تخزين المستندات وتنظيمها

تهانينا! لقد فعلت اشترى منزلمما يجعلك تفخر بمالك قطعة من العقارات وأكوام من الأعمال الورقية لتتماشى معها.

من بداية ملف البحث عن منزل حتى يوم الإغلاق ، خلقت رحلة شراء المنزل مسار تنقل من النماذج والخطابات والتقارير والاتفاقيات والعقود والمستندات الأخرى. وهذا المخزون المتزايد من الأعمال الورقية لا يتضاءل بمجرد حصولك على المفاتيح.

ملكية البيت يعني دفقًا لا نهاية له لكل شيء بدءًا من أدلة تشغيل الأجهزة الجديدة وحتى تصاريح لأعمال التجديد في المستقبل، يجب تخزينها جميعًا بشكل آمن حتى تتمكن دائمًا من العثور على ما تبحث عنه بسهولة وبدون ضغوط.

قد تسأل نفسك ما إذا كان يمكنك عدم استخدام الأوراق وتخزين بعض المستندات رقميًا فقط. التخزين الرقمي هو نسخة احتياطية جيدة للمستندات المهمة. من الأسهل البحث في ملفات الكمبيوتر بالاسم لتحديد موقعها بسرعة. لكنك ستظل بحاجة إلى الاحتفاظ بالنسخ الأصلية لمعظم أوراقك.

مسح السجلات المالية والإقرارات الضريبيةوالعقود والفواتير والإيصالات وحتى المستندات الشخصية الرئيسية مثل جوازات السفر وشهادات الميلاد والوفاة للحصول على نسخة يمكن استرجاعها بسهولة. ولكن بمجرد تخزين هذه النسخ الرقمية في السحابة أو محرك أقراص ثابت خارجي أو DMS (نظام إدارة المستندات) ، فستظل بحاجة إلى

ملف وتخزين النسخ الأصلية.

لتجنب الغرق في نهر من الورق ، ضع نظامًا لتنظيم وتخزين المستندات المهمة كجزء من الاستقرار في منزلك الجديد. هنا بعض النصائح لتساعدك على البدء.

اجمع مستنداتك المهمة

قد تكون الخطوة الأولى هي الأكثر مملة ، ولكنها أيضًا الأكثر أهمية - احصل على جميع مستنداتك في مكان واحد حتى تتمكن من حفظها وتخزينها بأمان. تتضمن أمثلة أنواع السجلات المتعلقة بالمنزل والأوراق الأخرى التي يجب عليك تجميعها ما يلي:

• اتفاقية وكيل المشتري ؛

• اتفاقية شراء؛

• الإضافات أو التعديلات أو الدراجين ؛

• إفصاحات البائع ؛

• تفتيش المنزل أبلغ عن؛

• الإفصاح الختامي

• بوليصة تأمين على الملكية ؛

• سند الملكية؛

• اتفاقية الرهن العقاري

• ضمانات المنزل والمنتجات لأنظمة مثل سخان المياه والأفران والأجهزة الرئيسية ؛

• كتيبات تشغيل النظام والأجهزة ؛

• خطط البناء والتصاريح لأي عمليات إعادة تشكيل سابقة ؛

• عقود الإيجار والعقود القابلة للتحويل من البائع ، مثل إيجار نظام الطاقة الشمسية ؛

• عقود الخدمة والإيصالات الخاصة بالعناية بالحدائق ، وصيانة المسابح ، وما إلى ذلك.

طالما أنك تجمع مستندات مهمة من مشترياتك من المنزل لتنظيمها وحفظها ، ففكر في ذلك اغتنام هذه الفرصة لتجميع المستندات الأخرى التي قد ترغب في الاحتفاظ بها في مكان آمن يسهل الوصول إليه بقعة. فيما يلي قائمة تحقق جيدة:

• شهادات الميلاد والوفاة ؛

• تراخيص الزواج

• بطاقات الضمان الاجتماعي ؛

• جوازات السفر

• الوصايا

• سجلات طبية؛

• سياسات التأمين؛

• وثائق السيارات

• وثائق بطاقة الائتمان ؛

• وثائق الاستثمار

• وثائق القرض

• السجلات المصرفية

• سجلات الضرائب؛

• النصوص والدبلومات.

