दस्तावेज़ संग्रहण और संगठन
एक घर को बंद करने से कागजी कार्रवाई के पहाड़ बन जाते हैं। यहां बताया गया है कि कैसे व्यवस्थित किया जाए ताकि आप सेकंड में अपनी जरूरत के किसी भी महत्वपूर्ण दस्तावेज का पता लगा सकें।
बधाई हो! आपने एक घर खरीदा, आपको अचल संपत्ति के एक टुकड़े और इसके साथ जाने के लिए कागजी कार्रवाई के ढेर का गर्व मालिक बनाता है।
अपने शुरू से घर की तलाशी समापन दिन तक, आपकी घर-खरीद यात्रा ने फॉर्म, पत्र, रिपोर्ट, समझौते, अनुबंध और अन्य दस्तावेजों का एक ब्रेडक्रंब-निशान बनाया। और एक बार चाबी मिलने के बाद कागजी कार्रवाई का यह बढ़ता हुआ भंडार कम नहीं होता है।
घर का स्वामित्व यानी नए उपकरण संचालन नियमावली से लेकर हर चीज की एक अंतहीन धारा भविष्य के नवीनीकरण कार्य के लिए परमिट, जिनमें से सभी को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करने की आवश्यकता है ताकि आप हमेशा वह ढूंढ सकें जो आप ढूंढ रहे हैं, आसानी से और बिना तनाव के।
आप खुद से पूछ रहे होंगे कि क्या आप कागज रहित हो सकते हैं और कुछ दस्तावेजों को केवल डिजिटल रूप से स्टोर कर सकते हैं। डिजिटल भंडारण महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए एक अच्छा बैकअप है। अपनी कंप्यूटर फ़ाइलों को शीघ्रता से ढूँढ़ने के लिए नाम से खोजना आसान है। लेकिन आपको अभी भी अपनी अधिकांश कागजी कार्रवाई की मूल प्रतियां रखनी होंगी।
स्कैन वित्तीय रिकॉर्ड, कर रिटर्न, अनुबंध, बिल और रसीदें और यहां तक कि पासपोर्ट और जन्म और मृत्यु प्रमाण पत्र जैसे महत्वपूर्ण व्यक्तिगत दस्तावेज आसानी से पुनर्प्राप्त करने योग्य प्रति हैं। लेकिन एक बार जब आप इन डिजिटल प्रतियों को क्लाउड, बाहरी हार्ड ड्राइव या डीएमएस (दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली) में संग्रहीत कर लेते हैं, तब भी आपको सुरक्षित रूप से इसकी आवश्यकता होगी मूल को फाइल और स्टोर करें.
कागज की नदी में डूबने से बचने के लिए, महत्वपूर्ण दस्तावेजों को व्यवस्थित करने और संग्रहीत करने के लिए एक प्रणाली स्थापित करें अपने नए घर में बसना. यहां आपकी शुरुआत के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं।
इस पृष्ठ पर
अपने महत्वपूर्ण दस्तावेज इकट्ठा करें
पहला कदम सबसे कठिन हो सकता है, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण भी हो सकता है - अपने सभी दस्तावेज़ एक ही स्थान पर प्राप्त करें ताकि आप उन्हें फ़ाइल और सुरक्षित रूप से संग्रहीत कर सकें। घर से संबंधित रिकॉर्ड के प्रकार और अन्य कागजात जिन्हें आपको एक साथ रखना चाहिए उनमें शामिल हैं:
खरीदार का एजेंट समझौता;
खरीदी अनुबंध;
परिशिष्ट, संशोधन या राइडर्स;
विक्रेता प्रकटीकरण;
गृह निरीक्षण रिपोर्ट good;
समापन प्रकटीकरण;
शीर्षक बीमा पॉलिसी;
संपत्ति विलेख;
बंधक समझौता;
वॉटर हीटर, फर्नेस और प्रमुख उपकरणों जैसी प्रणालियों के लिए घर और उत्पाद वारंटी;
सिस्टम और उपकरण संचालन मैनुअल;
किसी भी पिछले पुनर्निर्माण के लिए निर्माण योजना और परमिट;
विक्रेता से पट्टे और हस्तांतरणीय अनुबंध, यानी सौर ऊर्जा प्रणाली पट्टा;
लॉन की देखभाल, पूल रखरखाव आदि के लिए सेवा अनुबंध और रसीदें।
जब तक आप अपने घर की खरीद से लेकर व्यवस्थित और फाइल करने के लिए महत्वपूर्ण दस्तावेज एकत्र कर रहे हैं, तब तक विचार करें अन्य दस्तावेज़ों को इकट्ठा करने का अवसर लेते हुए जिन्हें आप सुरक्षित और आसानी से सुलभ रखना चाहते हैं स्थान। यहाँ एक अच्छी चेकलिस्ट है:
जन्म और मृत्यु प्रमाण पत्र;
विवाह लाइसेंस;
सामाजिक सुरक्षा कार्ड;
पासपोर्ट;
