Do It Yourself
  • Складиштење и организација докумената

    click fraud protection

    Затварање куће ствара гомилу папира. Ево како да се организујете тако да у року од неколико секунди можете да пронађете било који важан документ који вам је потребан.

    Честитам! Ти си купио кућу, што вас чини поносним власником некретнине и гомиле папирологије.

    Од почетка вашег претрес куће до дана затварања, ваша куповина куће створила је мрвицу образаца, писама, извештаја, споразума, уговора и других докумената. И ова све већа залиха папира не смањује се кад добијете кључеве.

    Кући власништво значи бескрајан ток свега, од нових приручника за употребу до дозволе за будуће радове на обнови, све то треба безбедно складиштити тако да увек можете пронаћи оно што тражите, лако и без стреса.

    Можда се питате да ли можете да одете без папира и да неке документе чувате само у дигиталном облику. Дигитално складиште је добра подршка за важне документе. Лакше је претраживати датотеке рачунара по имену да бисте их брзо лоцирали. Али и даље ћете морати да задржите оригиналне копије већине својих папира.

    Скенирај

    финансијске евиденције, пореске пријаве, уговори, рачуни и признанице, па чак и кључни лични документи попут пасоша и извода из матичне књиге рођених и умрлих како би имали копију која се лако може преузети. Али након што ове дигиталне копије одложите у облак, на спољни чврсти диск или ДМС (систем за управљање документима), и даље ћете морати безбедно архивирајте и сачувајте оригинале.

    Да бисте избегли утапање у реку папира, поставите систем за организовање и складиштење важних докумената као део усељавајући се у свој нови дом. Ево неколико савета за почетак.

    На овој страници

    Прикупите важне документе

    Први корак може бити досадан, али и најважнији - ставите све своје документе на једно место како бисте их могли архивирати и безбедно складиштити. Примери врста записа везаних за дом и других папира које треба да саставите укључују:

    • Уговор агента купца;

    • Купопродајни уговор;

    • Додаци, допуне или возачи;

    • Откривања продаваца;

    • Кућна инспекција извештај;

    • Завршно обелодањивање;

    • Полиса осигурања власништва;

    • Власнички лист;

    • Уговор о хипотеци;

    • Гаранције за кућу и производе за системе попут бојлера, пећи и великих уређаја;

    • Упутства за употребу система и апарата;

    • Грађевински планови и дозволе за било која преуређења у прошлости;

    • Закупи и преносиви уговори од продавца, тј. Закуп соларног енергетског система;

    • Уговори о услугама и рачуни за негу травњака, одржавање базена итд.

    Све док прикупљате важне документе од куповине куће за организовање и подношење, размислите искористивши ову прилику да саставите друге документе које бисте можда желели да чувате на сигурном и лако приступачном место. Ево добре контролне листе:

    • Изводе из матичне књиге рођених и умрлих;

    • Брачне дозволе;

    • Картице социјалног осигурања;

    • Пасоши;

    • Виллс;

    • Медицинска документација;

    • Полисе осигурања;

    • Документи за аутомобиле;

    • Документи о кредитним картицама;

    • Инвестициона документација;

    • Документи о зајму;

    • Банкарске евиденције;

    • Пореске евиденције;

    • Транскрипти и дипломе;

    • Месечни рачуни и признанице.

    Подесите систем архивирања

    Када сакупите све документе за куповину куће и друге документе на једном месту, одвојите мало времена да их сортирате. Поделите их у гомиле према редоследу важности, са стварима као што су извод из матичне књиге рођених, картице социјалног осигурања и имовински документи који ће заузети прво место, а старе пореске евиденције и преписи постављени са стране.

    Затим пажљиво погледајте ове планине ниског приоритета папира и исеците и баците све што можете уклонити неред. Папирологија која је прекорачила своју добродошлицу укључује:

    • Штампани банковни изводи старији од три године;

    • Изводи о кредитним картицама (задржите оне који се односе на велике куповине ради доказа о уплати);

    • Пореске пријаве старе више од седам година;

    • Рачуни и признанице старији од три године;

    • Истекли уговори о услугама, полисе, гаранције и закупи.

    Ваши гомили папирологије сада се могу организовати на начин који чини проналажење одређеног документа у будућности брзим и интуитивним. Ово може бити абецедно или хронолошки, иако већина људи сматра да подношење папирологије према предмету има највише смисла. Дакле, сви лични записи иду у једну датотеку, банкарски у другу, документи о куповини куће у трећу итд.