• الفواتير والإيصالات الشهرية.

قم بإعداد نظام الملفات

بمجرد أن تجمع كل مشترياتك من المنزل والمستندات الأخرى في مكان واحد ، خذ بعض الوقت لفرزها. قسّمهم إلى أكوام بناءً على ترتيب الأهمية ، مع أشياء مثل شهادات الميلاد وبطاقات الضمان الاجتماعي وسندات الملكية التي تحتل المرتبة الأولى والسجلات الضريبية القديمة والنصوص الموضوعة على الجانب.

ثم ألق نظرة فاحصة على هذه الجبال ذات الأولوية المنخفضة من الورق وقم بتمزيقها وارم ما يمكنك فعله القضاء على الفوضى. الأعمال الورقية التي تجاوزت مدة الترحيب بها تشمل:

• كشوفات مصرفية مطبوعة يزيد عمرها عن ثلاث سنوات ؛

• بيانات بطاقة الائتمان (احتفظ بتلك المتعلقة بالمشتريات الكبيرة لإثبات الدفع) ؛

• الإقرارات الضريبية التي مضى عليها أكثر من سبع سنوات ؛

• الفواتير والإيصالات التي مضى عليها أكثر من ثلاث سنوات ؛

• عقود الخدمة والسياسات والضمانات وعقود الإيجار منتهية الصلاحية.

يمكن الآن تنظيم مجموعات الأعمال الورقية المستبعدة بطريقة تجعل العثور على مستند معين في المستقبل سريعًا وبديهيًا. قد يكون هذا أبجديًا أو زمنيًا ، على الرغم من أن معظم الناس يجدون أن حفظ الأوراق حسب الموضوع هو الأكثر منطقية. لذلك يتم وضع جميع السجلات الشخصية في ملف واحد ، والسجلات المصرفية في ملف آخر ، ومستندات شراء المنزل في ملف ثالث ، وهكذا.

ضع في اعتبارك اعتماد نظام مرمز بالألوان لتجميع المستندات ذات الصلة. باستخدام هذا النظام ، يمكنك العثور على الفئة العامة للمستند الذي تبحث عنه في لمحة ولكن تجنب مشكلة الحشو المفرط لمجلد ملف واحد بمئات الأوراق.

قم بتعيين لون أساسي لفئة من الملفات (أحمر للملفات المتعلقة بالمنزل ، على سبيل المثال) ، مع وجود أهم المستندات في تلك الفئة في المجلد الأكثر سطوعًا (تقرير فحص المنزل ، سند الملكية). ثم قم بتقسيم الفئة عن طريق حفظ المستندات الثانوية ولكن ذات الصلة في مجلدات ذات ظلال مختلفة من نفس اللون (اللون الوردي للضمانات وأدلة التشغيل وعقود الخدمة ، على سبيل المثال).

تذكر أنه كلما قمت بتقسيم نظامك إلى فئات وفئات فرعية ، كلما قل استهلاكا للوقت وإحباط عملية تعقب مستندات معينة في المستقبل. لتتبع النظام الخاص بك ، قم بإنشاء فهرس ملف بسيط مع جدول محتويات للتأكد بشكل أكبر من أنك لن تخطئ أو تخطئ في مكان أي مستند مهم.

اختر مكان وكيفية تخزين المستندات الخاصة بك

قد تميل إلى تكديس ملفاتك في صندوق ووضعها بعيدًا في زاوية من العلية أو الطابق السفلي. ضع في اعتبارك أن استبدال العديد من المستندات المهمة صعب ومكلف في حالة تلفها بسبب الماء أو الحرارة أو القوارض.

بدلًا من ذلك ، ابحث عن مكان في غرفة بدرجة حرارة ثابتة نسبيًا غير معرض للفيضانات أو الحرارة الشديدة أو البرودة أو الآفات. أ مكتب البيت، خزانة تخزين أو حتى تحت السرير يعمل بشكل جيد.

