Dokumentenaufbewahrung und -organisation

Herzliche Glückwünsche! Du hast ein Haus gekauft, was Sie zum stolzen Besitzer einer Immobilie und einer Menge Papierkram macht.

Von Anfang an Haussuche bis zum abschlusstag erstellte ihre hauskaufreise einen pfad mit formularen, briefen, berichten, vereinbarungen, verträgen und anderen dokumenten. Und dieser wachsende Vorrat an Papierkram lässt nicht nach, wenn Sie die Schlüssel erhalten.

Wohneigentum bedeutet einen endlosen Strom von allem, von neuen Gerätebedienungsanleitungen bis hin zu Genehmigungen für zukünftige Renovierungsarbeiten, die alle sicher verstaut werden müssen, damit Sie immer, einfach und stressfrei finden, wonach Sie suchen.

Sie fragen sich vielleicht, ob Sie papierlos arbeiten und einige Dokumente nur digital speichern können. Digitaler Speicher ist ein gutes Backup für wichtige Dokumente. Es ist einfacher, Ihre Computerdateien nach Namen zu durchsuchen, um sie schnell zu finden. Sie müssen jedoch weiterhin die Originalkopien der meisten Ihrer Unterlagen aufbewahren.

Scan Finanzunterlagen, Steuererklärungen, Verträge, Rechnungen und Quittungen und sogar wichtige persönliche Dokumente wie Reisepässe, Geburts- und Sterbeurkunden, um eine leicht abrufbare Kopie zu erhalten. Aber wenn Sie diese digitalen Kopien einmal in der Cloud, einer externen Festplatte oder einem DMS (Dokumentenverwaltungssystem) speichern, müssen Sie immer noch sicher sein die Originale ablegen und aufbewahren.

Um zu vermeiden, in einem Papierfluss zu ertrinken, richten Sie ein System zum Organisieren und Aufbewahren wichtiger Dokumente als Teil von Eingewöhnung in dein neues Zuhause. Hier sind einige Tipps für den Einstieg.

Sammeln Sie Ihre wichtigen Dokumente

Der erste Schritt ist vielleicht der mühsamste, aber auch der wichtigste – alle Ihre Dokumente an einem Ort, damit Sie sie ablegen und sicher aufbewahren können. Beispiele für die Arten von wohnungsbezogenen Aufzeichnungen und anderen Papieren, die Sie zusammenstellen sollten, sind:

• Agentenvereinbarung des Käufers;

• Kaufvertrag;

• Ergänzungen, Änderungen oder Reiter;

• Angaben des Verkäufers;

• Hausinspektion Prüfbericht;

• Abschlussoffenlegung;

• Titelversicherungspolice;

• Besitzurkunde;

• Hypothekenvertrag;

• Haus- und Produktgarantien für Systeme wie Warmwasserbereiter, Ofen und Großgeräte;

• Bedienungsanleitungen für Anlagen und Geräte;

• Baupläne und Genehmigungen für alle früheren Umbauten;

• Mietverträge und übertragbare Verträge des Verkäufers, d. h. ein Solaranlagenmietvertrag;

• Serviceverträge und Quittungen für Rasenpflege, Poolpflege etc.

Solange Sie wichtige Dokumente aus Ihrem Hauskauf sammeln, um sie zu organisieren und zu archivieren, sollten Sie Nutzen Sie diese Gelegenheit, um andere Dokumente zusammenzustellen, die Sie sicher und leicht zugänglich aufbewahren möchten Stelle. Hier ist eine gute Checkliste:

• Geburts- und Sterbeurkunden;

• Heiratslizenzen;

• Sozialversicherungskarten;

• Reisepässe;

• Testamente;

• Medizinische Aufzeichnungen;

• Versicherungspolicen;

• Automobildokumente;

• Kreditkartendokumente;

• Investitionsdokumente;

• Darlehensunterlagen;

• Bankunterlagen;

• Steuerunterlagen;

• Transkripte und Diplome;

• Monatliche Rechnungen und Quittungen.

Ein Ablagesystem einrichten

Sobald Sie alle Ihre Hauskäufe und andere Dokumente an einem Ort gesammelt haben, nehmen Sie sich etwas Zeit, um sie zu sortieren. Teilen Sie sie nach Wichtigkeit in Stapel auf, wobei Dinge wie Geburtsurkunden, Sozialversicherungskarten und Eigentumsurkunden an erster Stelle stehen und alte Steuerunterlagen und Abschriften beiseite gelegt werden.

Dann werfen Sie einen genauen Blick auf diese Papierberge mit niedriger Priorität und schreddern und werfen Sie, was Sie können Unordnung beseitigen. Papierkram, der seine Begrüßung überschritten hat, umfasst:

• Gedruckte Kontoauszüge, die älter als drei Jahre sind;

• Kreditkartenabrechnungen (bewahren Sie die zu großen Einkäufen als Zahlungsnachweis auf);

• Steuererklärungen, die älter als sieben Jahre sind;

• Rechnungen und Quittungen, die älter als drei Jahre sind;

• Abgelaufene Serviceverträge, Policen, Garantien und Leasingverträge.

Ihre gesammelten Papierstapel können jetzt so organisiert werden, dass ein bestimmtes Dokument in Zukunft schnell und intuitiv gefunden werden kann. Dies kann alphabetisch oder chronologisch sein, obwohl die meisten Leute finden, dass das Ablegen von Papieren nach Themen am sinnvollsten ist. Persönliche Unterlagen kommen also alle in eine Datei, Bankunterlagen in eine andere, Dokumente zum Kauf von Eigenheimen in eine dritte und so weiter.

