문서 보관 및 정리
집을 닫으면 산더미 같은 서류 작업이 생성됩니다. 필요한 중요한 문서를 몇 초 만에 찾을 수 있도록 정리하는 방법은 다음과 같습니다.
축하합니다! 당신은 집을 샀다, 당신을 부동산의 자랑스러운 소유자로 만들고 그에 수반되는 서류 더미를 만듭니다.
당신의 시작부터 집 찾기 마감일까지 주택 구입 여정은 양식, 서신, 보고서, 계약서, 계약서 및 기타 문서의 이동 경로를 만들었습니다. 그리고 이 늘어나는 서류 작업은 일단 열쇠를 얻은 후에도 줄어들지 않습니다.
주택 소유 새로운 기기 사용 설명서에서 향후 개조 작업에 대한 허가, 모든 정보를 안전하게 보관해야 원하는 것을 스트레스 없이 쉽게 찾을 수 있습니다.
종이를 사용하지 않고 일부 문서를 디지털로만 저장할 수 있는지 자문할 수 있습니다. 디지털 스토리지 중요한 문서에 대한 좋은 백업입니다. 컴퓨터 파일을 이름으로 검색하여 빠르게 찾을 수 있습니다. 그러나 여전히 대부분의 서류 작업의 원본을 보관해야 합니다.
주사 재무 기록, 세금 보고, 계약서, 청구서 및 영수증은 물론 여권, 출생 및 사망 증명서와 같은 주요 개인 문서까지 복사하여 쉽게 검색할 수 있습니다. 그러나 이러한 디지털 사본을 클라우드, 외장 하드 드라이브 또는 DMS(문서 관리 시스템)에 저장하면 여전히 안전하게 파일 및 원본 저장.
종이의 강에 빠지지 않도록 중요한 문서를 정리하고 보관하는 시스템을 새 집에 정착. 다음은 시작하기 위한 몇 가지 팁입니다.
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중요한 문서 수집
첫 번째 단계는 가장 지루할 수 있지만 가장 중요합니다. 모든 문서를 한 곳에서 정리하여 안전하게 보관할 수 있습니다. 함께 넣어야 하는 가정 관련 기록 및 기타 서류 유형의 예는 다음과 같습니다.
구매자의 대리인 계약;
구매 동의;
부록, 수정 사항 또는 특약;
판매자 공개
홈 인스펙션 보고서;
마감 공개;
소유권 보험 증권;
재산 증서;
모기지 계약;
온수기, 용광로 및 주요 기기와 같은 시스템에 대한 가정 및 제품 보증;
시스템 및 기기 작동 매뉴얼
과거 리모델링에 대한 건설 계획 및 허가
판매자로부터의 임대 및 양도 가능한 계약, 즉 태양 에너지 시스템 임대
잔디 관리, 수영장 관리 등 서비스 계약 및 영수증
정리하고 정리하기 위해 주택 구입에서 중요한 문서를 수집하는 한 다음을 고려하십시오. 이 기회에 안전하고 쉽게 접근할 수 있는 다른 문서를 수집할 수 있습니다. 점. 다음은 좋은 체크리스트입니다.
출생 및 사망 증명서
결혼 면허증;
사회 보장 카드;
여권;
유언장;
의료 기록;
보험 정책;
자동차 문서;
신용 카드 문서;
투자 서류;
대출 서류;
은행 기록;
세금 기록;
성적 증명서 및 졸업장;
월별 청구서 및 영수증.
파일링 시스템 설정
모든 주택 구매 및 기타 문서를 한 곳에 모았다면 시간을 내어 정리하십시오. 출생 증명서, 사회 보장 카드 및 재산 증서와 같은 항목이 가장 높은 위치에 있고 오래된 세금 기록 및 성적 증명서가 옆에 놓이도록 중요도에 따라 스택으로 나눕니다.
그런 다음 우선 순위가 낮은 이 산더미 같은 종이를 자세히 살펴보고 할 수 있는 것을 파쇄하고 던지십시오. 어수선함을 없애다. 환영받지 못한 서류에는 다음이 포함됩니다.
3년 이상 된 인쇄된 은행 거래 내역서
신용 카드 명세서(대액 구매와 관련된 것은 지불 증거로 보관)
7년 이상 된 세금 신고서
3년 이상 된 청구서 및 영수증
만료된 서비스 계약, 정책, 보증 및 임대.
선별된 문서 더미를 이제 미래에 특정 문서를 빠르고 직관적으로 찾을 수 있는 방식으로 구성할 수 있습니다. 대부분의 사람들은 주제별로 서류를 제출하는 것이 가장 합리적이라고 생각하지만 이것은 알파벳순 또는 시간순일 수 있습니다. 따라서 개인 기록은 모두 한 파일에, 은행 기록은 다른 파일에, 주택 구매 문서는 세 번째 파일에 들어가는 식입니다.
