אחסון מסמכים וארגון

מזל טוב! יש לך רכש בית, מה שהופך אותך לבעלים הגאה של פיסת נדל"ן וערימות של ניירת שתלווה אליה.

מתחילת שלך חיפוש בית עד יום הסגירה, מסע רכישת הבית שלך יצר שובל של פירורים של טפסים, מכתבים, דוחות, הסכמים, חוזים ומסמכים אחרים. ומלאי הניירות ההולך וגדל אינו מתמעט ברגע שאתה מקבל את המפתחות.

בעלות על דירה פירושו זרם אינסופי של כל דבר, החל ממדריכי הפעלה חדשים של מכשירי חשמל ועד אישורים לעבודות שיפוץ עתידיות, שכולם צריכים להיות מאוחסנים בצורה מאובטחת, כך שתמיד תוכל למצוא את מבוקשך, בקלות וללא לחץ.

ייתכן שאתה שואל את עצמך אם אתה יכול ללכת ללא נייר ולאחסן כמה מסמכים בדיגיטל בלבד. אחסון דיגיטלי מהווה גיבוי טוב למסמכים חשובים. קל יותר לחפש בקבצי המחשב שלך לפי שם כדי לאתר אותם במהירות. אך עדיין יהיה עליך לשמור את העותקים המקוריים של רוב הניירות שלך.

לִסְרוֹק רישומים פיננסיים, החזרי מס, חוזים, שטרות וקבלות ואפילו מסמכים אישיים מרכזיים כמו דרכונים ותעודות לידה ומוות כדי לקבל עותק שניתן לאחזור בקלות. אך לאחר שתאחסן את העותקים הדיגיטליים האלה בענן, כונן קשיח חיצוני או DMS (מערכת ניהול מסמכים), עדיין תצטרך בבטחה

קובץ ושמור את מסמכי המקור.

כדי להימנע מטביעה בנהר נייר, הקים מערכת לארגון ושמירה של מסמכים חשובים כחלק ממנה להתמקם בבית החדש שלך. להלן מספר טיפים לתחילת העבודה.

אסוף את המסמכים החשובים שלך

השלב הראשון עשוי להיות המייגע ביותר, אך גם החשוב ביותר - קבל את כל המסמכים שלך במקום אחד, כך שתוכל להגיש ולשמור אותם בבטחה. דוגמאות לסוגי הרשומות הקשורות לבית ולניירות אחרות שעליך להרכיב כוללות:

• הסכם סוכן הקונה;

• הסכם רכישה;

• תוספות, תיקונים או רוכבים;

• גילוי מוכר;

• בדק בית להגיש תלונה;

• סגירת גילוי;

• פוליסת ביטוח כותרת;

• שטר קניין;

• הסכם משכנתא;

• אחריות לבית ולמוצרים על מערכות כמו דוד המים, הכבשן והמכשירים העיקריים;

• מדריכי הפעלה של מערכת ומכשירים;

• תוכניות בנייה והיתרים לכל שיפוץ עבר;

• שכירות וחוזים ניתנים להעברה מהמוכר, כלומר חוזה שכירות של מערכת אנרגיה סולארית;

• חוזי שירות וקבלות על טיפול במדשאות, אחזקת בריכות וכו '.

כל עוד אתה אוסף מסמכים חשובים מרכישת הבית שלך כדי לארגן ולהגיש, שקול בהזדמנות זו להרכיב מסמכים אחרים שתרצה לשמור בכספת ובגישה נוחה לְזַהוֹת. להלן רשימת צ'קים טובה:

• תעודות לידה ומוות;

• רישיונות נישואין;

• כרטיסי ביטוח לאומי;

• דרכונים;

• צוואות;

• מסמכים רפואיים;

• פוליסות ביטוח;

• מסמכי רכב;

• מסמכי כרטיס אשראי;

• מסמכי השקעה;

• מסמכי הלוואה;

• רשומות בנקאיות;

• רישומי מס;

• תמלילים ותעודות;

• חשבונות וקבלות חודשיים.

הגדר מערכת תיוק

לאחר שאספת את כל רכישת הבית ומסמכים אחרים במקום אחד, קח זמן למיין אותם. חלקם אותם לערמות המבוססות על סדר החשיבות, כאשר דברים כמו תעודות לידה, תעודות ביטוח לאומי ומעשי רכוש תופסים את המקום הראשון ורישומי מס ותמלילים ישנים מונחים בצד.

אז תסתכלו היטב על הרים הנמצאים בעדיפות נמוכה וגרסו וזרקו מה שאתם יכולים לחסל את העומס. הניירת שגברה על קבלת הפנים שלה כוללת:

• דפי בנק מודפסים בני יותר משלוש שנים;

• הצהרות כרטיס אשראי (שמור את הקשורות לרכישות גדולות לצורך הוכחת תשלום);

• החזרי מס בני יותר משבע שנים;

• שטרות וקבלות בני יותר משלוש שנים;

• חוזי שירות שפג תוקפם, מדיניות, אחריות ושכירות.

כעת ניתן לארגן את ערימות הניירת שלך כך שהמציאת מסמך ספציפי בעתיד תהיה מהירה ואינטואיטיבית. זה עשוי להיות אלפביתי או כרונולוגי, למרות שרוב האנשים מגלים כי הגשת ניירת לפי נושאים היא הגיונית ביותר. אז רשומות אישיות כולן נכנסות לקובץ אחד, רשומות בנקאיות אחרות, מסמכי רכישת דירות בשלישי וכן הלאה.

