Penyimpanan dan Organisasi Dokumen

Selamat! Anda sudah membeli rumah, menjadikan Anda pemilik yang bangga atas sebidang real estat dan setumpuk dokumen yang menyertainya.

Dari awal Anda pencarian rumah hingga hari penutupan, perjalanan pembelian rumah Anda menciptakan jejak formulir, surat, laporan, perjanjian, kontrak, dan dokumen lainnya. Dan tumpukan dokumen yang terus bertambah ini tidak berkurang begitu Anda mendapatkan kuncinya.

Kepemilikan rumah berarti aliran tanpa akhir dari segala sesuatu mulai dari manual pengoperasian alat baru hingga izin untuk pekerjaan renovasi di masa mendatang, yang semuanya perlu disimpan dengan aman agar Anda selalu dapat menemukan apa yang Anda cari, dengan mudah dan tanpa stres.

Anda mungkin bertanya pada diri sendiri apakah Anda bisa tanpa kertas dan menyimpan beberapa dokumen hanya secara digital. Penyimpanan digital adalah cadangan yang baik untuk dokumen penting. Lebih mudah untuk mencari file komputer Anda berdasarkan nama untuk menemukannya dengan cepat. Tetapi Anda masih perlu menyimpan salinan asli dari sebagian besar dokumen Anda.

Pindai catatan keuangan, pengembalian pajak, kontrak, tagihan dan kwitansi, dan bahkan dokumen pribadi penting seperti paspor dan akta kelahiran dan kematian agar salinannya mudah diambil. Namun begitu Anda menyimpan salinan digital ini di cloud, hard drive eksternal, atau DMS (sistem manajemen dokumen), Anda masih perlu menyimpannya dengan aman. arsipkan dan simpan yang asli.

Untuk menghindari tenggelam di sungai kertas, buatlah sistem untuk mengatur dan menyimpan dokumen penting sebagai bagian dari menetap di rumah baru Anda. Berikut adalah beberapa tips untuk Anda mulai.

Kumpulkan Dokumen Penting Anda

Langkah pertama mungkin yang paling membosankan, tetapi juga yang paling penting — dapatkan semua dokumen Anda di satu tempat sehingga Anda dapat mengarsipkan dan menyimpannya dengan aman. Contoh jenis catatan terkait rumah dan kertas lain yang harus Anda kumpulkan meliputi:

• Perjanjian agen pembeli;

• Persetujuan pembelian;

• Tambahan, amandemen atau pengendara;

• Pengungkapan penjual;

• Inspeksi rumah laporan;

• Pengungkapan penutupan;

• Judul polis asuransi;

• Akta properti;

• Perjanjian hipotek;

• Jaminan rumah dan produk untuk sistem seperti pemanas air, tungku, dan peralatan utama;

• Manual pengoperasian sistem dan alat;

• Rencana konstruksi dan izin untuk renovasi sebelumnya;

• Sewa dan kontrak yang dapat dialihkan dari penjual, yaitu sewa sistem energi surya;

• Kontrak layanan dan tanda terima untuk perawatan taman, pemeliharaan kolam, dll.

Selama Anda mengumpulkan dokumen penting dari pembelian rumah Anda untuk diatur dan disimpan, pertimbangkan mengambil kesempatan ini untuk mengumpulkan dokumen lain yang mungkin ingin Anda simpan di tempat yang aman dan mudah diakses titik. Berikut daftar periksa yang bagus:

• Akta kelahiran dan kematian;

• Surat nikah;

• kartu jaminan sosial;

• paspor;

• surat wasiat;

• Rekam medis;

• Polis asuransi;

• dokumen mobil;

• dokumen kartu kredit;

• Dokumen investasi;

• Dokumen pinjaman;

• Catatan perbankan;

• Catatan pajak;

• Transkrip dan ijazah;

• Tagihan dan kuitansi bulanan.

Siapkan Sistem Pengarsipan

Setelah Anda mengumpulkan semua pembelian rumah dan dokumen lainnya di satu tempat, luangkan waktu untuk memilah-milahnya. Bagilah menjadi tumpukan berdasarkan urutan kepentingan, dengan hal-hal seperti akta kelahiran, kartu jaminan sosial, dan akta properti menempati posisi teratas dan catatan pajak lama dan transkrip diletakkan di samping.

Kemudian perhatikan baik-baik tumpukan kertas berprioritas rendah ini dan sobek dan lempar apa yang Anda bisa menghilangkan kekacauan. Dokumen yang telah melewati masa berlakunya meliputi:

• Laporan bank tercetak yang berumur lebih dari tiga tahun;

• Laporan kartu kredit (simpan yang terkait dengan pembelian dalam jumlah besar sebagai bukti pembayaran);

• Surat Pemberitahuan yang berumur lebih dari tujuh tahun;

• Tagihan dan kuitansi yang berumur lebih dari tiga tahun;

• Kontrak layanan, kebijakan, jaminan, dan sewa yang kedaluwarsa.

Tumpukan dokumen Anda yang telah dimusnahkan sekarang dapat diatur dengan cara yang membuat pencarian dokumen tertentu di masa depan menjadi cepat dan intuitif. Ini mungkin abjad atau kronologis, meskipun kebanyakan orang menganggap bahwa mengajukan dokumen berdasarkan subjek paling masuk akal. Jadi catatan pribadi semua masuk dalam satu file, catatan perbankan yang lain, dokumen pembelian rumah di ketiga, dan seterusnya.

