Съхранение и организация на документи

Честито! Ти си купи жилище, което ви прави горд собственик на парче недвижим имот и купища документи, които да вървите с него.

От началото на твоя претърсване на къща до деня на затваряне, вашето пътуване за закупуване на дом създаде пътека от формуляри, писма, доклади, споразумения, договори и други документи. И този нарастващ запас от документи не намалява, след като получите ключовете.

Собственост на жилище означава безкраен поток от всичко - от нови ръководства за експлоатация до разрешителни за бъдещи ремонтни дейности, всички от които трябва да се съхраняват сигурно, за да можете винаги да намерите това, което търсите, лесно и без стрес.

Може би се питате дали можете да отидете без хартия и да съхранявате някои документи само в цифров вид. Цифрово съхранение е добър архив за важни документи. По -лесно е да търсите файловете на компютъра си по име, за да ги намерите бързо. Но все пак ще трябва да съхранявате оригиналните копия на повечето от вашите документи.

Сканиране финансови отчети, данъчни декларации, договори, сметки и разписки и дори ключови лични документи като паспорти и свидетелства за раждане и смърт, за да има лесно изтегляемо копие. Но след като съхранявате тези цифрови копия в облака, външен твърд диск или DMS (система за управление на документи), пак ще трябва безопасно да архивирайте и съхранявайте оригиналите.

За да избегнете удавяне в река хартия, създайте система за организиране и съхраняване на важни документи като част от да се установите в новия си дом. Ето няколко съвета, за да започнете.

Съберете важните си документи

Първата стъпка може да е най -досадната, но и най -важната - поставете всичките си документи на едно място, за да можете да ги подадете и безопасно да ги съхранявате. Примерите за видовете записи, свързани с дома, и други документи, които трябва да съберете, включват:

• Споразумение с агента на купувача;

• Договор за покупка;

• Добавки, изменения или ездачи;

• Разкриване на информация от продавача;

• Домашен оглед доклад;

• Закриване на разкриване;

• Застрахователна полица за собственост;

• Акт за собственост;

• Ипотечен договор;

• Гаранции за дома и продуктите за системи като бойлер, пещ и основни уреди;

• Ръководства за работа на системата и уредите;

• Строителни планове и разрешителни за всички минали ремодели;

• Лизинг и прехвърляеми договори от продавача, т.е. лизинг на слънчева енергийна система;

• Договори за услуги и разписки за грижи за тревни площи, поддръжка на басейн и др.

Докато събирате важни документи от покупката на вашия дом, за да ги организирате и подадете, помислете като използвате тази възможност да съберете други документи, които може да искате да съхранявате в сейф и лесно достъпен петно. Ето един добър контролен списък:

• Свидетелства за раждане и смърт;

• Свидетелства за брак;

• Социалноосигурителни карти;

• Паспорти;

• Завещания;

• Медицински документи;

• Застрахователни полици;

• Автомобилни документи;

• Документи за кредитни карти;

• Инвестиционни документи;

• Документи за заем;

• Банкови записи;

• Данъчни записи;

• Преписи и дипломи;

• Месечни сметки и разписки.

Настройте система за архивиране

След като сте събрали всички документи за покупка на жилище и други документи на едно място, отделете малко време, за да ги подредите. Разделете ги на купчини въз основа на ред на важност, като неща като свидетелства за раждане, карти за социално осигуряване и документи за собственост заемат първо място, а старите данъчни записи и преписи са отстрани.

След това разгледайте внимателно тези нископриоритетни планини хартия и настържете и хвърлете каквото можете премахнете безпорядъка. Документите, които са надхвърлили добре дошли, включват:

• Отпечатани банкови извлечения, които са на повече от три години;

• Извлечения от кредитни карти (запазете тези, свързани с големи покупки за доказателство за плащане);

• Данъчни декларации, които са на повече от седем години;

• Сметки и разписки, които са на повече от три години;

• Договори за услуги, полици, гаранции и лизинг с изтекъл срок.

Изхвърлените ви купчини документи вече могат да бъдат организирани по начин, който прави намирането на конкретен документ в бъдеще бързо и интуитивно. Това може да бъде по азбучен или хронологичен ред, въпреки че повечето хора смятат, че подаването на документи по теми има най -голям смисъл. Така че всички лични записи се съхраняват в един файл, банкови записи в друг, документи за покупка на жилище в трети и т.н.

