Asiakirjojen säilytys ja organisointi

Onnittelut! Olet ostanut kodin, mikä tekee sinusta kiinteistön ylpeän omistajan ja kasan paperityötä.

Sinun alusta alkaen kodin etsintä viimeiseen päivään asti kodinostomatkasi loi leivänmurun jäljen lomakkeista, kirjeistä, raporteista, sopimuksista, sopimuksista ja muista asiakirjoista. Ja tämä kasvava paperivarasto ei vähene, kun saat avaimet.

Kodin omistus tarkoittaa loputonta virtaa kaikesta uusien laitteiden käyttöohjeista aina lupa tuleviin kunnostustöihin, jotka kaikki on tallennettava turvallisesti, jotta löydät aina etsimäsi helposti ja ilman stressiä.

Saatat kysyä itseltäsi, voitko siirtyä paperittomaksi ja tallentaa joitakin asiakirjoja vain digitaalisesti. Digitaalinen tallennus on hyvä varmuuskopio tärkeille asiakirjoille. On helpompaa etsiä tietokoneesi tiedostoja nimen perusteella, jotta ne löytyvät nopeasti. Mutta sinun on silti säilytettävä suurimman osan paperityösi alkuperäiset kopiot.

Skannata kirjanpito, veroilmoitukset, sopimukset, laskut ja kuitit ja jopa tärkeimmät henkilökohtaiset asiakirjat, kuten passit sekä syntymä- ja kuolintodistukset, jotta niistä olisi helppo noutaa kopio. Mutta kun tallennat nämä digitaaliset kopiot pilveen, ulkoiselle kiintolevylle tai DMS: lle (asiakirjojen hallintajärjestelmä), sinun on silti tallentaa ja tallentaa alkuperäiset.

Välttääksesi hukkumisen paperivirtaan, ota käyttöön järjestelmä tärkeiden asiakirjojen järjestämiseksi ja tallentamiseksi osana asettuu uuteen kotiin. Tässä muutamia vinkkejä alkuun pääsemiseksi.

Kerää tärkeät asiakirjasi

Ensimmäinen vaihe voi olla kaikkein tylsin, mutta myös tärkein - hanki kaikki asiakirjasi yhteen paikkaan, jotta voit arkistoida ja tallentaa ne turvallisesti. Esimerkkejä koteihin liittyvistä tietueista ja muista koottavista papereista ovat seuraavat:

• Ostajan asiamiessopimus;

• Ostosopimus;

• Lisäykset, muutokset tai ajajat;

• Myyjän tiedot;

• Kotitarkastus raportti;

• Lopetusilmoitus;

• Otsikko vakuutus;

• Kiinteistöasiakirja;

• Asuntosopimus;

• Koti- ja tuotetakuut järjestelmille, kuten vedenlämmitin, uuni ja suuret laitteet;

• Järjestelmän ja laitteen käyttöoppaat;

• Rakennussuunnitelmat ja luvat aikaisempiin uudistuksiin;

• Vuokrasopimukset ja siirrettävät sopimukset myyjältä eli aurinkosähköjärjestelmän vuokraus;

• Palvelusopimukset ja kuitit nurmikon hoidosta, altaiden huollosta jne.

Niin kauan kuin keräät tärkeitä asiakirjoja kotiostostasi järjestääksesi ja arkistoidaksesi, harkitse Käytä tätä tilaisuutta kerätäksesi muita asiakirjoja, jotka haluat säilyttää turvassa ja helposti saatavilla paikalla. Tässä hyvä tarkistuslista:

• Syntymä- ja kuolintodistukset;

• Avioliitto lisenssit;

• Sosiaaliturvakortit;

• Passit;

• Testamentit;

• Potilastiedot;

• Vakuutusehdot;

• Autojen asiakirjat;

• Luottokorttiasiakirjat;

• Sijoitusasiakirjat;

• Laina -asiakirjat;

• Pankkitiedot;

• Verotiedot;

• Transkriptiot ja tutkintotodistukset;

• Kuukausittaiset laskut ja kuitit.

Asenna arkistointijärjestelmä

Kun olet koonnut kaikki kotiostot ja muut asiakirjat yhteen paikkaan, käytä jonkin aikaa niiden lajitteluun. Jaa heidät pinoihin tärkeysjärjestyksen mukaan siten, että esimerkiksi syntymätodistukset, sosiaaliturvakortit ja omaisuuskirjat ottavat kärkipaikan ja vanhat verotiedot ja transkriptiot vierekkäin.

Katso sitten tarkasti näitä matalan prioriteetin paperivuoria ja silppua ja heittää mitä voit poistaa sotkua. Paperityöt, jotka ovat ylittäneet tervetulotoivotuksensa, ovat:

• Tulostetut tiliotteet, jotka ovat yli kolme vuotta vanhoja;

• Luottokorttilaskut (säilytä suuret ostokset liittyvät maksutodistukseksi);

• Veroilmoitukset, jotka ovat yli seitsemän vuotta vanhoja;

• Laskut ja kuitit, jotka ovat yli kolme vuotta vanhoja;

• Vanhentuneet palvelusopimukset, vakuutukset, takuut ja vuokrasopimukset.

Poistetut paperipinosi voidaan nyt järjestää siten, että tietyn asiakirjan löytäminen tulevaisuudessa on nopeaa ja intuitiivista. Tämä voi olla aakkosjärjestyksessä tai aikajärjestyksessä, vaikka useimmat ihmiset kokevat, että asiakirjojen arkistointi aiheen mukaan on järkevintä. Joten henkilökohtaiset tietueet menevät yhteen tiedostoon, pankkitiedot toiseen, asunnon ostoasiakirjat kolmanteen jne.

