Αποθήκευση και οργάνωση εγγράφων

Συγχαρητήρια! Έχεις αγόρασε ένα σπίτι, κάνοντάς σας τον περήφανο ιδιοκτήτη ενός κομματιού ακινήτων και σωρών χαρτιών που θα το συνοδεύσετε.

Από την αρχή της δικής σας αναζήτηση σπιτιού μέχρι το τέλος της ημέρας, το ταξίδι αγορών σπιτιού σας δημιούργησε ένα κομμάτι από φόρμες, επιστολές, αναφορές, συμφωνίες, συμβόλαια και άλλα έγγραφα. Και αυτό το αυξανόμενο απόθεμα γραφειοκρατίας δεν μειώνεται μόλις πάρετε τα κλειδιά.

Ιδιοκτησία σπιτιού σημαίνει μια ατελείωτη ροή από τα πάντα, από νέα εγχειρίδια λειτουργίας συσκευών έως άδειες για μελλοντικές εργασίες ανακαίνισης, όλα πρέπει να αποθηκευτούν με ασφάλεια, ώστε να μπορείτε πάντα να βρείτε αυτό που ψάχνετε, εύκολα και χωρίς άγχος.

Μπορεί να αναρωτιέστε εάν μπορείτε να μείνετε χωρίς χαρτί και να αποθηκεύσετε μερικά έγγραφα μόνο ψηφιακά. Digitalηφιακή αποθήκευση είναι ένα καλό αντίγραφο ασφαλείας για σημαντικά έγγραφα. Είναι ευκολότερο να αναζητήσετε τα αρχεία του υπολογιστή σας με το όνομα για να τα εντοπίσετε γρήγορα. Αλλά θα χρειαστεί να διατηρήσετε τα πρωτότυπα αντίγραφα των περισσότερων από τις γραφειοκρατικές σας εργασίες.

Σάρωση οικονομικά αρχεία, φορολογικές δηλώσεις, συμβάσεις, λογαριασμοί και αποδείξεις, ακόμη και βασικά προσωπικά έγγραφα, όπως διαβατήρια και πιστοποιητικά γέννησης και θανάτου, για να έχετε ένα εύκολα ανακτήσιμο αντίγραφο. Αλλά μόλις αποθηκεύσετε αυτά τα ψηφιακά αντίγραφα στο σύννεφο, έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο ή ένα DMS (σύστημα διαχείρισης εγγράφων), θα πρέπει ακόμα να αρχειοθετήστε και αποθηκεύστε τα πρωτότυπα.

Για να αποφύγετε τον πνιγμό σε ένα ποτάμι χαρτί, δημιουργήστε ένα σύστημα οργάνωσης και αποθήκευσης σημαντικών εγγράφων ως μέρος εγκατασταθείτε στο νέο σας σπίτι. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για να ξεκινήσετε.

Συγκεντρώστε τα σημαντικά έγγραφά σας

Το πρώτο βήμα μπορεί να είναι το πιο κουραστικό, αλλά και το πιο σημαντικό - πάρτε όλα τα έγγραφά σας σε ένα μέρος, ώστε να μπορείτε να τα αρχειοθετήσετε και να τα αποθηκεύσετε με ασφάλεια. Παραδείγματα των τύπων εγγραφών που σχετίζονται με το σπίτι και άλλων εγγράφων που πρέπει να συγκεντρώσετε περιλαμβάνουν:

• Συμφωνία αντιπροσώπου αγοραστή.

• Συμφωνία αγοράς?

• Προσθήκες, τροποποιήσεις ή αναβάτες.

• Αποκαλύψεις πωλητή.

• Επιθεώρηση στο σπίτι κανω ΑΝΑΦΟΡΑ;

• Κλείσιμο αποκάλυψης.

• Τίτλος ασφαλιστήριο συμβόλαιο?

• Πράξη ιδιοκτησίας?

• Συμφωνία υποθήκης?

• Εγγυήσεις σπιτιού και προϊόντων για συστήματα όπως ο θερμοσίφωνας, ο φούρνος και οι μεγάλες συσκευές.