Ziehen Sie die Einführung eines farbcodierten Systems in Betracht, um verwandte Dokumente zu gruppieren. Mit diesem System finden Sie die gesuchte allgemeine Dokumentenkategorie auf einen Blick, vermeiden jedoch das Problem, einen einzelnen Aktenordner mit Hunderten von Blättern zu überfüllen.

Weisen Sie einer Kategorie von Dateien eine Primärfarbe zu (z. B. rot für wohnungsbezogen), wobei die wichtigsten Dokumente dieser Kategorie im hellsten Ordner (Hausinspektionsbericht, Eigentumsurkunde) liegen. Dann brechen Sie die Kategorie auf, indem Sie sekundäre, aber verwandte Dokumente in Ordnern in verschiedenen Farbtönen derselben Farbe ablegen (z. B. rosa für Garantien, Bedienungsanleitungen und Serviceverträge).

Denken Sie daran, dass das Auffinden bestimmter Dokumente in Zukunft umso weniger zeitaufwändig und frustrierend sein wird, je mehr Sie Ihr System in Kategorien und Unterkategorien unterteilen. Um den Überblick über Ihr System zu behalten, erstellen Sie einen einfachen Dateiindex mit einem Inhaltsverzeichnis, um weiter sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Dokumente falsch ablegen oder verlegen.

Wählen Sie, wo und wie Sie Ihre Dokumente speichern

Sie könnten versucht sein, Ihre Akten in einer Kiste zu stapeln und in einer Ecke des Dachbodens oder Kellers zu verstauen. Denken Sie daran, dass viele wichtige Dokumente schwer und teuer zu ersetzen sind, wenn sie durch Wasser, Hitze oder Nagetiere beschädigt werden.

Suchen Sie stattdessen einen Platz in einem Raum mit relativ konstanter Temperatur, der nicht anfällig für Überschwemmungen, extreme Hitze oder Kälte oder Schädlinge ist. EIN Heimbüro, Lagerschrank oder sogar unter dem Bett funktioniert gut.

Es gibt eine Reihe von Containern, in denen Sie wichtige Dokumente zu Hause aufbewahren können, von der alten Bankbox bis zum A feuerfester Tresor. Hier sind vier Speichersysteme, die für Sie geeignet sein könnten:

Banker-Bücher

Die einfachste, aber unsicherste Lösung, a Banker-Bücher ist einfach ein Karton für Aktenordner. Es verfügt über einen stabilen Deckel und Grifflöcher für einfachen Zugriff und Regale.

Obwohl eine Bankbox eine kostengünstige und unkomplizierte Aufbewahrungsmethode ist, wird der Karton dies nicht tun Schützen Sie Dokumente vor Feuer, Wasser oder Nagetieren, und es gibt keine Möglichkeit, die Box zu verschließen, um sich davor zu schützen der Diebstahl. Sie können eine Bankbox für Papiere mit niedriger Priorität verwenden, aber Ihre wichtigeren Dokumente sollten in einem sichereren Behälter aufbewahrt werden.

Plastikeimer

Wie eine Bankkasse, ein einfaches Plastikeimer ist eine kostengünstige und einfache Möglichkeit, persönliche Dokumente mit niedriger Priorität zu speichern. Kunststoffbehälter sind zum Stapeln geeignet und können daher eine praktische Lösung sein, wenn Sie eine große Anzahl von Ordnern und wenig Platz haben. Diese Aufbewahrungsmethode bietet zwar einen eingeschränkten Schutz vor Überschwemmungen und Nagetieren, ist jedoch nicht feuerfest und kann nicht verschlossen werden.

Aktenschrank

Aktenschränke zu Hause gibt es in verschiedenen stilen passend zu den Innenausstattung Ihres Hauses und kann eine große Anzahl von Akten in mehreren Schubladen unterbringen. Sie können ein Modell mit Schloss für einen begrenzten Diebstahlschutz wählen, und einige Arten von Aktenschränken sind im Brandfall hitzebeständig.

Aktenschränke sind eine hervorragende Lösung für alle außer Ihren wichtigsten und schwer zu ersetzenden persönlichen Dokumenten. Bei Überschwemmung können die in der untersten Schublade aufbewahrten Dokumente jedoch einen Wasserschaden erleiden.

Heimtresor oder Schließfach

Die sicherste Methode, Ihre wichtigen Dokumente zu Hause aufzubewahren, ist in a sicher zu hause oder Schließfach das ist feuerfest und überflutungssicher. Sie können sich für ein kleines Schließfach entscheiden, um Ihre Dokumente mit höchster Priorität aufzubewahren – Geburts- und Heiratsurkunden, Reisepässe, Sozialversicherungskarten, Testament und Hausurkunde – gepaart mit einem verschlossenen Aktenschrank für den Rest Papierkram.

Unabhängig davon, für welche Speichermethode Sie sich entscheiden, sichern Sie Kopien all Ihrer wichtigen persönlichen und wohnbezogenen Dokumente digital. Speichern Sie sie in der Cloud, auf einem USB-Stick in einem Safe oder bei einem Anwalt oder Freund Ihres Vertrauens.

Rebecca Winke zog 1993 von Chicago nach Italien und tauchte kurz darauf tief in das Landleben ein, indem sie ein weitläufiges mittelalterliches Bauernhaus aus Stein renovierte und es 20 Jahre lang als B&B führte. Heute verbringt sie ihre Zeit damit, über Reisen, Kultur und Essen (es ist immerhin Italien!) für Publikationen wie The. zu schreiben Telegraph und Italy Magazine sowie über die seltsamen Winde nachgedacht, die einen urbanen Vegetarier auf eine Farm in. wehten Umbrien.