שקול לאמץ מערכת מקודדת צבע לקיבוץ מסמכים הקשורים אליה. בעזרת מערכת זו, אתה יכול למצוא את הקטגוריה הכללית של המסמך שאתה מחפש במבט חטוף אך להימנע מבעיית מילוי יתר של תיקיית קבצים אחת עם מאות גיליונות נייר.

הקצה צבע עיקרי לקטגוריית קבצים (אדום למשל, הקשור לבית לאחר מכן, פרק את הקטגוריה על ידי הגשת מסמכים משניים אך קשורים בתיקיות בגוונים שונים באותו צבע (ורוד לאחריות, מדריכי הפעלה וחוזי שירות, למשל).

זכור שככל שתפרק את המערכת שלך לקטגוריות וקטגוריות משנה, כך תהליך האיתור של מסמכים ספציפיים יהיה פחות זמן ומתסכל בעתיד. כדי לעקוב אחר המערכת שלך, צור אינדקס קבצים פשוט עם תוכן עניינים כדי לוודא שלא תמחק או תטעה כל מסמך חשוב.

בחר היכן וכיצד לאחסן את המסמכים שלך

אתה עלול להתפתות לערום את הקבצים שלך בקופסה ולהכניס אותם לפינת עליית הגג או המרתף. זכור כי מסמכים חשובים רבים קשים ויקרים להחלפה אם הם ניזוקים ממים, חום או מכרסמים.

במקום זאת, מצא מקום בחדר עם טמפרטורה קבועה יחסית שאינו מועד להצפות, חום קיצוני או קור או מזיקים. א משרד ביתי, ארון אחסון או אפילו מתחת למיטה עובד טוב.

ישנם מספר מכולות בהן תוכל להשתמש כדי לאחסן מסמכים חשובים בבית, מקופסאות בנקאיות של בית ספר ישן ועד א בטוח חסין אש. להלן ארבע מערכות אחסון שעשויות לפעול עבורך:

קופסת בנקאים

הפתרון הפשוט אך הפחות בטוח, א קופסת בנקאים היא פשוט קופסת קרטון שנועדה להכיל תיקיות קבצים. הוא כולל מכסה יציב וחורי ידית לגישה נוחה ומדפים.

למרות שקופסת בנקאים היא שיטת אחסון חסכונית וללא מהומה, הקרטון לא להגן על מסמכים מפני אש, מים או מכרסמים, ואין דרך לנעול את הקופסה כדי להימנע ממנה גְנֵבָה. אתה יכול להשתמש בקופסת בנקאים לניירות בעלי עדיפות נמוכה, אך יש לאחסן את המסמכים החשובים שלך בכלי מאובטח יותר.

סל פלסטיק

כמו קופסת בנקאים, פשוט פח פלסטיק היא דרך זולה וקלה לאחסן מסמכים אישיים בעלי עדיפות נמוכה. פחי פלסטיק מיוצרים להערמה, כך שאלו יכולים להוות פתרון נוח כאשר יש לך מספר רב של קבצים ומקום מוגבל. למרות ששיטת אחסון זו מציעה הגנה מוגבלת מפני הצפות ומכרסמים, היא אינה חסינת אש ואינה ניתנת לנעילה.

ארון תיקים

ארונות תיוק לבית מגיעים בסגנונות שונים שיתאימו ל עיצוב פנים של הבית שלך ויכול להתאים למספר רב של קבצים במספר מגירות. אתה יכול לבחור דגם עם מנעול להגנה מוגבלת מפני גניבה, וכמה סוגים של ארונות תיוק עמידים בחום במקרה של שריפה.

ארונות תיוק מהווים פתרון מצוין לכל המסמכים האישיים החשובים והקשים ביותר להחלפה שלך, למעט. עם זאת, במקרה של הצפה, המסמכים המאוחסנים במגירה הנמוכה ביותר עלולים לסבול מנזקי מים.

כספת או נעילת בית

השיטה המאובטחת ביותר לאחסון המסמכים החשובים שלך בבית היא ב- הביתה בבטחה אוֹ תיבת נעילה שהוא חסין אש ועמיד בפני הצפות. אתה יכול לבחור בארגז נעילה קטן לאחסון המסמכים בעלי עדיפות גבוהה ביותר-תעודות לידה ונישואין, דרכונים, כרטיסי ביטוח לאומי, צוואה ושטר בית - יחד עם ארון תיוק נעול לשאר ניירת.

לא משנה באיזו שיטת אחסון אתה מסתמך, הקפד לגבות עותקים של כל המסמכים האישיים והקשורים לבית שלך באופן דיגיטלי. אחסן אותם בענן, בכונן הבזק מסוג USB השמור בכספת, או אצל עורך דין או חבר אמין.

רבקה ווינק עברה לאיטליה משיקגו ב -1993 וזמן קצר לאחר מכן עשתה צלילה עמוקה לחיים כפריים על ידי שיפוץ בית חקלאי אבן מימי הביניים והפעלתו כצימר במשך 20 שנה. כיום היא מבלה את זמנה בכתיבה על טיולים, תרבות ואוכל (אחרי הכל איטליה!) לפרסומים כמו מגזין טלגרף ואיטליה, כמו גם מהרהר ברוחות המוזרות שהביאו צמחוני עירוני לחווה ב אומבריה.