Pertimbangkan untuk mengadopsi sistem kode warna untuk mengelompokkan dokumen terkait. Dengan sistem ini, Anda dapat menemukan kategori umum dokumen yang Anda cari secara sekilas, tetapi menghindari masalah terlalu banyak mengisi satu folder file dengan ratusan lembar kertas.

Tetapkan warna utama ke kategori file (merah untuk yang berhubungan dengan rumah, misalnya), dengan dokumen paling penting dalam kategori itu di folder paling terang (laporan inspeksi rumah, akta properti). Kemudian pisahkan kategori dengan mengarsipkan dokumen sekunder tetapi terkait dalam folder dengan warna berbeda dengan warna yang sama (merah muda untuk garansi, manual pengoperasian, dan kontrak servis, misalnya).

Ingatlah bahwa semakin Anda memecah sistem Anda ke dalam kategori dan subkategori, semakin sedikit waktu yang memakan waktu dan membuat frustrasi proses pelacakan dokumen tertentu di masa mendatang. Untuk melacak sistem Anda, buat indeks file sederhana dengan daftar isi untuk memastikan lebih lanjut bahwa Anda tidak akan salah menyimpan atau salah menaruh dokumen penting apa pun.

Pilih Tempat dan Cara Menyimpan Dokumen Anda

Anda mungkin tergoda untuk menumpuk file Anda di dalam kotak dan menyimpannya di sudut loteng atau ruang bawah tanah. Ingatlah bahwa banyak dokumen penting yang sulit dan mahal untuk diganti jika rusak karena air, panas, atau hewan pengerat.

Alih-alih, temukan tempat di ruangan dengan suhu yang relatif konstan yang tidak rentan terhadap banjir, panas atau dingin yang ekstrem, atau hama. A kantor pusat, lemari penyimpanan atau bahkan dibawah tempat tidur bekerja dengan baik.

Ada sejumlah wadah yang bisa Anda gunakan untuk menyimpan dokumen penting di rumah, mulai dari kotak bankir jadul hingga brankas tahan api. Berikut adalah empat sistem penyimpanan yang mungkin cocok untuk Anda:

Kotak bankir

Solusi paling sederhana tetapi paling tidak aman, a kotak bankir hanyalah sebuah kotak kardus yang dirancang untuk menyimpan folder file. Ini termasuk tutup yang kokoh dan lubang pegangan untuk akses dan rak yang mudah.

Meskipun kotak bankir adalah metode penyimpanan yang hemat biaya dan tidak repot, karton tidak akan melindungi dokumen dari api, air atau hewan pengerat, dan tidak ada cara untuk mengunci kotak untuk menjaganya pencurian. Anda dapat menggunakan kotak bankir untuk kertas prioritas rendah, tetapi dokumen Anda yang lebih penting harus disimpan dalam wadah yang lebih aman.

Tempat sampah plastik

Seperti kotak bankir, sederhana tempat sampah plastik adalah cara yang murah dan mudah untuk menyimpan dokumen pribadi berprioritas rendah. Tempat sampah plastik dibuat untuk ditumpuk, jadi ini bisa menjadi solusi yang nyaman saat Anda memiliki banyak file dan ruang terbatas. Meskipun metode penyimpanan ini menawarkan perlindungan terbatas dari banjir dan hewan pengerat, metode ini tidak tahan api dan tidak dapat dikunci.

Lemari arsip

Lemari arsip rumah datang dalam berbagai gaya untuk mencocokkan dekorasi interior rumah Anda dan dapat memuat banyak file di beberapa laci. Anda dapat memilih model dengan kunci untuk perlindungan terbatas terhadap pencurian, dan beberapa jenis lemari arsip tahan panas jika terjadi kebakaran.

Lemari arsip adalah solusi yang sangat baik untuk semua kecuali dokumen pribadi Anda yang paling penting dan sulit diganti. Namun, jika terjadi banjir, dokumen yang disimpan di laci paling bawah dapat rusak karena air.

Brankas rumah atau kotak kunci

Metode paling aman untuk menyimpan dokumen penting Anda di rumah adalah di a rumah aman atau kotak kunci yang tahan api dan tahan banjir. Anda dapat memilih kotak kunci kecil untuk menyimpan dokumen dengan prioritas tertinggi — akta kelahiran dan nikah, paspor, kartu Jaminan Sosial, surat wasiat dan akta rumah — dipasangkan dengan lemari arsip rumah yang terkunci untuk sisanya dokumen.

Apa pun metode penyimpanan yang Anda pilih, pastikan untuk mencadangkan salinan semua dokumen penting pribadi dan terkait rumah Anda secara digital. Simpan di cloud, di flash drive USB yang disimpan di brankas, atau dengan pengacara atau teman tepercaya.

Rebecca Winke pindah ke Italia dari Chicago pada tahun 1993 dan tak lama kemudian menyelami kehidupan pedesaan dengan merenovasi rumah pertanian batu abad pertengahan yang luas dan menjalankannya sebagai B&B selama 20 tahun. Hari ini, dia menghabiskan waktunya untuk menulis tentang perjalanan, budaya, dan makanan (bagaimanapun juga itu Italia!) untuk publikasi seperti The Telegraph dan Majalah Italia, serta merenungkan angin aneh yang meniup seorang vegetarian perkotaan ke sebuah peternakan di Umbria.