Stockage et organisation des documents

Toutes nos félicitations! Vous avez acheté une maison, faisant de vous l'heureux propriétaire d'un bien immobilier et des piles de documents qui vont avec.

Dès le début de votre recherche de maison jusqu'au jour de clôture, votre parcours d'achat d'une maison a créé un fil d'Ariane de formulaires, lettres, rapports, accords, contrats et autres documents. Et ce stock croissant de paperasse ne diminue pas une fois que vous obtenez les clés.

L'accession à la propriété signifie un flux sans fin de tout, des manuels d'utilisation des nouveaux appareils aux permis pour de futurs travaux de rénovation, qui doivent tous être stockés en toute sécurité afin que vous puissiez toujours trouver ce que vous cherchez, facilement et sans stress.

Vous vous demandez peut-être si vous pouvez vous passer du papier et stocker certains documents uniquement sous forme numérique.

Stockage numérique est une bonne sauvegarde pour les documents importants. Il est plus facile de rechercher vos fichiers informatiques par nom pour les localiser rapidement. Mais vous devrez toujours conserver les copies originales de la plupart de vos documents.

Analyse documents financiers, déclarations fiscales, contrats, factures et reçus et même des documents personnels clés comme les passeports et les certificats de naissance et de décès pour avoir une copie facilement récupérable. Mais une fois que vous stockez ces copies numériques dans le cloud, un disque dur externe ou un DMS (système de gestion de documents), vous aurez toujours besoin de archiver et stocker les originaux.

Pour éviter de se noyer dans une rivière de papier, mettez en place un système d'organisation et de stockage des documents importants dans le cadre de s'installer dans votre nouvelle maison. Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.

Rassemblez vos documents importants

La première étape est peut-être la plus fastidieuse, mais aussi la plus importante: rassemblez tous vos documents au même endroit afin de pouvoir les classer et les stocker en toute sécurité. Voici des exemples de types de documents relatifs à la maison et d'autres documents que vous devriez rassembler :

• Contrat d'agent de l'acheteur ;

• Convention d'achat;

• Addenda, modifications ou avenants ;

• Divulgations du vendeur ;

• Inspection à domicile rapport;

• Divulgation de clôture ;

• Police d'assurance titres;

• Titre de propriété;

• Contrat hypothécaire;

• Garanties pour la maison et les produits pour des systèmes comme le chauffe-eau, la fournaise et les gros appareils électroménagers ;

• Manuels d'utilisation du système et de l'appareil ;

• Plans de construction et permis pour les rénovations passées ;

• Baux et contrats transférables du vendeur, c'est-à-dire un bail de système d'énergie solaire ;

• Contrats de service et reçus pour l'entretien des pelouses, l'entretien de la piscine, etc.

Tant que vous rassemblez des documents importants de votre achat de maison pour les organiser et les classer, pensez à profiter de cette occasion pour rassembler d'autres documents que vous voudrez peut-être conserver dans un endroit sûr et facilement accessible endroit. Voici une bonne liste de contrôle :

• Actes de naissance et de décès;

• Licences de mariage ;

• Cartes de sécurité sociale;

• Passeports ;

• Testaments ;

• Dossiers médicaux;

• Conditions d'assurance;

• Documents automobiles;

• Documents de carte de crédit;

• Documents d'investissement;

• Documents de prêt ;

• Documents bancaires;

• Dossiers fiscaux;

• Relevés de notes et diplômes ;

• Factures et reçus mensuels.

Mettre en place un système de classement

Une fois que vous avez rassemblé tous vos documents d'achat de maison et autres au même endroit, prenez le temps de les trier. Divisez-les en piles en fonction de l'ordre d'importance, avec des éléments tels que les certificats de naissance, les cartes de sécurité sociale et les actes de propriété en première place et les anciens dossiers fiscaux et relevés de notes mis de côté.

Ensuite, examinez attentivement ces montagnes de papier à faible priorité et déchiquetez et jetez ce que vous pouvez pour éliminer l'encombrement. La paperasse qui a dépassé son accueil comprend :

• Relevés bancaires imprimés datant de plus de trois ans ;

• Relevés de carte de crédit (conservez ceux liés aux achats importants comme preuve de paiement);

• Les déclarations de revenus datant de plus de sept ans ;

• Factures et reçus datant de plus de trois ans ;

• Contrats de service, politiques, garanties et baux expirés.

Vos piles de documents peuvent désormais être organisées de manière à rendre la recherche d'un document spécifique à l'avenir rapide et intuitive. Cela peut être alphabétique ou chronologique, bien que la plupart des gens trouvent que le classement des documents par sujet est le plus logique. Ainsi, les dossiers personnels vont tous dans un dossier, les dossiers bancaires dans un autre, les documents d'achat de maison dans un troisième, et ainsi de suite.