관련 문서를 그룹화하기 위해 색상으로 구분된 시스템을 채택하는 것을 고려하십시오. 이 시스템을 사용하면 찾고 있는 문서의 일반적인 범주를 한 눈에 찾을 수 있지만 수백 장의 종이로 단일 파일 폴더를 과도하게 채우는 문제를 피할 수 있습니다.
파일 범주에 기본 색상을 지정합니다(예: 주택 관련 항목의 경우 빨간색). 해당 범주의 가장 중요한 문서는 가장 밝은 폴더(주택 검사 보고서, 재산 증서)에 포함됩니다. 그런 다음 동일한 색상(예: 보증, 작동 설명서 및 서비스 계약의 경우 분홍색)의 폴더에 부차적이지만 관련 문서를 정리하여 범주를 분류합니다.
시스템을 범주와 하위 범주로 더 많이 나눌수록 특정 문서를 추적하는 과정에서 시간이 덜 걸리고 좌절감을 느끼게 될 것이라는 점을 기억하십시오. 시스템을 추적하려면 목차로 간단한 파일 색인을 만들어 중요한 문서를 잘못 보관하거나 잘못 두지 않도록 하십시오.
문서 저장 위치 및 방법 선택
파일을 상자에 쌓아서 다락방이나 지하실 구석에 넣고 싶은 유혹을 받을 수 있습니다. 많은 중요한 문서가 물, 열 또는 설치류에 의해 손상된 경우 교체하기 어렵고 비용이 많이 듭니다.
대신 홍수, 극심한 더위 또는 추위 또는 해충이 발생하지 않는 비교적 일정한 온도의 방에서 장소를 찾으십시오. NS 홈 오피스, 옷장 또는 심지어 침대 밑에 잘 작동합니다.
구식 은행의 금고부터 집에 중요한 문서를 보관하는 데 사용할 수 있는 다양한 용기가 있습니다. 내화 금고. 다음은 귀하에게 적합한 4가지 스토리지 시스템입니다.
은행가의 상자
가장 간단하지만 가장 덜 안전한 솔루션, 은행의 상자 파일 폴더를 보관하도록 설계된 단순히 판지 상자입니다. 견고한 뚜껑과 손잡이 구멍이 있어 쉽게 접근하고 선반을 놓을 수 있습니다.
Banker's Box는 비용 효율적이고 번거롭지 않은 보관 방법이지만 판지는 그렇지 않습니다. 불, 물 또는 설치류로부터 문서를 보호하고 보호하기 위해 상자를 잠글 방법이 없습니다. 훔침. 우선순위가 낮은 서류에는 은행의 금고를 사용할 수 있지만 더 중요한 서류는 더 안전한 용기에 보관해야 합니다.
플라스틱 통
은행의 상자처럼 단순한 플라스틱 통 우선 순위가 낮은 개인 문서를 저장하는 저렴하고 쉬운 방법입니다. 플라스틱 통은 쌓기용으로 제작되었으므로 파일 수가 많고 공간이 제한적일 때 편리한 솔루션이 될 수 있습니다. 이 저장 방법은 홍수와 설치류로부터 제한된 보호 기능을 제공하지만 내화성이 없고 잠글 수 없습니다.
서류 캐비넷
가정용 서류 캐비넷 어울리는 다양한 스타일로 실내 장식 여러 서랍에 많은 파일을 넣을 수 있습니다. 도난 방지를 위해 잠금 장치가 있는 모델을 선택할 수 있으며 일부 유형의 파일 캐비닛은 화재 시 내열성이 있습니다.
서류 보관함 가장 중요하고 교체하기 어려운 개인 문서를 제외한 모든 문서에 대한 탁월한 솔루션입니다. 그러나 침수 시 가장 낮은 서랍에 보관된 문서가 물에 젖을 수 있습니다.
가정 금고 또는 자물쇠 상자
중요한 문서를 집에 보관하는 가장 안전한 방법은 집에 안전한 또는 자물쇠 상자 내화성 및 내수성입니다. 작은 자물쇠 상자를 선택하여 가장 중요한 문서(출생 및 결혼 증명서, 여권, 사회 보장 카드, 유언장 및 주택 증서 - 나머지를 위해 잠긴 집 서류 캐비닛과 쌍을 이룹니다. 서류.
어떤 저장 방법을 선택하든 모든 중요한 개인 및 가정 관련 문서의 사본을 디지털 방식으로 백업하십시오. 클라우드, 안전 금고에 보관된 USB 플래시 드라이브 또는 신뢰할 수 있는 변호사나 친구와 함께 보관하십시오.
Rebecca Winke는 1993년 시카고에서 이탈리아로 이주한 후 얼마 지나지 않아 거대한 중세 석조 농가를 개조하고 20년 동안 B&B로 운영하면서 시골 생활에 깊이 빠져들었습니다. 오늘날 그녀는 The 와 같은 출판물에 여행, 문화, 음식(결국 이탈리아입니다!)에 대해 글을 쓰는 데 시간을 보냅니다. Telegraph와 Italy Magazine, 그리고 도시의 채식주의자를 농장으로 몰아넣은 기묘한 바람에 대해 곰곰이 생각해본다. 움브리아.
