Dokumentlagring og organisering

Tillykke! Du har købte et hus, hvilket gør dig til den stolte ejer af et stykke fast ejendom og bunker med papirarbejde.

Fra begyndelsen af ​​din hus søgning til lukkedag skabte din hjemmekøbsrejse et brødkrummel-spor af formularer, breve, rapporter, aftaler, kontrakter og andre dokumenter. Og dette voksende lager af papirarbejde aftager ikke, når du får nøglerne.

Boligeje betyder en endeløs strøm af alt fra nye apparatets betjeningsvejledninger til tilladelse til fremtidige renoveringsarbejder, som alle skal opbevares sikkert, så du altid kan finde det, du leder efter, let og uden stress.

Du spørger måske dig selv, om du må gå papirløs og kun gemme nogle dokumenter digitalt. Digital opbevaring er en god backup til vigtige dokumenter. Det er lettere at søge i dine computerfiler ved navn for hurtigt at finde dem. Men du skal stadig beholde de originale kopier af det meste af dit papirarbejde.

Scanning regnskaber, selvangivelser, kontrakter, regninger og kvitteringer og endda vigtige personlige dokumenter som pas og fødsels- og dødsattester for at få en let tilgængelig kopi. Men når du har gemt disse digitale kopier i skyen, en ekstern harddisk eller et DMS (dokumenthåndteringssystem), skal du stadig sikkert fil og gem originalerne.

For at undgå at drukne i en flod af papir skal du oprette et system til at organisere og opbevare vigtige dokumenter som en del af bosætter sig i dit nye hjem. Her er nogle tips til at komme i gang.

Saml dine vigtige dokumenter

Det første trin kan være det mest kedelige, men også det vigtigste - få alle dine dokumenter ét sted, så du kan arkivere og gemme dem sikkert. Eksempler på de typer hjemmelaterede optegnelser og andre papirer, du skal sammensætte, omfatter:

• Købers agentaftale;

• Købsaftale;

• Tillæg, ændringer eller ryttere;

• Sælgeroplysninger;

• Hjemmeinspektion rapport;

• Afslutning af afsløring;

• Titel forsikring;

• Ejendomsskøde;

• Pant aftale;

• Hjem- og produktgarantier for systemer som vandvarmer, ovn og større apparater;

• Betjeningsvejledninger til system og apparater;

• Byggeplaner og tilladelser til tidligere ombygninger;

• Leasingkontrakter og overdragelige kontrakter fra sælger, dvs. en leje af solenergisystemer;

• Servicekontrakter og kvitteringer for pleje af græsplæne, vedligeholdelse af pool osv.

Så længe du samler vigtige dokumenter fra dit boligkøb for at organisere og arkivere, skal du overveje benytter lejligheden til at samle andre dokumenter, som du måske vil opbevare på en sikker og let tilgængelig måde få øje på. Her er en god tjekliste:

• Fødsels- og dødsattester;

• Ægteskabslicenser;

• Social sikringskort;

• Pas;

• Testamente;

• Medicinske journaler;

• Forsikringer;

• Bil dokumenter;

• Dokumenter med kreditkort;

• Investeringsdokumenter;

• Lånedokumenter;

• Bankoptegnelser;

• Skatteregistreringer;

• Afskrifter og eksamensbeviser;

• Månedlige regninger og kvitteringer.

Opsæt et arkiveringssystem

Når du har samlet alle dine boligkøb og andre dokumenter ét sted, skal du tage lidt tid at sortere dem igennem. Opdel dem i stakke baseret på rækkefølge af betydning, hvor ting som fødselsattester, socialsikringskort og ejendomsbreve indtager topplacering og gamle skatteregistreringer og udskrifter stilles til side.

Så tag et hårdt kig på disse lavprioriterede bjerge af papir, og riv og kast det, du kan eliminere rod. Papirarbejde, der har overskredet sin velkomst, omfatter:

• Trykte kontoudtog, der er mere end tre år gamle;

• Kreditkortopgørelser (gem dem, der er relateret til store køb for bevis på betaling);

• Selvangivelser, der er mere end syv år gamle;

• Regninger og kvitteringer, der er mere end tre år gamle;

• Udløbne servicekontrakter, politikker, garantier og leasingaftaler.

Dine stabler med papirer kan nu organiseres på en måde, der gør det hurtigt og intuitivt at finde et specifikt dokument i fremtiden. Dette kan være alfabetisk eller kronologisk, selvom de fleste synes, at arkivering af papirer efter emne giver mest mening. Så personlige poster går alle i en fil, bankposter i en anden, boligkøbsdokumenter i en tredje osv.

