ドキュメントの保存と整理

おめでとう！ あなたは 家を購入した、あなたを不動産の誇り高き所有者にし、それに伴う書類の山を作ります。

あなたの最初から 家探し 閉店日まで、あなたの住宅購入の旅は、フォーム、手紙、レポート、契約書、契約書、その他の文書のパンくずリストを作成しました。 そして、この増え続ける書類の備蓄は、鍵を手に入れても次第に減っていくことはありません。

自宅の所有権 新しいアプライアンスの操作マニュアルから 将来の改修工事の許可、すべてを安全に保管する必要があります。そうすれば、探しているものをいつでも簡単に、ストレスなく見つけることができます。

ペーパーレス化して一部のドキュメントをデジタルでのみ保存できるかどうかを自問するかもしれません。 デジタルストレージ 重要なドキュメントの適切なバックアップです。 コンピュータファイルを名前で検索してすばやく見つける方が簡単です。 ただし、ほとんどの書類の元のコピーを保持する必要があります。

スキャン 財務記録、納税申告、契約書、請求書、領収書、さらにはパスポートや出生証明書、死亡診断書などの重要な個人文書でさえ、簡単に取得できるコピーがあります。 ただし、これらのデジタルコピーをクラウド、外付けハードドライブ、またはDMS（ドキュメント管理システム）に保存した後でも、安全に保管する必要があります。 オリジナルをファイルして保存する.

紙の川で溺れるのを避けるために、重要な文書を整理して保存するためのシステムを設定します。 あなたの新しい家に落ち着く. 始めるためのヒントをいくつか紹介します。

重要なドキュメントを収集する

最初のステップは最も面倒ですが、最も重要なことでもあります。すべてのドキュメントを1か所にまとめて、ファイルして安全に保管できるようにします。 まとめるべき家庭関連の記録やその他の論文の種類の例は次のとおりです。

• バイヤーの代理店契約;

• 購入契約;

• 補遺、修正またはライダー;

• 売り手の開示;

• 住宅検査 報告;

• クロージングディスクロージャー;

• タイトル保険契約;

• 財産証書;

• 住宅ローン契約;

• 給水器、かまど、白物家電などのシステムの住宅および製品の保証。

• システムおよびアプライアンスの操作マニュアル。

• 過去の改造の建設計画と許可。

• 売り手からのリースおよび譲渡可能な契約、すなわち太陽エネルギーシステムのリース。

• 芝生の手入れ、プールのメンテナンスなどのサービス契約と領収書。

あなたが整理してファイルするためにあなたの家の購入から重要な文書を集めている限り、考慮してください この機会を利用して、安全で簡単にアクセスできる場所に保管したい他のドキュメントを組み立てます スポット。 良いチェックリストは次のとおりです。

• 出生および死亡診断書;

• 結婚許可証;

• 社会保障カード;

• パスポート;

• 遺言;

• 医療記録;

• 保険;

• 自動車文書;

• クレジットカードの書類;

• 投資書類;

• ローン文書;

• 銀行記録;

• 税務記録;

• 成績証明書と卒業証書;

• 毎月の請求書と領収書。

ファイリングシステムをセットアップする

住宅購入やその他の書類をすべて1か所に集めたら、時間をかけて整理します。 重要度の高い順にそれらをスタックに分割し、出生証明書、社会保障カード、財産証書などを最上位に置き、古い税務記録と記録を脇に置きます。

次に、これらの優先度の低い紙の山をよく見て、できることを細かく切り刻んで投げます 乱雑さを排除します. 歓迎を超えた事務処理には、次のものが含まれます。

• 3年以上前の印刷された銀行取引明細書。

• クレジットカードの明細書（支払いの証明のために大量購入に関連するものを保管してください）;

• 7年以上経過した納税申告書。

• 3年以上経過した請求書と領収書。

• 期限切れのサービス契約、ポリシー、保証、およびリース。

カリングされた書類のスタックは、将来特定のドキュメントをすばやく直感的に見つけることができるように整理できるようになりました。 これはアルファベット順または時系列である可能性がありますが、ほとんどの人は主題ごとに書類を提出することが最も理にかなっていると感じています。 したがって、個人の記録はすべて1つのファイルに入れられ、銀行の記録は別のファイルに入れられ、住宅購入の文書は3番目のファイルに入れられます。

