Almacenamiento y organización de documentos

¡Felicidades! Tienes compró una casa, lo que lo convierte en el orgulloso propietario de una propiedad inmobiliaria y un montón de papeleo para acompañarlo.

Desde el comienzo de tu búsqueda de casa Hasta el día de cierre, el proceso de compra de una vivienda generó una ruta de navegación de formularios, cartas, informes, acuerdos, contratos y otros documentos. Y esta creciente acumulación de papeleo no disminuye una vez que obtiene las llaves.

Propiedad de la vivienda significa un flujo interminable de todo, desde nuevos manuales de funcionamiento de electrodomésticos hasta permisos para futuras obras de renovación, todo lo cual debe almacenarse de forma segura para que siempre pueda encontrar lo que busca, de manera fácil y sin estrés.

Es posible que se pregunte si puede dejar de usar papel y almacenar algunos documentos solo en formato digital.

Almacenamiento digital es una buena copia de seguridad para documentos importantes. Es más fácil buscar los archivos de su computadora por nombre para localizarlos rápidamente. Sin embargo, deberá conservar las copias originales de la mayor parte de su documentación.

Escanear registros financieros, declaraciones de impuestos, contratos, facturas y recibos e incluso documentos personales clave como pasaportes y certificados de nacimiento y defunción para tener una copia fácilmente recuperable. Pero una vez que almacene estas copias digitales en la nube, un disco duro externo o un DMS (sistema de administración de documentos), aún necesitará archivar y almacenar los originales.

Para evitar ahogarse en un río de papel, configure un sistema para organizar y almacenar documentos importantes como parte de instalarse en su nuevo hogar. Aquí hay algunos consejos para que comiences.

Reúna sus documentos importantes

El primer paso puede ser el más tedioso, pero también el más importante: coloque todos sus documentos en un solo lugar para poder archivarlos y almacenarlos de forma segura. Ejemplos de los tipos de registros relacionados con el hogar y otros documentos que debe reunir incluyen:

• Acuerdo de agente del comprador;

• Acuerdo de compra;

• Anexos, enmiendas o cláusulas adicionales;

• Divulgaciones del vendedor;

• Inspección de la casa reporte;

• Divulgación de cierre;

• Póliza de seguro de título;

• Título de propiedad;

• Contrato hipotecario;

• Garantías para el hogar y los productos para sistemas como el calentador de agua, el horno y los electrodomésticos grandes;

• Manuales de funcionamiento de sistemas y aparatos;

• Planes de construcción y permisos para remodelaciones pasadas;

• Arrendamientos y contratos transferibles del vendedor, es decir, un arrendamiento de un sistema de energía solar;

• Contratos de servicio y recibos de cuidado del césped, mantenimiento de piscinas, etc.

Siempre que esté recopilando documentos importantes de la compra de su casa para organizarlos y archivarlos, considere Aprovechando esta oportunidad para reunir otros documentos que quizás desee mantener en un lugar seguro y de fácil acceso. lugar. Aquí tienes una buena lista de verificación:

• Actas de nacimiento y defunción;

• Licencias de matrimonio;

• Tarjetas de seguridad social;

• Pasaportes;

• Testamentos;

• Registros médicos;

• Pólizas de seguro;

• Documentos de automóvil;

• Documentos de tarjetas de crédito;

• Documentos de inversión;

• Documentos de préstamo;

• Registros bancarios;

• Registros de impuestos;

• Transcripciones y diplomas;

• Facturas y recibos mensuales.

Configurar un sistema de archivo

Una vez que haya reunido todos sus documentos de compra de vivienda y otros documentos en un solo lugar, tómese un tiempo para revisarlos. Divídalos en pilas según el orden de importancia, con cosas como certificados de nacimiento, tarjetas de seguro social y escrituras de propiedad en el primer lugar y registros y transcripciones de impuestos antiguos colocados a un lado.

Luego, eche un vistazo a estas montañas de papel de baja prioridad y triture y arroje lo que pueda para eliminar el desorden. El papeleo que ha excedido su tiempo de bienvenida incluye:

• Extractos bancarios impresos que tengan más de tres años;

• Extractos de tarjetas de crédito (conserve los relacionados con compras importantes como prueba de pago);

• Declaraciones de impuestos que tienen más de siete años;

• Facturas y recibos que tengan más de tres años;

• Contratos de servicio, pólizas, garantías y arrendamientos vencidos.

Sus montones de papeleo seleccionados ahora se pueden organizar de manera que la búsqueda de un documento específico en el futuro sea rápida e intuitiva. Esto puede ser alfabético o cronológico, aunque la mayoría de la gente considera que lo más lógico es presentar el papeleo por tema. Así que los registros personales van todos en un archivo, los registros bancarios en otro, los documentos de compra de vivienda en un tercero, y así sucesivamente.