विल्स;
चिकित्सा सम्बन्धी रिकार्ड्स;
बीमा पॉलिसियां;
ऑटोमोबाइल दस्तावेज;
क्रेडिट कार्ड दस्तावेज;
निवेश दस्तावेज;
ऋण दस्तावेज;
बैंकिंग रिकॉर्ड;
कर रिकॉर्ड;
टेप और डिप्लोमा;
मासिक बिल और रसीदें।
एक फाइलिंग सिस्टम सेट करें
एक बार जब आप अपने सभी घरेलू खरीद और अन्य दस्तावेजों को एक ही स्थान पर इकट्ठा कर लेते हैं, तो उन्हें छाँटने के लिए कुछ समय दें। महत्व के क्रम के आधार पर उन्हें ढेर में विभाजित करें, जन्म प्रमाण पत्र, सामाजिक सुरक्षा कार्ड और संपत्ति के कामों को शीर्ष स्थान पर ले जाएं और पुराने कर रिकॉर्ड और प्रतिलेख किनारे पर सेट करें।
फिर कागज़ के इन निम्न-प्राथमिकता वाले पहाड़ों पर एक कड़ी नज़र डालें और जो आप कर सकते हैं उसे तोड़ें और टॉस करें अव्यवस्था को खत्म करें. कागजी कार्रवाई जो इसके स्वागत से आगे निकल गई है, उसमें शामिल हैं:
मुद्रित बैंक विवरण जो तीन वर्ष से अधिक पुराने हैं;
क्रेडिट कार्ड विवरण (भुगतान के प्रमाण के लिए बड़ी खरीदारी से संबंधित विवरण रखें);
टैक्स रिटर्न जो सात साल से अधिक पुराना है;
तीन वर्ष से अधिक पुराने बिल और रसीदें;
समाप्त सेवा अनुबंध, नीतियां, वारंटी और पट्टे।
कागजी कार्रवाई के आपके ढेर किए गए ढेर अब इस तरह से व्यवस्थित किए जा सकते हैं जो भविष्य में एक विशिष्ट दस्तावेज़ को तेज़ और सहज ज्ञान युक्त बनाता है। यह वर्णानुक्रमिक या कालानुक्रमिक हो सकता है, हालांकि अधिकांश लोगों को लगता है कि विषय के आधार पर कागजी कार्रवाई करना सबसे अधिक समझ में आता है। इसलिए व्यक्तिगत रिकॉर्ड सभी एक फ़ाइल में, बैंकिंग रिकॉर्ड दूसरे में, घर खरीदने के दस्तावेज़ एक तिहाई में, और इसी तरह चलते हैं।
संबंधित दस्तावेज़ों को समूहबद्ध करने के लिए रंग-कोडित प्रणाली अपनाने पर विचार करें। इस प्रणाली के साथ, आप एक नज़र में दस्तावेज़ की सामान्य श्रेणी ढूंढ सकते हैं, लेकिन कागज की सैकड़ों शीटों के साथ एकल फ़ाइल फ़ोल्डर को अधिक भरने की समस्या से बच सकते हैं।
फाइलों की एक श्रेणी (उदाहरण के लिए, घर से संबंधित के लिए लाल) के लिए प्राथमिक रंग असाइन करें, उस श्रेणी के सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों के साथ सबसे चमकीले फ़ोल्डर (होम इंस्पेक्शन रिपोर्ट, प्रॉपर्टी डीड) में। फिर एक ही रंग के विभिन्न रंगों (वारंटी के लिए गुलाबी, ऑपरेटिंग मैनुअल और सेवा अनुबंध, उदाहरण के लिए) के फ़ोल्डरों में माध्यमिक लेकिन संबंधित दस्तावेजों को दाखिल करके श्रेणी को तोड़ दें।
याद रखें कि जितना अधिक आप अपने सिस्टम को श्रेणियों और उपश्रेणियों में विभाजित करेंगे, भविष्य में विशिष्ट दस्तावेज़ों को ट्रैक करने की प्रक्रिया उतनी ही कम समय लेने वाली और निराशाजनक होगी। अपने सिस्टम पर नज़र रखने के लिए, सामग्री की तालिका के साथ एक साधारण फ़ाइल इंडेक्स बनाएं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आप किसी महत्वपूर्ण दस्तावेज़ को गलत या गलत नहीं रखेंगे।
चुनें कि अपने दस्तावेज़ कहाँ और कैसे संग्रहीत करें
आपको अपनी फ़ाइलों को एक बॉक्स में ढेर करने और अटारी या तहखाने के एक कोने में रखने के लिए लुभाया जा सकता है। ध्यान रखें कि पानी, गर्मी या कृन्तकों से क्षतिग्रस्त होने पर कई महत्वपूर्ण दस्तावेजों को बदलना मुश्किल और महंगा होता है।
इसके बजाय, अपेक्षाकृत स्थिर तापमान वाले कमरे में एक स्थान खोजें जो बाढ़, अत्यधिक गर्मी या ठंड या कीटों से ग्रस्त न हो। ए घर कार्यालय, भंडारण कोठरी या यहां तक कि बिस्तर के नीचे अच्छा काम करता है।
