Dokumentide säilitamine ja korraldamine

Palju õnne! Sul on ostis kodu, muutes teid kinnisvaratüki uhkeks omanikuks ja hunnikuteks paberimajandust.

Oma algusest peale maja läbiotsimine kuni sulgemispäevani lõi teie koduostuteekond vormide, kirjade, aruannete, lepingute, lepingute ja muude dokumentide leiva. Ja see kasvav paberimajandus ei vähene, kui võtmed kätte saate.

Koduomand tähendab lõputut voogu kõigest, alates uute seadmete kasutusjuhenditest ja lõpetades luba tulevasteks renoveerimistöödeks, mis kõik tuleb turvaliselt salvestada, et saaksite otsitava alati hõlpsalt ja stressivabalt leida.

Võib -olla küsite endalt, kas saate paberivabaks jääda ja mõnda dokumenti ainult digitaalselt salvestada. Digitaalne salvestusruum on hea varukoopia oluliste dokumentide jaoks. Nende kiireks leidmiseks on lihtsam otsida oma arvutifailidest nime järgi. Kuid peate siiski säilitama enamiku paberimajanduse originaalkoopiad.

Skaneeri finantsdokumendid, maksudeklaratsioonid, lepingud, arved ja kviitungid ning isegi peamised isiklikud dokumendid, nagu passid ning sünni- ja surmatunnistused, et need oleksid hõlpsasti taastatavad. Kuid kui olete need digitaalsed koopiad pilve, välise kõvaketta või DMS -i (dokumendihaldussüsteem) salvestanud, peate siiski turvaliselt fail ja salvestage originaalid.

Paberijõesse uppumise vältimiseks seadistage süsteem oluliste dokumentide korraldamiseks ja säilitamiseks elama oma uude koju. Siin on mõned näpunäited, kuidas alustada.

Koguge oma olulised dokumendid kokku

Esimene samm võib olla kõige tüütum, kuid ka kõige tähtsam - koguge kõik oma dokumendid ühte kohta, et saaksite neid esitada ja turvaliselt salvestada. Koduga seotud dokumentide ja muude paberite tüübid, mille peaksite kokku panema, on järgmised:

• Ostja agendileping;

• Ostu kokkulepe;

• Lisad, muudatused või ratturid;

• Müüja avalikustamine;

• Kodu ülevaatus aruanne;

• Sulgemise avalikustamine;

• Pealkirja kindlustuspoliis;

• Vara akt;

• Hüpoteekleping;

• Kodu- ja tootegarantiid sellistele süsteemidele nagu veesoojendi, ahi ja peamised seadmed;

• Süsteemi ja seadme kasutusjuhendid;

• Ehitusplaanid ja load varasemate ümberehituste jaoks;

• Liisingud ja ülekantavad lepingud müüjalt, s.o päikeseenergia süsteemi rent;

• Teenuslepingud ja kviitungid muru hooldamiseks, basseini hooldamiseks jne.

Kui kogute oma koduostust olulisi dokumente korraldamiseks ja esitamiseks, kaaluge Kasutades võimalust koguda muid dokumente, mida võiksite hoida turvalises ja kergesti ligipääsetavas kohas kohapeal. Siin on hea kontrollnimekiri:

• Sünni- ja surmatunnistused;

• Abielulitsentsid;

• Sotsiaalkindlustuskaardid;

• Passid;

• Testamendid;

• Meditsiinilised andmed;

• Kindlustuspoliisid;

• Autodokumendid;

• Krediitkaardi dokumendid;

• Investeerimisdokumendid;

• Laenudokumendid;

• Pangaandmed;

• Maksudokumendid;

• Ärakirjad ja diplomid;

• Igakuised arved ja kviitungid.

Seadistage failisüsteem

Kui olete kõik oma koduostud ja muud dokumendid ühte kohta kokku kogunud, võtke aega nende sortimiseks. Jagage need virnadeks vastavalt tähtsuse järjekorrale, kusjuures esikohale jäävad sellised asjad nagu sünnitunnistused, sotsiaalkindlustuskaardid ja omandiõigus ning vanad maksudokumendid ja ärakirjad.

Seejärel vaadake neid madala prioriteediga paberimägesid kõvasti ja purustage ning visake, mida saate segadust kõrvaldada. Paberimajandus, mis on üle oodatud, sisaldab järgmist:

• Trükitud pangakonto väljavõtted, mis on vanemad kui kolm aastat;

• Krediitkaardiväljavõtted (hoidke need, mis on seotud suurte ostudega, makse tõendamiseks);

• Maksudeklaratsioonid, mis on vanemad kui seitse aastat;

• Arved ja kviitungid, mis on vanemad kui kolm aastat;

• Aegunud teenuslepingud, poliisid, garantiid ja liisingud.

Teie kogutud paberipakke saab nüüd korraldada viisil, mis muudab konkreetse dokumendi leidmise tulevikus kiireks ja intuitiivseks. See võib olla tähestikuline või kronoloogiline, kuigi enamik inimesi leiab, et paberitööde esitamine teemade kaupa on kõige mõttekam. Nii et isiklikud rekordid lähevad kõik ühte faili, pangaandmed teise, koduostudokumendid kolmandasse jne.