Помислете за приемане на цветно кодирана система за групиране на свързани документи. С тази система можете да намерите общата категория документи, които търсите с един поглед, но да избегнете проблема с препълването на една папка с файлове със стотици листове хартия.

Задайте основен цвят на категория файлове (червен за домашно свързани, например), като най-важните документи от тази категория в най-ярката папка (доклад за проверка на дома, акт за собственост). След това разбийте категорията, като подадете вторични, но свързани документи в папки с различни нюанси със същия цвят (розово за гаранции, ръководства за експлоатация и договори за услуги, например).

Не забравяйте, че колкото повече разбивате системата си на категории и подкатегории, толкова по-малко отнемащ време и разочароващ процес на проследяване на конкретни документи ще бъде в бъдеще. За да следите вашата система, създайте прост файлов индекс със съдържание, за да сте сигурни, че няма да сбъркате или да поставите погрешно всеки важен документ.

Изберете къде и как да съхранявате документите си

Може да се изкушите да подредите файловете си в кутия и да ги приберете в ъгъла на тавана или мазето. Имайте предвид, че много важни документи са трудни и скъпи за подмяна, ако са повредени от вода, топлина или гризачи.

Вместо това намерете място в стая с относително постоянна температура, която не е склонна към наводнения, силна топлина или студ или вредители. А домашен офис, килер за съхранение или дори под леглото работи добре.

Има редица контейнери, които можете да използвате за съхранение на важни документи у дома, от кутии за банки на стари училища до огнеупорен сейф. Ето четири системи за съхранение, които може да работят за вас:

Банковска кутия

Най -простото, но най -малко сигурно решение, a банкерова кутия е просто картонена кутия, предназначена да съхранява папки с файлове. Той включва здрав капак и отвори за дръжки за лесен достъп и стелажи.

Въпреки че кутията на банкер е рентабилен и безпроблемен метод за съхранение, картонът няма да стане защитават документите от огън, вода или гризачи и няма начин да заключите кутията, за да се предпазите кражба. Можете да използвате кутия на банкер за документи с нисък приоритет, но по-важните ви документи трябва да се съхраняват в по-сигурен контейнер.

Пластмасова кофа

Като банкова кутия, проста пластмасова кофа е евтин и лесен начин за съхранение на лични документи с нисък приоритет. Пластмасовите кофи са направени за подреждане, така че те могат да бъдат удобно решение, когато имате голям брой файлове и ограничено пространство. Въпреки че този метод на съхранение предлага ограничена защита от наводнения и гризачи, той не е огнеупорен и не може да бъде заключен.

Шкаф за картотеки

Домашни шкафове идват в различни стилове, за да съответстват на интериорен декор на вашия дом и може да побере голям брой файлове в множество чекмеджета. Можете да изберете модел с ключалка за ограничена защита срещу кражба, а някои видове шкафове за архивиране са топлоустойчиви в случай на пожар.

Шкафове за картотеки са отлично решение за всички освен вашите най-важни и трудни за подмяна лични документи. Въпреки това, в случай на наводнение, документите, съхранявани в най -ниското чекмедже, могат да понесат щети от водата.

Домашен сейф или кутия за заключване

Най -сигурният метод за съхранение на важните ви документи у дома е в a домашно безопасно или кутия за заключване която е огнеупорна и устойчива на наводнения. Можете да изберете малка кутия за заключване, за да съхранявате вашите документи с най-висок приоритет-свидетелства за раждане и брак, паспорти, карти за социално осигуряване, завещание и акт за къща - съчетани със заключен шкаф за домашни архиви за останалите документи.

Без значение на кой метод за съхранение сте се спрели, не забравяйте да архивирате копия на всичките си важни лични и свързани с дома документи по цифров път. Съхранявайте ги в облака, на USB флаш устройство, съхранявано в сейф, или при доверен адвокат или приятел.

Ребека Уинке се премести в Италия от Чикаго през 1993 г. и малко след това се потопи дълбоко в селския живот, като обнови разтегателна средновековна каменна къща и я управлява като B&B в продължение на 20 години. Днес тя прекарва времето си в писане за пътувания, култура и храна (все пак това е Италия!) За публикации като The Telegraph и Italy Magazine, както и размишлявайки над странните ветрове, които взривиха градски вегетарианец във ферма в Умбрия.