ऐसे कई कंटेनर हैं जिनका उपयोग आप घर पर महत्वपूर्ण दस्तावेजों को स्टोर करने के लिए कर सकते हैं, पुराने स्कूल के बैंकर बॉक्स से लेकर a. तक अग्निरोधक सुरक्षित. यहां चार भंडारण प्रणालियां हैं जो आपके लिए काम कर सकती हैं:
बैंकर का डिब्बा
सबसे सरल लेकिन कम से कम सुरक्षित समाधान, a बैंकर बॉक्स फ़ाइल फ़ोल्डरों को रखने के लिए डिज़ाइन किया गया एक कार्डबोर्ड बॉक्स है। इसमें आसान पहुंच और ठंडे बस्ते के लिए एक मजबूत ढक्कन और हैंडल छेद शामिल हैं।
हालांकि एक बैंकर बॉक्स एक लागत प्रभावी और बिना किसी झंझट के भंडारण का तरीका है, कार्डबोर्ड नहीं होगा दस्तावेजों को आग, पानी या कृन्तकों से बचाएं, और इससे बचाव के लिए बॉक्स को लॉक करने का कोई तरीका नहीं है चोरी होना। आप कम प्राथमिकता वाले कागजात के लिए बैंकर बॉक्स का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन आपके अधिक महत्वपूर्ण दस्तावेजों को अधिक सुरक्षित कंटेनर में संग्रहित किया जाना चाहिए।
प्लास्टिक बिन
एक बैंकर बॉक्स की तरह, एक साधारण प्लास्टिक बिन निम्न-प्राथमिकता वाले व्यक्तिगत दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने का एक सस्ता और आसान तरीका है। प्लास्टिक के डिब्बे स्टैकिंग के लिए बनाए जाते हैं, इसलिए जब आपके पास बड़ी संख्या में फाइलें और सीमित स्थान हो तो ये एक सुविधाजनक समाधान हो सकते हैं। हालांकि यह भंडारण विधि बाढ़ और कृन्तकों से सीमित सुरक्षा प्रदान करती है, यह अग्निरोधक नहीं है और इसे बंद नहीं किया जा सकता है।
फाइलें रखने की अलमारी
गृह फाइलिंग अलमारियाँ मिलान करने के लिए विभिन्न शैलियों में आते हैं आंतरिक सजावट आपके घर का और कई दराजों में बड़ी संख्या में फाइलों को फिट कर सकता है। आप चोरी के खिलाफ कुछ सीमित सुरक्षा के लिए लॉक के साथ एक मॉडल चुन सकते हैं, और कुछ प्रकार के फाइलिंग कैबिनेट आग के मामले में गर्मी प्रतिरोधी हैं।
फाइलिंग कैबिनेट आपके सबसे महत्वपूर्ण और कठिन-से-प्रतिस्थापन व्यक्तिगत दस्तावेज़ों को छोड़कर सभी के लिए एक उत्कृष्ट समाधान हैं। हालांकि, बाढ़ के मामले में, सबसे कम दराज में संग्रहीत दस्तावेजों से पानी की क्षति हो सकती है।
घर में सुरक्षित या लॉक बॉक्स
अपने महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को घर पर संग्रहीत करने का सबसे सुरक्षित तरीका है a सुरक्षित घर या लॉक बॉक्स जो अग्निरोधक और बाढ़ प्रतिरोधी है। आप अपने सर्वोच्च प्राथमिकता वाले दस्तावेजों को स्टोर करने के लिए एक छोटे से लॉक बॉक्स का विकल्प चुन सकते हैं - जन्म और विवाह प्रमाण पत्र, पासपोर्ट, सामाजिक सुरक्षा कार्ड, वसीयत और गृह विलेख - शेष के लिए एक लॉक होम फाइलिंग कैबिनेट के साथ जोड़ा गया कागजी कार्रवाई।
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस भंडारण पद्धति पर समझौता करते हैं, अपने सभी महत्वपूर्ण व्यक्तिगत और घर से संबंधित दस्तावेजों की प्रतियों का डिजिटल रूप से बैकअप लेना सुनिश्चित करें। उन्हें क्लाउड में, सुरक्षा जमा बॉक्स में रखे यूएसबी फ्लैश ड्राइव पर, या किसी विश्वसनीय वकील या मित्र के पास स्टोर करें।
रेबेका विंके १९९३ में शिकागो से इटली चली गई और उसके तुरंत बाद एक विशाल मध्ययुगीन पत्थर के फार्महाउस का नवीनीकरण करके और इसे २० वर्षों के लिए बी एंड बी के रूप में चलाकर देश में एक गहरा गोता लगाया। आज, वह अपना समय यात्रा, संस्कृति और भोजन के बारे में लिखने में बिताती है (यह इटली है, आखिरकार!) टेलीग्राफ और इटली पत्रिका, साथ ही उन अजीब हवाओं पर विचार कर रहे हैं जिन्होंने शहरी शाकाहारी को एक खेत में उड़ा दिया उम्ब्रिया।