• Εγχειρίδια λειτουργίας συστήματος και συσκευών.

• Σχέδια κατασκευής και άδειες για τυχόν προηγούμενες αναδιαμορφώσεις.

• Μισθώσεις και μεταβιβάσιμα συμβόλαια από τον πωλητή, δηλαδή μίσθωση συστήματος ηλιακής ενέργειας ·

• Συμβάσεις υπηρεσιών και αποδείξεις για φροντίδα γκαζόν, συντήρηση πισίνας κ.λπ.

Όσο συγκεντρώνετε σημαντικά έγγραφα από την αγορά του σπιτιού σας για οργάνωση και κατάθεση, σκεφτείτε το εκμεταλλευόμενοι αυτήν την ευκαιρία για να συγκεντρώσετε άλλα έγγραφα που μπορεί να θέλετε να διατηρήσετε σε ασφαλή και εύκολα προσβάσιμα σημείο. Εδώ είναι μια καλή λίστα ελέγχου:

• Πιστοποιητικά γέννησης και θανάτου.

• Άδειες γάμου?

• Κάρτες κοινωνικής ασφάλισης.

• Διαβατήρια?

• Διαθήκες ·

• Ιατρικά αρχεία;

• Ασφαλιστήρια συμβόλαια?

• Έγγραφα αυτοκινήτου.

• Έγγραφα πιστωτικής κάρτας?

• Επενδυτικά έγγραφα.

• Έγγραφα δανείου

• Τραπεζικά αρχεία?

• Φορολογικά αρχεία?

• Μεταγραφές και διπλώματα.

• Μηνιαίοι λογαριασμοί και αποδείξεις.

Ρύθμιση συστήματος αρχειοθέτησης

Αφού συγκεντρώσετε όλες τις αγορές του σπιτιού σας και άλλα έγγραφα σε ένα μέρος, αφιερώστε λίγο χρόνο για να τα ταξινομήσετε. Χωρίστε τα σε στοίβες με βάση τη σειρά σπουδαιότητας, με πράγματα όπως τα πιστοποιητικά γέννησης, οι κάρτες κοινωνικής ασφάλισης και τα περιουσιακά στοιχεία που έχουν την πρώτη θέση και τα παλιά φορολογικά αρχεία και μεταγραφές τοποθετούνται στο πλάι.

Στη συνέχεια, ρίξτε μια ματιά σε αυτά τα βουνά χαρτιού χαμηλής προτεραιότητας και ψιλοκόψτε και πετάξτε ό, τι μπορείτε εξαλείψτε την ακαταστασία. Η γραφειοκρατία που υπερέβη το καλωσόρισμα περιλαμβάνει:

• Εκτυπωμένες τραπεζικές καταστάσεις ηλικίας άνω των τριών ετών.

• Καταστάσεις πιστωτικής κάρτας (διατηρήστε αυτές που σχετίζονται με μεγάλες αγορές για απόδειξη πληρωμής).

• Φορολογικές δηλώσεις ηλικίας άνω των επτά ετών.

• Λογαριασμοί και αποδείξεις ηλικίας άνω των τριών ετών ·

• Έληξαν συμβάσεις υπηρεσιών, πολιτικές, εγγυήσεις και μισθώσεις.

Οι στοίβες χαρτιού που έχετε καταστρέψει μπορούν τώρα να οργανωθούν με τρόπο που καθιστά γρήγορη και διαισθητική την εύρεση ενός συγκεκριμένου εγγράφου στο μέλλον. Αυτό μπορεί να είναι αλφαβητικό ή χρονολογικό, αν και οι περισσότεροι άνθρωποι θεωρούν ότι η κατάθεση εγγράφων ανά θέμα έχει τη μεγαλύτερη αίσθηση. Έτσι, τα προσωπικά αρχεία όλα μπαίνουν σε ένα αρχείο, τα τραπεζικά αρχεία σε ένα άλλο, τα έγγραφα αγοράς κατοικίας σε ένα τρίτο κ.ο.κ.

