიური გადასახადები და ქვითრები.

შექმენით შევსების სისტემა

მას შემდეგ რაც თქვენ შეაგროვებთ ყველა თქვენს სახლს და სხვა დოკუმენტებს ერთ ადგილას, დაუთმეთ დრო მათ დალაგებას. გაყავით ისინი სტეკებად, მნიშვნელობის მიხედვით, დაბადების მოწმობებით, სოციალური დაცვის ბარათებითა და ქონებრივი მოწმობებით, ხოლო ძველი საგადასახადო ჩანაწერებითა და ტრანსკრიპტებით.

შემდეგ კარგად დააკვირდით ამ დაბალი პრიორიტეტის ქაღალდის მთებს და გახეხეთ და გადაყარეთ რაც შეგიძლიათ აღმოფხვრა არეულობა. დოკუმენტები, რომლებმაც გადააჭარბეს მის მიღებას, მოიცავს:

• ნაბეჭდი საბანკო ანგარიშები, რომლებიც სამ წელზე მეტი ხნისაა;

• საკრედიტო ბარათის ამონაწერები (შეინახეთ ისინი, რომლებიც დაკავშირებულია დიდ შესყიდვებთან გადახდის დასამტკიცებლად);

• შვიდი წელზე მეტი ხნის საგადასახადო დეკლარაცია;

• გადასახადები და ქვითრები, რომლებიც სამ წელზე მეტი ხნისაა;

• ვადაგასული მომსახურების კონტრაქტები, პოლიტიკა, გარანტიები და იჯარა.

თქვენი საბუთების განადგურება ახლა შეიძლება ისე იყოს ორგანიზებული, რომ მომავალში კონკრეტული დოკუმენტის პოვნა იყოს სწრაფი და ინტუიციური. ეს შეიძლება იყოს ანბანური ან ქრონოლოგიური, თუმცა ადამიანების უმრავლესობას მიაჩნია, რომ საგნების მიხედვით საბუთების შედგენა ყველაზე გონივრულია. ასე რომ, პირადი ჩანაწერები ყველა ერთ ფაილშია, საბანკო ჩანაწერი მეორეში, სახლის შესყიდვის დოკუმენტები მესამეში და ასე შემდეგ.

განიხილეთ ფერადი კოდირების სისტემის მიღება დაკავშირებული დოკუმენტების დაჯგუფებისთვის. ამ სისტემით, თქვენ შეგიძლიათ ერთი შეხედვით მოძებნოთ დოკუმენტების ზოგადი კატეგორია, მაგრამ თავიდან აიცილოთ ერთი ფაილი საქაღალდის ასობით ფურცლით ზედმეტად შევსების პრობლემა.

მიანიჭეთ პირველადი ფერი ფაილების კატეგორიას (წითელი სახლისთვის, მაგალითად), ამ კატეგორიის ყველაზე მნიშვნელოვანი დოკუმენტებით ყველაზე ნათელ საქაღალდეში (სახლის შემოწმების ანგარიში, ქონების აქტი). შემდეგ დაარღვიეთ კატეგორია მეორადი, მაგრამ დაკავშირებული დოკუმენტების შევსებით იმავე ფერის სხვადასხვა ფერის საქაღალდეებში (მაგალითად, ვარდისფერი გარანტიებისთვის, საოპერაციო სახელმძღვანელოებისთვის და მომსახურების კონტრაქტებისთვის).

დაიმახსოვრეთ, რაც უფრო მეტად დაყოფთ თქვენს სისტემას კატეგორიებად და ქვეკატეგორიებად, მით ნაკლები დრო და შრომატევადი იქნება კონკრეტული დოკუმენტების თვალყურის დევნება მომავალში. იმისათვის, რომ თვალყური ადევნოთ თქვენს სისტემას, შექმენით ფაილების მარტივი ინდექსი შინაარსის ცხრილით, რათა შემდგომში დარწმუნდეთ, რომ თქვენ არ შეცდებით და არ შეცვლით რაიმე მნიშვნელოვან დოკუმენტს.

აირჩიეთ სად და როგორ შეინახოთ თქვენი დოკუმენტები

თქვენ შეიძლება ცდუნოთ დაალაგოთ თქვენი ფაილები ყუთში და ჩააგდოთ იგი სხვენის ან სარდაფის კუთხეში. გაითვალისწინეთ, რომ ბევრი მნიშვნელოვანი დოკუმენტის გამოცვლა ძნელი და ძვირია, თუ ისინი დაზიანებულია წყლით, სიცხით ან მღრღნელებით.

ამის ნაცვლად, იპოვეთ ადგილი შედარებით მუდმივი ტემპერატურის მქონე ოთახში, რომელიც არ არის მიდრეკილი წყალდიდობის, უკიდურესი სიცხის ან სიცივის ან მავნებლებისკენ. ა სახლი ოფისი, შესანახი კარადა ან თუნდაც საწოლის ქვეშ კარგად მუშაობს.

