Archiviazione e organizzazione dei documenti

Congratulazioni! hai comprato una casa, rendendoti l'orgoglioso proprietario di un immobile e di pile di scartoffie.

Dall'inizio del tuo ricerca casa fino al giorno di chiusura, il tuo viaggio di acquisto della casa ha creato una scia di moduli, lettere, relazioni, accordi, contratti e altri documenti. E questa crescente scorta di scartoffie non si esaurisce una volta ottenute le chiavi.

Proprietà della casa significa un flusso infinito di tutto, dai nuovi manuali operativi degli elettrodomestici a permessi per futuri lavori di ristrutturazione, che devono essere tutti conservati in modo sicuro in modo da poter sempre trovare quello che stai cercando, facilmente e senza stress.

Potresti chiederti se puoi eliminare la carta e archiviare alcuni documenti solo in formato digitale. Archiviazione digitale è un buon backup per documenti importanti. È più facile cercare i file del tuo computer per nome per individuarli rapidamente. Ma dovrai comunque conservare le copie originali della maggior parte dei tuoi documenti.

Scansione documenti finanziari, dichiarazioni dei redditi, contratti, fatture e ricevute e persino documenti personali chiave come passaporti e certificati di nascita e morte per avere una copia facilmente recuperabile. Ma una volta archiviate queste copie digitali nel cloud, in un disco rigido esterno o in un DMS (sistema di gestione dei documenti), dovrai comunque farlo in modo sicuro archiviare e conservare gli originali.

Per evitare di affogare in un fiume di carta, creare un sistema per organizzare e archiviare documenti importanti come parte di sistemarsi nella tua nuova casa. Ecco alcuni suggerimenti per iniziare.

Raccogli i tuoi documenti importanti

Il primo passaggio potrebbe essere il più noioso, ma anche il più importante: raccogliere tutti i documenti in un unico posto in modo da poterli archiviare e archiviare in sicurezza. Esempi dei tipi di documenti relativi alla casa e di altri documenti che dovresti mettere insieme includono:

• Contratto di agente dell'acquirente;

• Contratto di acquisto;

• Addenda, emendamenti o cavalieri;

• Divulgazioni del venditore;

• Ispezione domiciliare rapporto;

• Informativa di chiusura;

• polizza assicurativa titolo;

• atto di proprietà;

• Contratto di mutuo;

• Garanzie sulla casa e sui prodotti per sistemi come scaldabagno, forno e grandi elettrodomestici;

• Manuali operativi di impianti e apparecchiature;

• Piani di costruzione e permessi per eventuali ristrutturazioni passate;

• Leasing e contratti cedibili dal venditore, ovvero un contratto di locazione di un impianto solare;

• Contratti di servizio e ricevute per la cura del prato, la manutenzione della piscina, ecc.

Finché raccogli documenti importanti dal tuo acquisto domestico per organizzarli e archiviarli, considera cogliendo l'occasione per assemblare altri documenti che potresti voler conservare in un luogo sicuro e facilmente accessibile individuare. Ecco una buona lista di controllo:

• Certificati di nascita e morte;

• licenze di matrimonio;

• tessere di previdenza sociale;

• passaporti;

• testamenti;

• Cartelle cliniche;

• Polizze assicurative;

• Documenti automobilistici;

• Documenti di carte di credito;

• Documenti di investimento;

• Documenti di prestito;

• Registri bancari;

• Registrazioni fiscali;

• Trascrizioni e diplomi;

• Fatture e ricevute mensili.

Configurare un sistema di archiviazione

Dopo aver raccolto tutti gli acquisti della casa e altri documenti in un unico posto, prenditi del tempo per ordinarli. Dividili in pile in base all'ordine di importanza, con cose come certificati di nascita, tessere di previdenza sociale e atti di proprietà che occupano il primo posto e vecchi documenti fiscali e trascrizioni messe da parte.

Quindi dai un'occhiata a queste montagne di carta a bassa priorità e distruggi e getta quello che puoi per eliminare il disordine. Le scartoffie che hanno superato il limite di accoglienza includono:

• Estratti conto stampati che hanno più di tre anni;

• Estratti conto della carta di credito (conservare quelli relativi a grandi acquisti come prova di pagamento);

• Dichiarazioni fiscali che hanno più di sette anni;

• Fatture e ricevute che hanno più di tre anni;

• Contratti di servizio scaduti, polizze, garanzie e locazioni.

Le tue pile di scartoffie possono ora essere organizzate in un modo che renda la ricerca di un documento specifico in futuro veloce e intuitiva. Può essere alfabetico o cronologico, anche se la maggior parte delle persone ritiene che l'archiviazione dei documenti per argomento abbia più senso. Quindi i record personali vanno tutti in un file, i record bancari in un altro, i documenti di acquisto della casa in un terzo e così via.

