שיטות עבודה מומלצות לתקשורת עם לקוחות

תקשורת היא אחד המרכיבים המרכזיים בהבטחת הלקוחות והקבלנים מרוצים מתוצאת הפרויקט. פרויקטים של בנייה עשויים להשתנות במהירות עם התקדמות, וצפויים שיהוקים לאורך כל הדרך. כתוצאה מכך, תקשורת בין שני הצדדים היא חיונית.

אנשי מקצוע בתחום הבנייה יודעים כי תקשורת אפקטיבית עם הלקוחות ושמירה על עדכוןם יכולים למנוע טעויות יקרות, להגדיל לחזור על הזדמנויות עסקיות ו להוביל לסך הכלכלי טוב יותר בשביל החברה. להלן כמה מהשיטות המומלצות לקבלנים כאשר תקשורת עם לקוחות.

קבע מטרות וציפיות ברורות

"המרכיב החיוני ביותר בתקשורת עם הלקוח שלך הוא לוודא ששניכם נמצאים באותו עמוד לפני תחילת הפרויקט", אומר ניק מילר, קבלן בנייה לבית קבלן באופן מייעץ.

"אחת הדרכים להבטיח ששניכם ממוקדים באותן מטרות היא קביעת פגישה לפני בנייה שבה תעבור על החומרים, ציר הזמן והיעדים של הפרויקט. על ידי כך שאתה וללקוח יהיה מתווה ברור של איך הפרויקט יתקדם ומה המטרות שלו, אתה מגדיר את עצמך להצלחה ".

הגדרת הציפיות עם הלקוח שלך היא המפתח, אומרת רחל רחוב, מנחת הטלוויזיה של תחיית פילי ונשיא חברת Hestia Construction, LLC.

"אתה צריך לספר ללקוח שלך איך אתה מצפה למצוא אתר עבודה עוד לפני שאתה מתחיל, "היא אומרת.

"כולנו היינו שם: אתה מופיע להדגמה ומגלה שהלקוח מעולם לא הסיר את הרהיטים והחפצים שלו. חשוב להתייחס לכך עוד לפני שתתחיל בהוספת הוראה בחוזה שלך שהלקוח חייב להסיר הכל לפני שתתחיל. אם לא, תגבה תשלום עבור העברת הפריטים עבורם ואינך אחראי לנזק לכל דבר שנותר באתר ”.

על ידי הגדרת ציפיות והנחיות בהתחלה, אתה עוזר למנוע הפתעות לא רצויות לשני הצדדים.

קבע קו תקשורת אחד

בכל פרויקט, ציין אדם אחד כאיש הקשר העיקרי של הלקוח. אליסה תומפסון, סגנית נשיא אבן פינה לניהול שותפים, חברת ניהול בניה, אומרת, "אחד הדברים המתסכלים ביותר עבור לקוח הוא לא לדעת למי לפנות או שיש משהו שאמרו לאדם אחד שלא ישותף עם מישהו אחר. בדרך כלל ישנם מספר אנשים המעורבים בפרויקט ועל ידי בחירת נקודת מגע אחת, אתה נמנע מכל תקשורת שגויה בינך לבין הלקוח. "

סטריט מוסיף, "אני כותב לחוזה שלי שכל התקשורת בנוגע לתפקיד צריכה לעבור דרכי ישירות ולא דרך העובדים שלי או קבלני משנה. זוהי נקודה חשובה מאוד מכיוון שלפעמים לקוחות יכולים לדבר עם עובד על עבודה נוספת או על שינוי, אך היא לעולם לא תתקשר אליך. הדבר הקל ביותר הוא לתת ללקוח נקודת קשר אחת שאחראית לטפל בכל החששות שלו, בין אם זה אתה או מישהו אחר שאתה מייעד ".

השתמש בתוכנת בנייה

אתה יכול למצוא תוכנות שיעזרו לך לעשות כמעט כל דבר בתעשיית הבנייה. אתה יכול להשתמש בו כדי להרשים את הלקוחות שלך ולנצח פרויקטים, עשה הערכות מדויקות על הצעתך, והשאיר את הלקוחות מעודכנים על התקדמות הפרויקט שלהם.

