Хранение и организация документов

Поздравляю! Ты купил дом, делая вас счастливым обладателем объекта недвижимости и груды документов, связанных с ним.

С самого начала вашего поиск дома До последнего дня ваше путешествие по покупке дома создавало цепочку форм, писем, отчетов, соглашений, контрактов и других документов. И этот растущий запас документов не исчезнет, ​​как только вы получите ключи.

Домовладение означает бесконечный поток всего, от новых руководств по эксплуатации прибора до разрешения на будущие ремонтные работы, все из которых необходимо надежно хранить, чтобы вы всегда могли легко и без стресса найти то, что ищете.

Вы можете спросить себя, можно ли отказаться от бумажных документов и хранить некоторые документы только в цифровом формате. Цифровое хранилище является хорошей резервной копией для важных документов. На компьютере проще искать файлы по имени, чтобы быстро их найти. Но вам все равно нужно будет хранить оригинальные копии большей части ваших документов.

Сканировать финансовые отчеты, налоговые декларации, контракты, счета и квитанции и даже ключевые личные документы, такие как паспорта, свидетельства о рождении и смерти, чтобы их можно было легко найти. Но после того, как вы сохраните эти цифровые копии в облаке, на внешнем жестком диске или в DMS (системе управления документами), вам все равно потребуется безопасно файл и хранить оригиналы.

Чтобы не утонуть в реке бумаги, настройте систему для организации и хранения важных документов в рамках поселиться в вашем новом доме. Вот несколько советов, с которых можно начать.

Соберите важные документы

Первый шаг может быть самым утомительным, но также и самым важным - собрать все документы в одном месте, чтобы вы могли их хранить и безопасно хранить. Примеры типов записей, связанных с домом, и других документов, которые вы должны составить, включают:

• Агентское соглашение покупателя;

• Договор о покупке;

• Дополнения, поправки или райдеры;

• Раскрытие информации продавцом;

• Домашний осмотр отчет;

• Заключительное раскрытие;

• Титульный страховой полис;

• Документ о собственности;

• Ипотечный договор;

• Гарантия на дом и продукцию для таких систем, как водонагреватель, печь и основные приборы;

• Руководства по эксплуатации системы и прибора;

• Строительные планы и разрешения на любые предыдущие реконструкции;

• Аренда и переводные договоры от продавца, то есть аренда солнечной энергосистемы;

• Договоры на обслуживание и квитанции по уходу за газонами, бассейнами и т. Д.

Если вы собираете важные документы о покупке дома, чтобы систематизировать их и подать в архив, подумайте о том, воспользовавшись этой возможностью, чтобы собрать другие документы, которые вы, возможно, захотите сохранить в надежном и легкодоступном пятно, место. Вот хороший контрольный список:

• Свидетельства о рождении и смерти;

• Свидетельства о браке;

• Карты социального страхования;

• Паспорта;

• Завещания;

• Медицинские записи;

• Страховые полисы;

• Автомобильные документы;

• Документы кредитной карты;

• Инвестиционные документы;

• Кредитные документы;

• Банковские документы;

• Налоговая отчетность;

• Выписки и дипломы;

• Ежемесячные счета и квитанции.

Настроить файловую систему

Собрав все документы о покупке дома и другие документы в одном месте, найдите время, чтобы их просмотреть. Разделите их на стопки в порядке важности, чтобы такие вещи, как свидетельства о рождении, карточки социального страхования и документы о собственности, занимали первое место, а старые налоговые записи и стенограммы отложили в сторону.

Затем внимательно посмотрите на эти низкоприоритетные горы бумаги и разорвите в клочья все, что сможете. устранить беспорядок. Документы, которые не приветствуются, включают:

• Распечатанные банковские выписки старше трех лет;

• Выписки по кредитной карте (сохраните те, которые связаны с крупными покупками, для подтверждения оплаты);

• Налоговые декларации старше семи лет;

• Счета и квитанции старше трех лет;

• Просроченные сервисные контракты, политики, гарантии и аренда.

Теперь ваши стопки документов можно организовать таким образом, чтобы в будущем можно было быстро и интуитивно найти нужный документ. Это может быть алфавитный или хронологический порядок, хотя большинство людей считают, что заполнение документов по темам имеет наибольший смысл. Таким образом, личные записи хранятся в одном файле, банковские записи - в другом, документы о покупке дома - в третьем и так далее.