Envisagez d'adopter un système de code couleur pour regrouper les documents connexes. Avec ce système, vous pouvez trouver la catégorie générale de document que vous recherchez en un coup d'œil mais évitez le problème de surcharger un seul dossier avec des centaines de feuilles de papier.

Attribuez une couleur primaire à une catégorie de fichiers (rouge pour la maison, par exemple), avec les documents les plus importants de cette catégorie dans le dossier le plus clair (rapport d'inspection de la maison, acte de propriété). Ensuite, décomposez la catégorie en classant les documents secondaires mais connexes dans des dossiers de différentes nuances de la même couleur (rose pour les garanties, les manuels d'utilisation et les contrats de service, par exemple).

N'oubliez pas que plus vous divisez votre système en catégories et sous-catégories, moins le processus de recherche de documents spécifiques sera long et frustrant à l'avenir. Pour garder une trace de votre système, créez un index de fichier simple avec une table des matières pour vous assurer de ne pas égarer ou égarer de document important.

Choisissez où et comment stocker vos documents

Vous pourriez être tenté d'empiler vos dossiers dans une boîte et de les ranger dans un coin du grenier ou du sous-sol. Gardez à l'esprit que de nombreux documents importants sont difficiles et coûteux à remplacer s'ils sont endommagés par l'eau, la chaleur ou les rongeurs.

Au lieu de cela, trouvez un endroit dans une pièce avec une température relativement constante qui n'est pas sujette aux inondations, à la chaleur ou au froid extrême ou aux parasites. UNE bureau à domicile, placard de rangement ou même sous le lit fonctionne bien.

Il existe un certain nombre de conteneurs que vous pouvez utiliser pour stocker des documents importants à la maison, des boîtes de banquier de la vieille école à un coffre-fort ignifuge. Voici quatre systèmes de stockage qui peuvent fonctionner pour vous :

La boîte du banquier

La solution la plus simple mais la moins sûre, un boîte de banquier est simplement une boîte en carton conçue pour contenir des dossiers. Il comprend un couvercle robuste et des trous de poignée pour un accès et une étagère faciles.

Bien que la boîte d'un banquier soit une méthode de stockage économique et simple, le carton ne protéger les documents du feu, de l'eau ou des rongeurs, et il n'y a aucun moyen de verrouiller la boîte pour se protéger contre vol. Vous pouvez utiliser une boîte bancaire pour les papiers de faible priorité, mais vos documents les plus importants doivent être stockés dans un conteneur plus sécurisé.

Bac en plastique

Comme une boîte de banquier, un simple bac en plastique est un moyen simple et peu coûteux de stocker des documents personnels de faible priorité. Les bacs en plastique sont conçus pour être empilés, ils peuvent donc être une solution pratique lorsque vous avez un grand nombre de fichiers et un espace limité. Bien que cette méthode de stockage offre une protection limitée contre les inondations et les rongeurs, elle n'est pas ignifuge et ne peut pas être verrouillée.

Classeur

Les classeurs à la maison viennent dans différents styles pour correspondre à la décoration intérieure de votre maison et peut contenir un grand nombre de dossiers dans plusieurs tiroirs. Vous pouvez choisir un modèle avec une serrure pour une protection limitée contre le vol, et certains types de classeurs sont résistants à la chaleur en cas d'incendie.

Classeurs sont une excellente solution pour tous vos documents personnels, sauf les plus importants et les plus difficiles à remplacer. Cependant, en cas d'inondation, les documents stockés dans le tiroir le plus bas peuvent subir des dégâts des eaux.

Coffre-fort ou coffre-fort à domicile

La méthode la plus sûre pour stocker vos documents importants à la maison est dans un maison de campagne ou boîte de verrouillage qui est ignifuge et résistant aux inondations. Vous pouvez opter pour une petite boîte de verrouillage pour stocker vos documents les plus prioritaires - certificats de naissance et de mariage, passeports, cartes de sécurité sociale, testament et acte de propriété - associés à un classeur à domicile verrouillé pour le reste formalités administratives.

Quelle que soit la méthode de stockage que vous choisissez, assurez-vous de sauvegarder numériquement des copies de tous vos documents personnels et domestiques importants. Stockez-les dans le cloud, sur une clé USB conservée dans un coffre-fort, ou auprès d'un avocat ou d'un ami de confiance.

Rebecca Winke a déménagé en Italie depuis Chicago en 1993 et ​​peu de temps après, elle a plongé profondément dans la vie à la campagne en rénovant une vaste ferme médiévale en pierre et en la gérant comme B&B pendant 20 ans. Aujourd'hui, elle passe son temps à écrire sur les voyages, la culture et la gastronomie (c'est l'Italie, après tout !) pour des publications comme The Telegraph et Italy Magazine, tout en méditant sur les vents étranges qui ont soufflé un végétarien urbain dans une ferme de Ombrie.