Dokumentumok tárolása és rendszerezése

Gratulálunk! Megvan lakást vásárolt, így büszke tulajdonosa lehetsz egy ingatlannak és egy halom papírmunka.

A tiéd kezdetétől házkutatás a zárónapig az Ön lakásvásárlási útvonala űrlapokat, leveleket, jelentéseket, megállapodásokat, szerződéseket és egyéb dokumentumokat tartalmazott. És ez a növekvő papírmunka -készlet nem szűkül le, ha megkapja a kulcsokat.

Háztulajdonjog végtelen folyamot jelent az új készülék kezelési kézikönyveitől kezdve egészen a végtelenségig engedélyek a jövőbeni felújítási munkálatokhoz, mindezt biztonságosan kell tárolni, hogy mindig könnyen és stresszmentesen megtalálhassa, amit keres.

Lehet, hogy felteszi magának a kérdést, hogy nem tud -e papírmentes lenni, és egyes dokumentumokat csak digitálisan tárolhat. Digitális tároló jó biztonsági mentés a fontos dokumentumokhoz. Könnyebb név szerint keresni a számítógépes fájlokban, hogy gyorsan megtalálhassa őket. De továbbra is meg kell őriznie a legtöbb papírmunka eredeti példányát.

Letapogatás pénzügyi nyilvántartások, adóbevallások, szerződések, számlák és nyugták, sőt olyan kulcsfontosságú személyes okmányok, mint az útlevelek, születési és halotti anyakönyvi kivonatok könnyen lekérhető másolattal. De ha ezeket a digitális másolatokat a felhőben, külső merevlemezen vagy DMS -ben (dokumentumkezelő rendszerben) tárolja, akkor is biztonságosan kell rögzítse és tárolja az eredetiket.

Annak elkerülése érdekében, hogy a papírfolyásba fulladjon, hozzon létre egy rendszert a fontos dokumentumok rendszerezésére és tárolására letelepedni új otthonába. Íme néhány tipp az induláshoz.

Gyűjtse össze fontos dokumentumait

Az első lépés lehet a legunalmasabb, de egyben a legfontosabb is - állítsa össze az összes dokumentumot egy helyen, hogy fájlokat készíthessen és biztonságosan tárolhasson. Példák az otthonra vonatkozó iratok és egyéb dokumentumok típusaira, amelyeket össze kell állítania:

• Vevői ügynöki szerződés;

• Adásvételi szerződés;

• Kiegészítések, módosítások vagy versenyzők;

• Eladói közzétételek;

• Otthoni ellenőrzés jelentés;

• Záró közzététel;

• Cím biztosítási kötvény;

• Vagyoni okirat;

• Jelzálogszerződés;

• Otthoni és termékgaranciák olyan rendszerekre, mint a vízmelegítő, a kemence és a főbb készülékek;

• A rendszer és a készülék kezelési kézikönyvei;

• Építési tervek és engedélyek a korábbi átalakításokhoz;

• Lízingek és átruházható szerződések az eladótól, azaz napenergia -rendszer lízingje;

• Szolgáltatási szerződések és nyugták a gyepápolásról, a medence karbantartásáról stb.

Mindaddig, amíg fontos dokumentumokat gyűjt össze a lakásvásárlásból a rendszerezéshez és az iktatáshoz, fontolja meg ragadja meg ezt a lehetőséget, és gyűjtsön össze más dokumentumokat, amelyeket biztonságban és könnyen hozzáférhető helyen szeretne tárolni folt. Itt egy jó ellenőrző lista:

• Születési és halotti anyakönyvi kivonatok;

• Házassági engedélyek;

• Társadalombiztosítási kártyák;

• Útlevelek;

• Végrendeletek;

• Orvosi feljegyzések;

• Biztosítási kötvények;

• Gépkocsi dokumentumok;

• Hitelkártya -dokumentumok;

• Befektetési dokumentumok;

• Hiteles dokumentumok;

• Banki nyilvántartások;

• Adónyilvántartások;

• Átiratok és oklevelek;

• Havi számlák és nyugták.

Állítson be egy iratrendszert

Miután összegyűjtötte az összes lakásvásárlási és egyéb dokumentumot egy helyre, szánjon egy kis időt a rendezésükre. Oszd fel őket halomra fontossági sorrend szerint, olyan dolgokkal, mint az születési anyakönyvi kivonat, a társadalombiztosítási kártyák és a tulajdonjogi okmányok, amelyek az első helyet, valamint a régi adónyilvántartásokat és átiratokat helyezik oldalra.

Ezután alaposan nézze meg ezeket az alacsony prioritású papírhegyeket, és aprítsa meg, és dobja, amit csak tud megszünteti a rendetlenséget. Az üdvözlendő papírmunka a következőket tartalmazza:

• Nyomtatott, három évnél régebbi bankszámlakivonatok;

• Hitelkártya -kivonatok (őrizze meg a nagy vásárlásokhoz kapcsolódóakat a fizetés igazolására);

• Hét évnél régebbi adóbevallások;

• Számlák és nyugták, amelyek több mint három évesek;

• Lejárt szolgáltatási szerződések, házirendek, garanciák és bérleti szerződések.

Az összegyűjtött papírkötegeket most úgy rendezheti, hogy a jövőben egy adott dokumentum megtalálása gyors és intuitív legyen. Ez lehet betűrendben vagy időrendben, bár a legtöbb ember úgy találja, hogy a papírmunka témák szerinti iktatása a legértelmesebb. Tehát a személyes rekordok mindegyike egy fájlba kerül, a banki nyilvántartások egy másikba, a lakásvásárlási dokumentumok a harmadikba stb.