    Размислите о усвајању система означених бојама за груписање докумената који се односе на њих. Помоћу овог система можете на први поглед пронаћи општу категорију докумената које тражите, али избећи проблем пренатрпавања једне датотеке са стотинама листова папира.

    Категорији датотека доделите примарну боју (на пример црвену за кућне послове), са најважнијим документима у тој категорији у најсветлијој фасцикли (извештај о кућној инспекцији, власнички лист). Затим разложите категорију тако што ћете подложити секундарне, али повезане документе у фасцикле различитих нијанси исте боје (ружичаста за гаранције, упутства за употребу и уговоре о услугама, на пример).

    Упамтите да што више систем разлажете на категорије и поткатегорије, процес праћења одређених докумената ће у будућности бити мање дуготрајан и фрустрирајући. Да бисте пратили свој систем, креирајте једноставан индекс датотека са садржајем како бисте додатно осигурали да нећете погрешно или погрешно заменити било који важан документ.

    Одаберите где и како чувати своје документе

    Можда ћете доћи у искушење да своје датотеке сложите у кутију и одложите их у угао тавана или подрума. Имајте на уму да је многе важне документе тешко и скупо заменити ако су оштећени водом, топлотом или глодарима.

    Уместо тога, пронађите место у просторији са релативно константном температуром која није склона поплавама, екстремној врућини или хладноћи или штеточинама. А. кућна канцеларија, ормар за складиштење или чак испод кревета добро ради.

    Постоји низ контејнера које можете користити за чување важних докумената код куће, од банкарских сандука старе школе до ватроотпорни сеф. Ево четири система за складиштење који вам могу помоћи:

    Банкарска кутија

    Најједноставније, али најмање сигурно решење, а банкарска кутија је једноставно картонска кутија дизајнирана за чување фасцикли датотека. Укључује чврсти поклопац и рупе за лак приступ и полице.

    Иако је банкарска кутија исплатив и једноставан начин складиштења, картон неће штите документе од ватре, воде или глодара, а не постоји начин да се кутија закључа од заштите крађа. Можете користити банкарску кутију за папире ниског приоритета, али важније документе треба чувати у сигурнијем контејнеру.

    Пластична канта

    Као банкарска кутија, једноставно пластична канта је јефтин и једноставан начин за складиштење личних докумената ниског приоритета. Пластичне канте су направљене за слагање, па могу бити згодно решење када имате велики број датотека и ограничен простор. Иако овај начин складиштења нуди ограничену заштиту од поплава и глодара, није ватроотпоран и не може се закључати.

    Ормар за картотеку

    Кућни ормари за списе долазе у различитим стиловима који одговарају унутрашњи декор вашег дома и може да стави велики број датотека у више фиока. За ограничену заштиту од крађе можете изабрати модел са бравом, а неке врсте ормара су отпорне на топлоту у случају пожара.

    Ормари за картотеку су одлично решење за све осим ваших најважнијих и тешко заменљивих личних докумената. Међутим, у случају поплаве, документи похрањени у најнижој ладици могу претрпјети оштећења воде.

    Кућни сеф или кутија за закључавање

    Најсигурнији начин чувања важних докумената код куће је у безбедно код куће или кутија за закључавање то је ватроотпорно и отпорно на поплаве. Можете се одлучити за малу кутију за закључавање за чување докумената са највишим приоритетом-извода из матичне књиге рођених и венчаних, пасоши, картице социјалног осигурања, тестамент и уговор о кући - упарени са закључаним кућним картотеком за преостале папирологија.

    Без обзира на који начин складиштења се одлучили, направите дигиталну копију свих важних личних докумената и докумената везаних за дом. Чувајте их у облаку, на УСБ флеш уређају који се чува у сефу или код поузданог адвоката или пријатеља.

    Ребецца Винке
    Ребецца Винке

    Ребецца Винке преселила се у Италију из Чикага 1993. године и недуго након тога дубоко заронила у сеоски живот реновирајући пространу средњовјековну камену сеоску кућу и водећи је као пансион 20 година. Данас проводи време пишући о путовањима, култури и храни (ипак је то Италија!) За публикације попут Тхе Телеграпх и Итали Магазине, као и размишљање о чудним ветровима који су однели урбаног вегетаријанца на фарму у Умбриа.

instagram viewer anon