هناك عدد من الحاويات التي يمكنك استخدامها لتخزين المستندات المهمة في المنزل ، بدءًا من صناديق المصرفيين في المدرسة القديمة وحتى أ آمن للحريق. فيما يلي أربعة أنظمة تخزين قد تعمل من أجلك:

صندوق مصرفي

الحل الأبسط والأقل أمانًا ، أ صندوق مصرفي هو مجرد صندوق من الورق المقوى مصمم لحفظ مجلدات الملفات. يشتمل على غطاء قوي وفتحات للمقبض لسهولة الوصول والرفوف.

على الرغم من أن صندوق مصرفي هو وسيلة تخزين فعالة من حيث التكلفة وبدون ضجة ، فإن الورق المقوى لن يفعل ذلك حماية المستندات من الحريق أو الماء أو القوارض ، ولا توجد طريقة لقفل الصندوق للحماية منه سرقة. يمكنك استخدام صندوق مصرفي للأوراق ذات الأولوية المنخفضة ، ولكن يجب تخزين مستنداتك الأكثر أهمية في حاوية أكثر أمانًا.

صندوق بلاستيك

مثل صندوق مصرفي ، بسيط صندوق بلاستيك هي طريقة رخيصة وسهلة لتخزين المستندات الشخصية ذات الأولوية المنخفضة. تم تصنيع الصناديق البلاستيكية للتكديس ، لذا يمكن أن تكون حلاً مناسبًا عندما يكون لديك عدد كبير من الملفات ومساحة محدودة. على الرغم من أن طريقة التخزين هذه توفر حماية محدودة من الفيضانات والقوارض ، إلا أنها ليست مقاومة للحريق ولا يمكن قفلها.

خزانة الملفات

خزائن الملفات المنزلية تأتي في أنماط مختلفة لتتناسب مع ديكور داخلي من منزلك ويمكن أن تستوعب عددًا كبيرًا من الملفات في أدراج متعددة. يمكنك اختيار نموذج بقفل لبعض الحماية المحدودة ضد السرقة ، وبعض أنواع خزانات الملفات مقاومة للحرارة في حالة نشوب حريق.

يملي الخزائن تُعد حلاً ممتازًا لجميع المستندات الشخصية باستثناء المستندات الشخصية الأكثر أهمية والتي يصعب استبدالها. ومع ذلك ، في حالة الفيضان ، قد تتعرض المستندات المخزنة في الدرج السفلي لأضرار المياه.

خزنة المنزل أو صندوق القفل

الطريقة الأكثر أمانًا لتخزين مستنداتك المهمة في المنزل هي في ملف منزل آمن أو صندوق القفل هذا مقاوم للحريق والفيضانات. يمكنك اختيار صندوق قفل صغير لتخزين مستنداتك ذات الأولوية القصوى - شهادات الميلاد والزواج ، جوازات السفر وبطاقات الضمان الاجتماعي وصك الوصية وسند المنزل - مقترنة بخزانة ملفات منزلية مقفلة لما تبقى ورقة العمل.

بغض النظر عن طريقة التخزين التي تستقر عليها ، تأكد من عمل نسخة احتياطية من نسخ جميع المستندات الشخصية والمنزلية المهمة رقميًا. قم بتخزينها في السحابة ، على محرك أقراص USB محمول محفوظ في صندوق ودائع آمن ، أو مع محامٍ أو صديق موثوق به.

انتقلت Rebecca Winke إلى إيطاليا من شيكاغو في عام 1993 وبعد ذلك بوقت قصير غاصت بعمق في الحياة الريفية من خلال تجديد مزرعة حجرية مترامية الأطراف من العصور الوسطى وإدارتها كمبيت وإفطار لمدة 20 عامًا. اليوم ، تقضي وقتها في الكتابة عن السفر والثقافة والطعام (إنها إيطاليا ، بعد كل شيء!) لمنشورات مثل The Telegraph and Italy Magazine ، بالإضافة إلى تأمل الرياح الغريبة التي هبت نباتيًا حضريًا إلى مزرعة في أومبريا.