Prendi in considerazione l'adozione di un sistema codificato a colori per raggruppare i documenti correlati. Con questo sistema, puoi trovare a colpo d'occhio la categoria generale di documento che stai cercando, evitando il problema di sovraccaricare una singola cartella di file con centinaia di fogli di carta.

Assegnare un colore primario a una categoria di file (rosso per la casa, ad esempio), con i documenti più importanti di quella categoria nella cartella più luminosa (verbale di ispezione domestica, atto di proprietà). Quindi scomponi la categoria archiviando documenti secondari ma correlati in cartelle di diverse tonalità dello stesso colore (rosa per garanzie, manuali operativi e contratti di servizio, ad esempio).

Ricorda che più suddividi il tuo sistema in categorie e sottocategorie, meno tempo e frustrante sarà il processo di rintracciamento di documenti specifici in futuro. Per tenere traccia del tuo sistema, crea un semplice indice di file con un sommario per assicurarti ulteriormente di non archiviare o smarrire documenti importanti.

Scegli dove e come conservare i tuoi documenti

Potresti essere tentato di impilare i tuoi file in una scatola e riporla in un angolo della soffitta o del seminterrato. Tieni presente che molti documenti importanti sono difficili e costosi da sostituire se danneggiati da acqua, calore o roditori.

Invece, trova un punto in una stanza con una temperatura relativamente costante che non sia soggetta a inondazioni, caldo o freddo estremo o parassiti. UN ufficio a casa, ripostiglio o anche sotto il letto funziona bene.

Ci sono un certo numero di contenitori che puoi usare per conservare documenti importanti a casa, dalle scatole dei banchieri della vecchia scuola ad a cassaforte ignifuga. Ecco quattro sistemi di archiviazione che potrebbero funzionare per te:

Scatola del banchiere

La soluzione più semplice ma meno sicura, a scatola del banchiere è semplicemente una scatola di cartone progettata per contenere cartelle di file. Include un coperchio robusto e fori per la maniglia per un facile accesso e scaffalature.

Sebbene la scatola di un banchiere sia un metodo di conservazione economico e senza complicazioni, il cartone non lo farà proteggere i documenti da fuoco, acqua o roditori e non c'è modo di bloccare la scatola per proteggersi furto. Puoi usare la cassetta di un banchiere per i documenti a bassa priorità, ma i tuoi documenti più importanti dovrebbero essere conservati in un contenitore più sicuro.

Bidone di plastica

Come la scatola di un banchiere, un semplice bidone di plastica è un modo semplice ed economico per archiviare documenti personali a bassa priorità. I contenitori di plastica sono fatti per essere impilati, quindi possono essere una soluzione conveniente quando si dispone di un numero elevato di file e di uno spazio limitato. Sebbene questo metodo di conservazione offra una protezione limitata da inondazioni e roditori, non è ignifugo e non può essere bloccato.

Schedario

Armadietti per la casa sono disponibili in vari stili per abbinare il arredamento d'interni della tua casa e può contenere un gran numero di file in più cassetti. È possibile scegliere un modello con serratura per una protezione limitata contro il furto e alcuni tipi di schedari sono resistenti al calore in caso di incendio.

Classificatori sono un'ottima soluzione per tutti i documenti personali più importanti e difficili da sostituire. Tuttavia, in caso di allagamento, i documenti conservati nel cassetto più basso possono subire danni causati dall'acqua.

Cassaforte a casa o cassetta di sicurezza

Il metodo più sicuro per conservare i tuoi documenti importanti a casa è in a casa sicura o cassetta di sicurezza che è ignifugo e resistente alle inondazioni. Puoi optare per una piccola cassetta di sicurezza per conservare i tuoi documenti con la massima priorità: certificati di nascita e matrimonio, passaporti, tessere di previdenza sociale, testamento e atto di casa - abbinati a un archivio domestico chiuso a chiave per il resto scartoffie.

Indipendentemente dal metodo di archiviazione scelto, assicurati di eseguire il backup digitale di copie di tutti i tuoi importanti documenti personali e domestici. Archiviali nel cloud, su un'unità flash USB conservata in una cassetta di sicurezza o con un avvocato o un amico di fiducia.

Rebecca Winke si è trasferita in Italia da Chicago nel 1993 e poco dopo si è tuffata profondamente nella vita di campagna ristrutturando un vasto casale medievale in pietra e gestendolo come B&B per 20 anni. Oggi trascorre il suo tempo scrivendo di viaggi, cultura e cibo (è l'Italia, dopotutto!) per testate come The Telegraph e Italy Magazine, oltre a riflettere sugli strani venti che hanno portato un vegetariano urbano in una fattoria in Umbria.