Overvej at vedtage et farvekodet system til at gruppere relaterede dokumenter. Med dette system kan du hurtigt finde den generelle kategori af dokumenter, du leder efter, men undgå problemet med overfyldning af en enkelt filmappe med hundredvis af ark papir.

Tildel en primærfarve til en kategori af filer (rød for eksempel hjemme-relaterede) med de vigtigste dokumenter i den kategori i den lyseste mappe (hjemmeinspektionsrapport, ejendomsret). Opdel derefter kategorien ved at indgive sekundære, men relaterede dokumenter i mapper i forskellige nuancer af samme farve (for eksempel pink til garantier, betjeningsvejledninger og servicekontrakter).

Husk, at jo mere du opdeler dit system i kategorier og underkategorier, desto mindre tidskrævende og frustrerende vil processen med at spore specifikke dokumenter være i fremtiden. For at holde styr på dit system skal du oprette et simpelt filindeks med en indholdsfortegnelse for yderligere at sikre, at du ikke fejler eller placerer noget vigtigt dokument.

Vælg, hvor og hvordan du gemmer dine dokumenter

Du kan blive fristet til at stable dine filer i en kasse og gemme dem i et hjørne af loftet eller kælderen. Husk, at mange vigtige dokumenter er vanskelige og dyre at udskifte, hvis de er beskadiget af vand, varme eller gnavere.

Find i stedet et sted i et rum med en relativt konstant temperatur, der ikke er udsat for oversvømmelser, ekstrem varme eller kulde eller skadedyr. EN hjemmekontor, opbevaringsskab eller endda under sengen fungerer godt.

Der er en række containere, du kan bruge til at opbevare vigtige dokumenter derhjemme, fra old-school bankiers kasser til a brandsikkert sikkert. Her er fire lagersystemer, der kan fungere for dig:

Bankernes kasse

Den enkleste, men mindst sikre løsning, a bankers kasse er simpelthen en papkasse designet til at indeholde filmapper. Det indeholder et robust låg og håndtag til let adgang og reoler.

Selvom en bankers æske er en omkostningseffektiv og problemfri opbevaringsmetode, vil pap ikke beskytte dokumenter mod ild, vand eller gnavere, og der er ingen måde at låse boksen for at beskytte mod tyveri. Du kan bruge en bankers æske til lavprioriterede papirer, men dine vigtigere dokumenter skal opbevares i en mere sikker beholder.

Plastikbeholder

Som en bankers æske, en simpel plastikbeholder er en billig og let måde at opbevare personlige dokumenter med lav prioritet. Plastbeholdere er lavet til stabling, så disse kan være en bekvem løsning, når du har et stort antal filer og begrænset plads. Selvom denne opbevaringsmetode giver begrænset beskyttelse mod oversvømmelser og gnavere, er den ikke brandsikker og kan ikke låses.

Arkivskab

Hjem arkivskabe findes i forskellige stilarter, der matcher indretning af dit hjem og kan passe et stort antal filer i flere skuffer. Du kan vælge en model med lås til en begrænset beskyttelse mod tyveri, og nogle typer arkivskabe er varmebestandige i tilfælde af brand.

Arkivskabe er en glimrende løsning for alle undtagen dine vigtigste og sværeste at udskifte personlige dokumenter. I tilfælde af oversvømmelse kan de dokumenter, der er gemt i den nederste skuffe, medføre vandskader.

Hjemmeskab eller låsekasse

Den mest sikre metode til opbevaring af dine vigtige dokumenter derhjemme er i en trygt hjemme eller låsekasse der er brandsikker og oversvømmelsesbestandig. Du kan vælge en lille låsekasse til opbevaring af dine dokumenter med højeste prioritet-fødsels- og vielsesattester, pas, socialsikringskort, testamente og husbøde - parret med et låst hjem arkivskab for de resterende papirarbejde.

Uanset hvilken opbevaringsmetode du finder ud af, skal du sørge for at tage sikkerhedskopier af alle dine vigtige personlige og hjemmelaterede dokumenter digitalt. Gem dem i skyen, på et USB -flashdrev, der opbevares i et pengeskab, eller hos en betroet advokat eller ven.

Rebecca Winke flyttede til Italien fra Chicago i 1993 og tog kort tid efter et dybt dyk ned i landets liv ved at renovere et spredt middelalderligt stuehus og drive det som B&B i 20 år. I dag bruger hun sin tid på at skrive om rejser, kultur og mad (det er trods alt Italien!) Til publikationer som The Telegraph og Italy Magazine, samt grubler over de mærkelige vinde, der blæste en byvegetar til en gård i Umbrien.