Fontolja meg színkódolt rendszer alkalmazását a kapcsolódó dokumentumok csoportosítására. Ezzel a rendszerrel egy pillanat alatt megtalálhatja a keresett dokumentumok általános kategóriáját, de elkerülheti azt a problémát, hogy egy fájlmappát túlságosan megtömjenek több száz papírlappal.

Rendeljen elsődleges színt egy fájlkategóriához (például piros az otthonhoz kapcsolódóhoz), a kategória legfontosabb dokumentumait pedig a legfényesebb mappában (otthoni ellenőrzési jelentés, ingatlanlevél). Ezután bontsa fel a kategóriát úgy, hogy másodlagos, de kapcsolódó dokumentumokat helyez el az azonos színű különböző árnyalatú mappákba (például rózsaszín a garanciák, a használati utasítások és a szervizszerződések esetében).

Ne feledje, hogy minél inkább bontja a rendszert kategóriákra és alkategóriákra, annál kevésbé lesz időigényes és frusztráló a dokumentumok nyomon követésének folyamata. A rendszer nyomon követéséhez hozzon létre egy egyszerű fájlindexet tartalomjegyzékkel annak érdekében, hogy ne tévesszen be vagy tévesszen el egyetlen fontos dokumentumot sem.

Válassza ki, hol és hogyan tárolja a dokumentumokat

Kísértés támadhat, ha az iratait egy dobozba rakja, és a tetőtér vagy az alagsor egyik sarkába rakja. Ne feledje, hogy sok fontos dokumentumot nehéz és költséges kicserélni, ha víz, hő vagy rágcsálók károsítják őket.

Ehelyett keressen egy helyet egy viszonylag állandó hőmérsékletű helyiségben, amely nem hajlamos az árvizekre, a szélsőséges melegre vagy hidegre vagy kártevőkre. A otthoni munkavégzés, tárolószekrény vagy akár az ágy alatt jól működik.

Számos konténer használható a fontos dokumentumok otthoni tárolására, a régi iskola bankárládáitól a tűzálló széf. Íme négy tárolórendszer, amelyek működhetnek az Ön számára:

Bankárláda

A legegyszerűbb, de legkevésbé biztonságos megoldás a bankárláda egyszerűen egy kartondoboz, amelyet fájlmappák tárolására terveztek. Masszív fedéllel és fogantyúfuratokkal rendelkezik a könnyű hozzáférés és polcolás érdekében.

Bár a bankárláda költséghatékony és gondtalan tárolási módszer, a karton nem védje a dokumentumokat a tűztől, a víztől vagy a rágcsálóktól, és nincs mód a doboz lezárására lopás. Használhat banki dobozt alacsony prioritású papírokhoz, de fontosabb iratait biztonságosabb tárolóban kell tárolni.

Műanyag tartály

Mint egy bankárláda, egyszerű műanyag tartály olcsó és egyszerű módja az alacsony prioritású személyes dokumentumok tárolásának. A műanyag tárolók egymásra rakásra készülnek, így ezek kényelmes megoldást jelenthetnek, ha nagy számú fájl és korlátozott hely áll rendelkezésre. Bár ez a tárolási módszer korlátozott védelmet nyújt az árvíz és a rágcsálók ellen, nem tűzálló és nem zárható be.

Irattartó szekrény

Otthoni irattartó szekrények jöjjön különböző stílusban, hogy megfeleljen a belső dekoráció otthonából, és nagyszámú fájlt el tud helyezni több fiókban. A lopással szembeni korlátozott védelem érdekében választhat egy zárral rendelkező modellt, és bizonyos típusú irattartó szekrények tűz esetén hőállóak.

Irattartó szekrények kiváló megoldás mindenki számára, kivéve a legfontosabb és nehezen cserélhető személyes dokumentumokat. Áradás esetén azonban a legalsó fiókban tárolt dokumentumok vízkárokat okozhatnak.

Otthoni széf vagy záródoboz

A legfontosabb dokumentumok otthoni tárolásának legbiztonságosabb módja a otthon biztonságos vagy záródoboz ami tűz- és árvízálló. Kiválaszthat egy kis záródobozt a legmagasabb prioritású dokumentumok-születési és házassági anyakönyvi kivonatok-tárolására, útlevelek, társadalombiztosítási kártyák, végrendelet és házi okirat - a maradékhoz zárt otthoni irattartóval párosítva papírmunka.

Függetlenül attól, hogy melyik tárolási mód mellett dönt, mindenképpen készítsen biztonsági másolatot minden fontos személyes és otthoni dokumentumáról. Tárolja őket a felhőben, egy széfben tartott USB flash meghajtón, vagy egy megbízható ügyvédnél vagy barátnál.

Rebecca Winke 1993 -ban költözött Olaszországba Chicagóból, és röviddel ezután mélyen belemerült a vidéki életbe, felújítva egy kiterjedt középkori kőből készült parasztházat, és 20 évig panzióként működtette. Ma az utazásokról, a kultúráról és az ételekről (végül is Olaszország!) Ír az olyan kiadványokkal, mint a The A Telegraph és az olasz magazin, valamint azon a furcsa szellőn töprengett, amely egy városi vegetáriánust fújt egy farmra Umbria.