Рассмотрите возможность принятия системы цветовой кодировки для группировки связанных документов. С помощью этой системы вы можете быстро найти общую категорию документов, которые вы ищете, но избегаете проблемы переполнения отдельной папки с файлами сотнями листов бумаги.

Назначьте основной цвет категории файлов (например, красный для домашних файлов), при этом наиболее важные документы в этой категории будут помещены в самую яркую папку (отчет об осмотре дома, свидетельство о собственности). Затем разбейте категории, поместив второстепенные, но связанные документы в папки разных оттенков одного цвета (например, розовый для гарантий, руководств по эксплуатации и контрактов на обслуживание).

Помните, что чем больше вы разбиваете свою систему на категории и подкатегории, тем менее трудоемким и утомительным будет процесс отслеживания конкретных документов в будущем. Чтобы отслеживать свою систему, создайте простой файловый индекс с оглавлением, чтобы в дальнейшем убедиться, что вы не пропустите или не потеряете какой-либо важный документ.

Выберите, где и как хранить ваши документы

У вас может возникнуть соблазн сложить файлы в коробку и спрятать ее в углу чердака или подвала. Имейте в виду, что многие важные документы сложно и дорого заменить, если они повреждены водой, жарой или грызунами.

Вместо этого найдите место в комнате с относительно постоянной температурой, которое не подвержено наводнениям, сильной жаре или холоду или вредителям. А домашний офис, кладовая или даже под кроватью работает хорошо.

Существует ряд контейнеров, которые вы можете использовать для хранения важных документов дома, от ящиков старого банкира до огнестойкий сейф. Вот четыре системы хранения, которые могут вам подойти:

Банкирский ящик

Самое простое, но наименее безопасное решение - ящик банкира это просто картонная коробка, предназначенная для хранения папок с файлами. Он имеет прочную крышку и отверстия для ручки для легкого доступа и размещения на полках.

Несмотря на то, что ящик банкира - это рентабельный и простой способ хранения, картонный ящик не подойдет. защитить документы от огня, воды или грызунов, и нет возможности запереть ящик, чтобы защититься от кража. Вы можете использовать ящик банкира для бумаг с низким приоритетом, но ваши более важные документы должны храниться в более надежном контейнере.

Пластиковая корзина

Как ящик банкира, простой пластиковая корзина это дешевый и простой способ хранить личные документы с низким приоритетом. Пластиковые ящики предназначены для штабелирования, поэтому они могут быть удобным решением при большом количестве файлов и ограниченном пространстве. Хотя этот метод хранения обеспечивает ограниченную защиту от наводнений и грызунов, он не является пожаробезопасным и не может быть заперт.

Шкаф

Шкафы для документов для дома бывают разных стилей, чтобы соответствовать внутреннее оформление вашего дома и может вместить большое количество файлов в нескольких ящиках. Вы можете выбрать модель с замком для некоторой ограниченной защиты от кражи, а некоторые типы шкафов для документов являются термостойкими в случае пожара.

Шкафы являются отличным решением для всех, кроме ваших самых важных и трудно заменяемых личных документов. Однако в случае затопления документы, хранящиеся в самом нижнем ящике, могут пострадать от воды.

Домашний сейф или запираемый ящик

Самый безопасный способ хранения важных документов дома - в домашний сейф или ящик для замков это огнестойкий и устойчивый к наводнениям. Вы можете выбрать небольшой сейф для хранения важнейших документов - свидетельств о рождении и браке, паспорта, карточки социального страхования, завещание и документы на дом - в сочетании с запертым домашним шкафом для хранения оставшихся оформление документации.

Независимо от того, какой метод хранения вы выберете, обязательно сделайте резервную копию всех ваших важных личных и домашних документов в цифровом виде. Храните их в облаке, на USB-накопителе в сейфе или у надежного юриста или друга.

Ребекка Винке переехала в Италию из Чикаго в 1993 году и вскоре после этого глубоко погрузилась в деревенскую жизнь, отремонтировав обширный средневековый каменный фермерский дом и использовав его как отель типа «постель и завтрак» в течение 20 лет. Сегодня она пишет о путешествиях, культуре и еде (в конце концов, это Италия!) Для таких изданий, как The Telegraph и Italy Magazine, а также размышления о странных ветрах, которые унесли городского вегетарианца на ферму в Умбрия.