"הטכנולוגיה ניתנת לשימוש לטובתנו", אומר תומפסון. "בעוד ששרטוטים ושרטוטים הספיקו בעבר, ציפיות הלקוחות גבוהות בהרבה כעת. ספק עיבודים תלת -ממדיים של הפרויקט בהתחלה כדי באמת לזעזע את הלקוחות שלך ולעזור לאבטח פרויקטים. המגע הקטן הזה יהיה מה שמייחד אותך ומבטיח שהלקוח יבין היטב איך הכל ייראה.

"כמו כן, צלם כשהכל מתקדם. זה נהדר במיוחד אם הלקוחות שלך לא נמצאים באזור ומאפשרים להם לראות ממקור ראשון איך הדברים מתנהלים ".

מוסיף מילר: "באמצעות ניהול פרויקטים בניה תוכנות כמו BuilderTrend או Procore, לא רק שאנחנו עושים את החיים קלים יותר לעצמנו, אלא גם מסייעים להראות ללקוחות כיצד הפרויקט מתקדם. עם סוג זה של תוכנת בנייה, אנו יכולים ליצור פרופילים שבהם לקוחותינו מסוגלים לצפות בהתקדמות הנעשית בעבודתם ולראות עדכונים חזותיים עליה. הם לא צריכים לקחת את המילה שלנו על זה, הם יכולים לראות זאת בעצמם בקלות, ולתת להם שקט נפשי ".

השתמש בפתרון בעיות יזום

ג'ניפר פיורנזה, מנהלת פרויקטים של הקבלן האנגלי, מציע, "אל תהיי אזעקה בתקשורת. אם וכאשר תתעורר בעיה, פנה ללקוח עם פתרונות מחושבים, לא רק בעיות ”.

פיורנזה נזכר בפרויקט ביתי בו הבחינו העובדים ב התנור עמד לצאת. "זה מוסיף הוצאה גדולה לפרויקט נרחב כבר", היא אומרת. "עם זאת, לא רק שפנינו ללקוח עם החדשות שיש פריט גדול להוסיף לתקציב, אלא הייתה לנו תוכנית על העברת התנור מהקומה הראשונה למרתף, והפיכת חדר השירות הישן לחדר של הלקוח כלבים. הצלחנו להשתמש בריצוף וחומרים נוספים מהמטבח וחדר האמבטיה כדי להשלים את חדר הכלבים החדש, כך שזה לא דרש הרבה יותר השקעה מהלקוח שלנו.

"לחשוב על פתרונות אפשריים מעבר לבעיה הגדולה שזיהינו עובר דרך ארוכה. הלקוחות שלנו רואים שאנחנו פותרי בעיות ושם לעזור להם, לא רק בשביל להרוויח כסף ".

שמור על לקוחות מעודכנים

בעולם הבנייה שבו דברים יכולים להשתנות מדי יום, שמירה על עדכונים של הלקוחות שלך היא המפתח לשמירה על מערכת יחסים איתם. אם יש להם חששות או תלונות, תקשורת שגרתית מסייעת למנוע שינויים דרסטיים בדרישות בהמשך.

"הפרויקטים שלנו מנוהלים על ידי מנהלי פרויקטים, אשר שומרים על קשר מתמיד עם בעלי בתים במהלך תהליך הבנייה, ומעדכנים אותם בכל צעד ושעל ", מסביר פיורנזה. "א פרויקט שיפוץ הבית יכול להפריע ומלחיץ. אנו אוהבים לעשות כל שביכולתנו כדי לוודא שבעלי הבית שלנו ירגישו בנוח. בסוף כל שבוע, כל בעל בית מקבל מייל עדכון הכולל את כל העבודה שהושלמה באותו שבוע, בעיות יוצאות מן הכלל והשלבים הבאים ".

מארק סוטו הוא סופר עצמאי ממילווקי, וויסקונסין. יש לו ידע מקיף בפרויקטים של שיפוץ הבית המבוסס על עבודתו הקודמת. מארק מגיע ממשפחה של עובדי עשה זאת בעצמם ועבד עם גננות, אינסטלטורים, ציירים וקבלנים אחרים. הוא גם כותב על קמפינג ועל ההתלהבות שלו מחיק הטבע.