Εξετάστε το ενδεχόμενο υιοθέτησης ενός συστήματος με έγχρωμη κωδικοποίηση για την ομαδοποίηση σχετικών εγγράφων. Με αυτό το σύστημα, μπορείτε να βρείτε τη γενική κατηγορία εγγράφων που αναζητάτε με μια ματιά, αλλά να αποφύγετε το πρόβλημα της υπερβολικής συμπλήρωσης ενός φακέλου αρχείων με εκατοντάδες φύλλα χαρτιού.

Αντιστοιχίστε ένα πρωτεύον χρώμα σε μια κατηγορία αρχείων (κόκκινο για οικιακή χρήση, για παράδειγμα), με τα πιο σημαντικά έγγραφα σε αυτήν την κατηγορία στον πιο φωτεινό φάκελο (έκθεση επιθεώρησης σπιτιού, πράξη ιδιοκτησίας). Στη συνέχεια, διαχωρίστε την κατηγορία καταθέτοντας δευτερεύοντα αλλά σχετικά έγγραφα σε φακέλους διαφορετικών αποχρώσεων του ίδιου χρώματος (ροζ για εγγυήσεις, εγχειρίδια λειτουργίας και συμβάσεις υπηρεσιών, για παράδειγμα).

Να θυμάστε ότι όσο περισσότερο διασπάτε το σύστημά σας σε κατηγορίες και υποκατηγορίες, τόσο λιγότερο χρονοβόρα και απογοητευτική θα είναι η διαδικασία παρακολούθησης συγκεκριμένων εγγράφων στο μέλλον. Για να παρακολουθείτε το σύστημά σας, δημιουργήστε ένα απλό ευρετήριο αρχείων με έναν πίνακα περιεχομένων για να διασφαλίσετε περαιτέρω ότι δεν θα κάνετε λάθος αρχείο ή δεν θα τοποθετήσετε λάθος κανένα σημαντικό έγγραφο.

Επιλέξτε πού και πώς να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας

Μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να στοιβάζετε τα αρχεία σας σε ένα κουτί και να τα τοποθετείτε σε μια γωνιά της σοφίτας ή του υπογείου. Λάβετε υπόψη ότι πολλά σημαντικά έγγραφα είναι δύσκολο και δαπανηρό να αντικατασταθούν εάν έχουν υποστεί ζημιά από νερό, θερμότητα ή τρωκτικά.

Αντ 'αυτού, βρείτε ένα σημείο σε ένα δωμάτιο με σχετικά σταθερή θερμοκρασία που δεν είναι επιρρεπές σε πλημμύρες, έντονη ζέστη ή κρύο ή παράσιτα. ΕΝΑ γραφείο στο σπίτι, ντουλάπα αποθήκευσης ή ακόμα και κάτω από το κρεβάτι δουλεύει καλά.

Υπάρχουν πολλά δοχεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την αποθήκευση σημαντικών εγγράφων στο σπίτι, από κουτιά τραπεζίτη παλιάς σχολής έως α πυρίμαχο χρηματοκιβώτιο. Ακολουθούν τέσσερα συστήματα αποθήκευσης που μπορεί να λειτουργήσουν για εσάς:

Κουτί τραπεζίτη

Η απλούστερη αλλά λιγότερο ασφαλής λύση, α κουτί τραπεζίτη είναι απλώς ένα κουτί από χαρτόνι σχεδιασμένο για να συγκρατεί φακέλους αρχείων. Περιλαμβάνει στιβαρό καπάκι και οπές λαβής για εύκολη πρόσβαση και ράφια.

Αν και το κιβώτιο ενός τραπεζίτη είναι μια οικονομικά αποδοτική μέθοδος αποθήκευσης χωρίς προβλήματα, το χαρτόνι δεν θα το κάνει προστατέψτε τα έγγραφα από φωτιά, νερό ή τρωκτικά και δεν υπάρχει τρόπος να κλειδώσετε το κουτί για να προστατευτείτε κλοπή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα κιβώτιο τραπεζίτη για χαρτιά χαμηλής προτεραιότητας, αλλά τα πιο σημαντικά έγγραφά σας θα πρέπει να αποθηκεύονται σε ένα πιο ασφαλές δοχείο.