Harkitse värikoodatun järjestelmän käyttöönottoa liittyvien asiakirjojen ryhmittelyyn. Tämän järjestelmän avulla voit löytää etsimäsi asiakirjojen yleisen luokan yhdellä silmäyksellä, mutta vältä ongelmaa, jossa yksi tiedosto kansio täytetään liikaa satojen paperiarkkien kanssa.

Määritä ensisijainen väri tiedostoluokalle (punainen esimerkiksi kotiin liittyville), ja tämän luokan tärkeimmät asiakirjat kirkkaimmassa kansiossa (kotitarkastusraportti, kiinteistöasiakirja). Jaa sitten luokka jakamalla toissijaiset mutta liittyvät asiakirjat samanväristen eri sävyjen kansioihin (vaaleanpunainen esimerkiksi takuisiin, käyttöohjeisiin ja palvelusopimuksiin).

Muista, että mitä enemmän jaat järjestelmän luokkiin ja alakategorioihin, sitä vähemmän aikaa vievä ja turhauttava prosessi on jäljittää tiettyjä asiakirjoja tulevaisuudessa. Voit seurata järjestelmääsi luomalla yksinkertaisen tiedostohakemiston sisällysluettelolla varmistaaksesi, etteivät tärkeät asiakirjat mene väärin tai väärin.

Valitse, missä ja miten asiakirjasi säilytetään

Sinulla saattaa olla houkutus pinota tiedostot laatikkoon ja työntää se ullakolle tai kellariin. Muista, että monet tärkeät asiakirjat ovat vaikeita ja kalliita korvata, jos ne vahingoittuvat vedestä, kuumuudesta tai jyrsijöistä.

Sen sijaan etsi paikka huoneesta, jonka lämpötila on suhteellisen vakaa ja joka ei ole altis tulville, äärimmäiselle kuumuudelle tai kylmyydelle tai tuholaisille. A kotitoimisto, säilytyskaappi tai jopa sängyn alla toimii hyvin.

On olemassa useita säilöjä, joita voit käyttää tärkeiden asiakirjojen tallentamiseen kotona, vanhan koulun pankkiirilaatikoista a tulenkestävä tallelokero. Tässä on neljä tallennusjärjestelmää, jotka voivat toimia sinulle:

Pankkiirin laatikko

Yksinkertaisin mutta vähiten turvallinen ratkaisu, a pankkiirin laatikko on yksinkertaisesti pahvilaatikko, joka on suunniteltu säilyttämään tiedostokansioita. Siinä on tukeva kansi ja kahvareiät, jotka helpottavat pääsyä ja hyllyjä.

Vaikka pankkiirilaatikko on kustannustehokas ja vaivaton säilytysmenetelmä, pahvi ei suojata asiakirjoja tulelta, vedeltä tai jyrsijöiltä, ​​eikä laatikkoa voi lukita mitenkään varkaus. Voit käyttää pankkiirilaatikkoa matalan prioriteetin papereihin, mutta tärkeimmät asiakirjasi on säilytettävä turvallisemmassa säiliössä.

Muovinen säiliö

Kuten pankkiirilaatikko, yksinkertainen muovinen astia on halpa ja helppo tapa tallentaa matalan prioriteetin henkilökohtaisia ​​asiakirjoja. Muoviset astiat on tarkoitettu pinottaviksi, joten ne voivat olla kätevä ratkaisu, kun tiedostoja on paljon ja tilaa on rajoitetusti. Vaikka tämä säilytysmenetelmä tarjoaa rajoitetun suojan tulvilta ja jyrsijöiltä, ​​se ei ole tulenkestävä eikä sitä voi lukita.

Arkistokaappi

Kodin arkistokaapit tulevat eri tyyleihin vastaamaan sisustus kodistasi ja mahtuu suuri määrä tiedostoja useisiin laatikoihin. Voit valita mallin, jossa on lukko, jolla on rajoitettu suoja varkauksilta, ja eräät arkistokaapit ovat kuumuutta kestäviä tulipalon sattuessa.

Arkistokaapit ovat erinomainen ratkaisu kaikille paitsi tärkeimmille ja vaikeasti vaihdettaville henkilökohtaisille asiakirjoillesi. Tulvan sattuessa alimpaan laatikkoon tallennetut asiakirjat voivat kuitenkin aiheuttaa vesivahinkoja.

Koti tallelokero tai lukkorasia

Turvallisin tapa säilyttää tärkeät asiakirjasi kotona on koti turvassa tai lukkorasia joka on palo- ja tulvasuojattu. Voit valita pienen lukkorasian tärkeimpien asiakirjojen-syntymä- ja avioliitotodistusten-tallentamiseen passit, sosiaaliturvakortit, testamentti ja talotekniikka - pariksi lukitun kodin arkistokaapin kanssa paperityötä.

Riippumatta siitä, millä tallennusmenetelmällä valitset, varmuuskopioi kaikki tärkeät henkilökohtaiset ja kotiisi liittyvät asiakirjasi digitaalisesti. Säilytä ne pilvessä, tallelokerossa säilytettävällä USB -muistitikulla tai luotettavan asianajajan tai ystävän luona.

Rebecca Winke muutti Chicagosta Italiaan vuonna 1993 ja pian sen jälkeen sukelsi syvälle maalaiselämään kunnostamalla rönsyilevää keskiaikaista kivitaloa ja pitämällä sitä bed & breakfastina 20 vuoden ajan. Nykyään hän viettää aikaa kirjoittamalla matkailusta, kulttuurista ja ruoasta (se on Italia!) Julkaisuille, kuten The Telegraph ja Italy Magazine sekä pohtimaan outoja tuulia, jotka puhalsivat kaupunkikasvissyöjän maatilalle Umbria.