არსებობს მრავალი კონტეინერი, რომლის საშუალებითაც შეგიძლიათ შეინახოთ მნიშვნელოვანი დოკუმენტები სახლში, ძველი სკოლის ბანკირის ყუთებიდან დაწყებული ცეცხლგამძლე სეიფი. აქ არის ოთხი შენახვის სისტემა, რომელიც შეიძლება თქვენთვის გამოდგეს:

ბანკირის ყუთი

უმარტივესი, მაგრამ ყველაზე ნაკლებად უსაფრთხო გამოსავალი, ა ბანკირის ყუთი ეს არის უბრალოდ მუყაოს ყუთი, რომელიც შექმნილია საქაღალდეების შესანახად. იგი მოიცავს მტკიცე სახურავს და სახელურის ხვრელებს მარტივი წვდომისა და თაროებისათვის.

მიუხედავად იმისა, რომ ბანკირის ყუთი არის ეფექტური და შემაშფოთებელი შენახვის მეთოდი, მუყაო ამას არ გააკეთებს დაიცავით დოკუმენტები ხანძრის, წყლის ან მღრღნელებისგან და არ არსებობს გზა, რომ დაიცვათ ყუთი, რომ არ დაიცვათ თავი ქურდობა თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ბანკის ყუთი დაბალი პრიორიტეტული ქაღალდებისათვის, მაგრამ თქვენი უფრო მნიშვნელოვანი დოკუმენტები უნდა იყოს დაცული უფრო დაცულ კონტეინერში.

პლასტმასის ურნა

ბანკირის ყუთის მსგავსად, მარტივი პლასტმასის ურნა არის იაფი და მარტივი გზა დაბალი პრიორიტეტის მქონე პირადი დოკუმენტების შესანახად. პლასტმასის ყუთები მზადდება დასალაგებლად, ამიტომ ეს შეიძლება იყოს მოსახერხებელი გადაწყვეტა, როდესაც თქვენ გაქვთ დიდი რაოდენობით ფაილი და შეზღუდული სივრცე. მიუხედავად იმისა, რომ შენახვის ეს მეთოდი გთავაზობთ შეზღუდულ დაცვას წყალდიდობისა და მღრღნელებისგან, ის არ არის ცეცხლგამძლე და არ შეიძლება ჩაკეტილი.

შევსების კაბინეტი

სახლის შევსების კაბინეტები მოდის სხვადასხვა სტილის შესატყვისი ინტერიერის დეკორი თქვენი სახლის და შეუძლია მოათავსოს დიდი რაოდენობით ფაილი მრავალ უჯრაში. თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ მოდელი საკეტით, ქურდობისგან შეზღუდული დაცვის მიზნით, ხოლო ზოგიერთი ტიპის კაბინეტი ცეცხლის შემთხვევაში სითბოს მდგრადია.

Საკარტოთეკო ბლოკი არის შესანიშნავი გამოსავალი ყველასათვის, მაგრამ თქვენი ყველაზე მნიშვნელოვანი და ძნელად შესაცვლელი პირადი დოკუმენტები. თუმცა, წყალდიდობის შემთხვევაში, ყველაზე დაბალ უჯრაში შენახულმა დოკუმენტებმა შეიძლება შეინარჩუნოს წყლის დაზიანება.

სახლის სეიფი ან საკეტი

თქვენი მნიშვნელოვანი დოკუმენტების სახლში შენახვის ყველაზე უსაფრთხო მეთოდი არის ა სახლში უსაფრთხო ან საკეტის ყუთი რომელიც ცეცხლგამძლე და წყალგამძლეა. თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ პატარა საკეტი ყუთი თქვენი უმაღლესი პრიორიტეტის დოკუმენტების შესანახად-დაბადების და ქორწინების მოწმობები, პასპორტები, სოციალური დაცვის ბარათები, ანდერძი და სახლის სიგელი - დანარჩენებთან ერთად ჩაკეტილი სახლის შევსების კაბინეტთან ერთად საბუთები.

არ აქვს მნიშვნელობა შენახვის რომელ მეთოდს გადაწყვეტთ, დარწმუნდით, რომ შექმენით თქვენი ყველა მნიშვნელოვანი პირადი და სახლთან დაკავშირებული დოკუმენტის ასლები ციფრულად. შეინახეთ ისინი ღრუბელში, USB ფლეშ დრაივზე, რომელიც ინახება უსაფრთხოების საცავში, ან სანდო ადვოკატთან ან მეგობართან.

რებეკა ვინკი 1993 წელს ჩიკაგოდან იტალიაში გადავიდა საცხოვრებლად და მალევე ღრმად ჩაეფლო ქვეყანაში, სადაც განახლდა შუა საუკუნეების ქვის ფერმა და განახორციელეს ის B&B- ს სახით 20 წლის განმავლობაში. დღეს ის ატარებს დროს, წერს მოგზაურობის, კულტურისა და საკვების შესახებ (ბოლოს და ბოლოს, ეს იტალიაა!) ისეთი გამოცემებისთვის, როგორიცაა The ტელეგრაფი და ჟურნალი იტალია, ასევე იმ უცნაური ქარების დაფიქრება, რომელმაც ურბანული ვეგეტარიანელი ფერმაში მიიყვანა უმბრია.