Kaaluge värvikoodiga süsteemi kasutuselevõttu seotud dokumentide rühmitamiseks. Selle süsteemiga saate lühidalt leida üldise dokumendikategooria, mida te otsite, kuid vältige probleemi, et topite ühe failikausta sadade paberilehtedega üle.

Määrake failide kategooriale esmane värv (näiteks koduga seotud punane), selle kategooria kõige olulisemad dokumendid kõige heledamas kaustas (kodu ülevaatuse akt, kinnisvara akt). Seejärel jagage kategooria, esitades sekundaarsed, kuid sellega seotud dokumendid sama tooni erinevates kaustades (roosa näiteks garantiide, kasutusjuhendite ja teenuslepingute jaoks).

Pidage meeles, et mida rohkem jagate oma süsteemi kategooriatesse ja alamkategooriatesse, seda vähem aeganõudev ja masendav on konkreetsete dokumentide jälgimise protsess tulevikus. Oma süsteemi jälgimiseks looge lihtne failide register koos sisukorraga, et veelgi enam vältida olulise dokumendi valesti viimist.

Valige, kus ja kuidas dokumente säilitada

Teil võib tekkida kiusatus oma failid kasti virnastada ja pööningu või keldri nurka ära toppida. Pidage meeles, et paljusid olulisi dokumente on raske ja kallis asendada, kui need on kahjustatud vee, kuumuse või näriliste poolt.

Selle asemel otsige ruumist suhteliselt konstantse temperatuuriga koht, mis pole altid üleujutustele, äärmisele kuumusele, külmale või kahjuritele. A kodukontor, hoiukapp või isegi voodi all töötab hästi.

On mitmeid konteinereid, mida saate kasutada oluliste dokumentide hoidmiseks kodus, alates vana kooli pangakastidest kuni a tulekindel seif. Siin on neli teie jaoks sobivat salvestussüsteemi:

Pankuri kast

Lihtsaim, kuid kõige vähem turvaline lahendus, a pangakast on lihtsalt pappkarp, mis on mõeldud failikaustade hoidmiseks. See sisaldab tugevat kaant ja käepidemeavasid hõlpsaks juurdepääsuks ja riiulitele.

Kuigi pankurikarp on tasuv ja murettekitav hoiustamisviis, papp seda ei tee kaitsta dokumente tule, vee või näriliste eest ning ei saa kuidagi kasti lukustada vargus. Madala prioriteediga paberite jaoks saate kasutada pangakasti, kuid teie olulisemad dokumendid tuleks hoida turvalisemas konteineris.

Plastikust prügikast

Nagu pankurikarp, lihtne plastikust prügikast on odav ja lihtne viis madala prioriteediga isiklike dokumentide salvestamiseks. Plastist prügikastid on valmistatud virnastamiseks, nii et need võivad olla mugav lahendus, kui teil on suur hulk faile ja piiratud ruum. Kuigi see hoiustamisviis pakub piiratud kaitset üleujutuste ja näriliste eest, pole see tulekindel ja seda ei saa lukustada.

Arhiivikapp

Kodukapid sobivad erinevatesse stiilidesse sisekujundus teie kodust ja mahutab suure hulga faile mitmesse sahtlisse. Piiratud varguse eest kaitsmiseks saate valida lukuga mudeli ning teatud tüüpi kapp on tulekahju korral kuumuskindel.

Arhiivkapid on suurepärane lahendus kõigile, välja arvatud teie kõige olulisemad ja raskesti asendatavad isiklikud dokumendid. Üleujutuse korral võivad aga madalaimasse sahtlisse salvestatud dokumendid tekitada veekahjustusi.

Kodune seif või lukukast

Kõige turvalisem viis oma oluliste dokumentide kodus hoidmiseks on a kodus turvaline või lukukast mis on tule- ja üleujutuskindel. Saate valida väikese lukukasti, et salvestada oma kõrgeima prioriteediga dokumente-sünni- ja abielutunnistusi, passid, sotsiaalkindlustuskaardid, testament ja majakiri - ülejäänud jaoks koos lukustatud kodukapiga paberimajandust.

Olenemata sellest, millist salvestusmeetodit kasutate, varundage kindlasti kõigi oma oluliste isiklike ja koduga seotud dokumentide koopiad digitaalselt. Hoidke neid pilves, seifis hoitud USB -mälupulgal või usaldusväärse juristi või sõbra juures.

Rebecca Winke kolis Chicagost Itaaliasse 1993. aastal ja varsti pärast seda sukeldus ta sügavalt maaelu, renoveerides laialdast keskaegset kivist talumaja ja pidades seda 20 aastat. Täna veedab ta aega reisidele, kultuurile ja toidule kirjutades (lõppude lõpuks on see Itaalia!) Selliste väljaannete jaoks nagu The Telegraph ja Itaalia Magazine, samuti mõeldes kummalistele tuultele, mis puhusid linna taimetoitlase talusse Umbria.