関連するドキュメントをグループ化するために、色分けされたシステムを採用することを検討してください。 このシステムを使用すると、探しているドキュメントの一般的なカテゴリを一目で見つけることができますが、1つのファイルフォルダに数百枚の用紙を詰め込みすぎるという問題を回避できます。

ファイルのカテゴリ（たとえば、住宅関連の場合は赤）に原色を割り当て、そのカテゴリ内の最も重要なドキュメントを最も明るいフォルダ（住宅検査レポート、財産証書）に割り当てます。 次に、同じ色の異なる色合いのフォルダー（保証、操作マニュアル、サービス契約などの場合はピンク）に、二次的であるが関連するドキュメントをファイリングして、カテゴリを分類します。

システムをカテゴリとサブカテゴリに分類すればするほど、特定のドキュメントを追跡するプロセスにかかる時間とイライラが少なくなることを忘れないでください。 システムを追跡するには、目次を使用して単純なファイルインデックスを作成し、重要なドキュメントを誤ってファイリングしたり置き忘れたりしないようにします。

ドキュメントを保存する場所と方法を選択する

ファイルを箱に積み上げて、屋根裏部屋や地下室の隅に押し込めたくなるかもしれません。 多くの重要な文書は、水、熱、または齧歯によって損傷した場合、交換するのが難しく、費用がかかることに注意してください。

代わりに、洪水、極度の暑さ、寒さ、または害虫の影響を受けにくい、比較的一定の温度の部屋の場所を見つけてください。 NS ホームオフィス、収納クローゼット、さらには ベッドの下 うまく機能します。

昔ながらの銀行の箱から 耐火金庫. これがあなたのために働くかもしれない4つのストレージシステムです：

バンカーズボックス

最も単純だが安全性が最も低いソリューション、 バンカーズボックス ファイルフォルダを保持するために設計された単なる段ボール箱です。 頑丈な蓋とハンドル穴があり、簡単にアクセスして棚に置くことができます。

銀行の箱は費用効果が高く、手間のかからない保管方法ですが、段ボールはそうではありません 文書を火、水、または齧歯から保護し、保護するためにボックスをロックする方法はありません 盗難。 優先度の低い紙には銀行の箱を使用できますが、より重要なドキュメントはより安全なコンテナに保管する必要があります。

プラスチック製のゴミ箱

銀行の箱のように、シンプル プラスチック製のゴミ箱 優先度の低い個人文書を保存するための安価で簡単な方法です。 プラスチック製のゴミ箱は積み重ね用に作られているため、ファイルの数が多く、スペースが限られている場合に便利なソリューションになります。 この保管方法では、洪水や齧歯類からの保護は限られていますが、耐火性ではなく、ロックすることもできません。

ファイリングキャビネット

ホームファイリングキャビネット に合わせてさまざまなスタイルがあります インテリア あなたの家のそして複数の引出しに多数のファイルを収めることができます。 盗難からの保護を制限するためにロック付きのモデルを選択できます。また、一部のタイプのファイリングキャビネットは、火災の場合に耐熱性があります。

ファイリングキャビネット は、最も重要で置き換えが難しい個人文書以外のすべての優れたソリューションです。 ただし、洪水が発生した場合、一番下の引き出しに保管されている書類が水害を受ける可能性があります。

ホームセーフまたはロックボックス

重要なドキュメントを自宅に保管する最も安全な方法は、 ホームセーフ また ロックボックス それは耐火性と耐洪水性です。 小さなロックボックスを選択して、最も優先度の高いドキュメント（出生証明書、結婚証明書）を保存できます。 パスポート、社会保障カード、意志および家の証書—残りの部分のためのロックされた家のファイリングキャビネットとペアになっています 事務処理。

どの保存方法を選択する場合でも、重要な個人用および家庭関連のすべてのドキュメントのコピーをデジタルでバックアップしてください。 それらをクラウド、貸金庫に保管されているUSBフラッシュドライブ、または信頼できる弁護士や友人と一緒に保管してください。

レベッカ・ウィンクは1993年にシカゴからイタリアに移り住み、その後まもなく、広大な中世の石造りの農家を改装し、20年間B＆Bとして運営することで田舎暮らしを深く掘り下げました。 今日、彼女は旅行、文化、そして食べ物（結局のところイタリアです！）について、Theのような出版物のために書くことに時間を費やしています。 Telegraph and Italy Magazineは、都会の菜食主義者を農場に吹き飛ばした奇妙な風について考えています。 ウンブリア。