Considere la posibilidad de adoptar un sistema codificado por colores para agrupar documentos relacionados. Con este sistema, puede encontrar la categoría general de documento que está buscando de un vistazo, pero evita el problema de sobrecargar una sola carpeta con cientos de hojas de papel.

Asigne un color primario a una categoría de archivos (rojo para los relacionados con el hogar, por ejemplo), con los documentos más importantes de esa categoría en la carpeta más brillante (informe de inspección de la casa, escritura de propiedad). Luego, divida la categoría archivando los documentos secundarios pero relacionados en carpetas de diferentes tonos del mismo color (rosa para garantías, manuales de operación y contratos de servicio, por ejemplo).

Recuerde que cuanto más divida su sistema en categorías y subcategorías, menos tiempo y menos frustrante será el proceso de rastreo de documentos específicos en el futuro. Para realizar un seguimiento de su sistema, cree un índice de archivo simple con una tabla de contenido para asegurarse aún más de no archivar incorrectamente o extraviar ningún documento importante.

Elija dónde y cómo almacenar sus documentos

Puede tener la tentación de apilar sus archivos en una caja y guardarlos en una esquina del ático o sótano. Tenga en cuenta que muchos documentos importantes son difíciles y costosos de reemplazar si se dañan por el agua, el calor o los roedores.

En su lugar, busque un lugar en una habitación con una temperatura relativamente constante que no sea propenso a inundaciones, calor o frío extremos o plagas. A oficina en casa, armario de almacenamiento o incluso debajo de la cama funciona bien.

Hay una serie de contenedores que puede utilizar para almacenar documentos importantes en casa, desde cajas de banquero de la vieja escuela hasta un caja fuerte incombustible. Aquí hay cuatro sistemas de almacenamiento que pueden funcionar para usted:

Caja de banquero

La solución más simple pero menos segura, una caja de banquero es simplemente una caja de cartón diseñada para guardar carpetas de archivos. Incluye una tapa resistente y orificios para el asa para facilitar el acceso y las estanterías.

Aunque la caja de un banquero es un método de almacenamiento rentable y sencillo, el cartón no proteger los documentos del fuego, el agua o los roedores, y no hay forma de bloquear la caja para protegerse contra hurto. Puede utilizar una caja bancaria para documentos de baja prioridad, pero sus documentos más importantes deben almacenarse en un contenedor más seguro.

Contenedor de plastico

Como la caja de un banquero, un simple contenedor de plastico es una forma fácil y económica de almacenar documentos personales de baja prioridad. Los contenedores de plástico están hechos para apilar, por lo que pueden ser una solución conveniente cuando tiene una gran cantidad de archivos y espacio limitado. Aunque este método de almacenamiento ofrece una protección limitada contra las inundaciones y los roedores, no es a prueba de fuego y no se puede cerrar con llave.

Archivador

Archivadores para el hogar vienen en varios estilos para combinar con el decoración de interiores de su hogar y puede caber una gran cantidad de archivos en varios cajones. Puede elegir un modelo con cerradura para una protección limitada contra robo, y algunos tipos de archivadores son resistentes al calor en caso de incendio.

Archivadores son una excelente solución para todos los documentos, excepto los más importantes y difíciles de reemplazar. Sin embargo, en caso de inundación, los documentos almacenados en el cajón más bajo pueden sufrir daños por agua.

Caja fuerte o caja de seguridad para el hogar

El método más seguro para almacenar sus documentos importantes en casa es en un a salvo en casa o caja de seguridad que sea incombustible y resistente a las inundaciones. Puede optar por una pequeña caja de seguridad para almacenar sus documentos de mayor prioridad: certificados de nacimiento y matrimonio, pasaportes, tarjetas de Seguro Social, testamento y escritura de la casa, junto con un archivador de casa cerrado con llave para el resto papeleo.

Independientemente del método de almacenamiento que elija, asegúrese de realizar copias de seguridad digitales de todos sus documentos importantes personales y relacionados con el hogar. Guárdelos en la nube, en una unidad flash USB guardada en una caja de seguridad o con un abogado o amigo de confianza.

Rebecca Winke se mudó a Italia desde Chicago en 1993 y poco después se sumergió profundamente en la vida en el campo al renovar una extensa casa de campo medieval de piedra y administrarla como un B & B durante 20 años. Hoy en día, dedica su tiempo a escribir sobre viajes, cultura y comida (¡después de todo, es Italia!) Para publicaciones como The Telegraph y la revista Italy, además de reflexionar sobre los extraños vientos que llevaron a un vegetariano urbano a una granja en Umbría.