Πλαστικός κάδος

Όπως ένα κιβώτιο τραπεζίτη, ένα απλό πλαστικός κάδος είναι ένας φθηνός και εύκολος τρόπος αποθήκευσης προσωπικών εγγράφων χαμηλής προτεραιότητας. Οι πλαστικοί κάδοι είναι κατασκευασμένοι για στοίβαξη, επομένως αυτές μπορούν να είναι μια βολική λύση όταν έχετε μεγάλο αριθμό αρχείων και περιορισμένο χώρο. Αν και αυτή η μέθοδος αποθήκευσης προσφέρει περιορισμένη προστασία από πλημμύρες και τρωκτικά, δεν είναι πυρίμαχη και δεν μπορεί να κλειδωθεί.

Ντουλάπι αρχειοθέτησης

Ντουλάπια αρχειοθέτησης στο σπίτι έρχονται σε διάφορα στυλ για να ταιριάζουν με εσωτερική διακόσμηση του σπιτιού σας και μπορεί να χωρέσει μεγάλο αριθμό αρχείων σε πολλά συρτάρια. Μπορείτε να επιλέξετε ένα μοντέλο με κλειδαριά για κάποια περιορισμένη προστασία από κλοπή και ορισμένοι τύποι ντουλαπιών αρχειοθέτησης είναι ανθεκτικοί στη θερμότητα σε περίπτωση πυρκαγιάς.

Αρχειοθήκες είναι μια εξαιρετική λύση για όλα τα προσωπικά σας έγγραφα, πλην των πιο σημαντικών και που είναι δύσκολο να αντικατασταθούν. Ωστόσο, σε περίπτωση πλημμύρας, τα έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στο χαμηλότερο συρτάρι ενδέχεται να υποστούν ζημιά στο νερό.

Χρηματοκιβώτιο στο σπίτι ή κλειδαριά

Η πιο ασφαλής μέθοδος αποθήκευσης των σημαντικών εγγράφων σας στο σπίτι είναι σε ασφαλές σπίτι ή κουτί κλειδώματος που είναι πυρίμαχο και ανθεκτικό στις πλημμύρες. Μπορείτε να επιλέξετε ένα μικρό κουτί κλειδώματος για να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας υψηλότερης προτεραιότητας-πιστοποιητικά γέννησης και γάμου, διαβατήρια, κάρτες Κοινωνικής Ασφάλισης, διαθήκη και πράξη σπιτιού - σε συνδυασμό με ένα κλειδωμένο γραφείο αρχειοθέτησης για τα υπόλοιπα γραφειοκρατία.

Ανεξάρτητα από τη μέθοδο αποθήκευσης που ακολουθείτε, φροντίστε να δημιουργήσετε αντίγραφα όλων των σημαντικών προσωπικών και οικείων εγγράφων σας ψηφιακά. Αποθηκεύστε τα στο cloud, σε μονάδα flash USB που φυλάσσεται σε θυρίδα ασφαλείας ή σε έναν αξιόπιστο δικηγόρο ή φίλο.

Η Ρεμπέκα Γουίνκε μετακόμισε στην Ιταλία από το Σικάγο το 1993 και λίγο αργότερα έκανε μια βαθιά βουτιά στην εξοχή, ανακαινίζοντας μια εκτεταμένη μεσαιωνική πέτρινη αγροικία και λειτουργώντας ως B&B για 20 χρόνια. Σήμερα, ξοδεύει το χρόνο της γράφοντας για ταξίδια, πολιτισμό και φαγητό (τελικά είναι η Ιταλία!) Για εκδόσεις όπως η The Το Telegraph και το περιοδικό Italy, καθώς και οι περίεργοι άνεμοι που οδήγησαν έναν αστικό χορτοφάγο σε ένα αγρόκτημα Ούμπρια.