Ukládání a organizace dokumentů

Gratulujeme! Ty jsi koupil dům, což z vás dělá hrdého majitele nemovitosti a hromady papírů k ní.

Od začátku vašeho domovní prohlídka až do závěrečného dne, vaše cesta k nákupu domů vytvořila strouhanku-cestu formulářů, dopisů, zpráv, dohod, smluv a dalších dokumentů. A tato rostoucí zásoba papírování se nesnižuje, jakmile získáte klíče.

Vlastnictví domu znamená nekonečný proud všeho od nových návodů k obsluze zařízení až po povolení pro budoucí renovační práce„Vše je třeba bezpečně uložit, abyste vždy našli to, co hledáte, snadno a bez stresu.

Možná si říkáte, jestli můžete bez papírů a ukládat některé dokumenty pouze digitálně. Digitální úložiště je dobrou zálohou důležitých dokumentů. Je snazší rychle vyhledat soubory ve vašem počítači podle názvu. Stále si ale budete muset ponechat původní kopie většiny svých papírů.

Skenovat

finanční evidence, daňové přiznání, smlouvy, účty a stvrzenky a dokonce i klíčové osobní dokumenty, jako jsou pasy a rodné a úmrtní listy, aby bylo možné snadno získat kopii. Jakmile ale tyto digitální kopie uložíte do cloudu, na externí pevný disk nebo DMS (systém pro správu dokumentů), budete stále muset bezpečně uložte originály a uložte je.

Abyste se neutopili v řece papíru, vytvořte systém pro organizaci a ukládání důležitých dokumentů jako součást zabydlení ve vašem novém domově. Zde je pár tipů, jak začít.

Shromážděte své důležité dokumenty

První krok může být nejnáročnější, ale také nejdůležitější - mít všechny dokumenty na jednom místě, abyste je mohli uložit a bezpečně uložit. Příklady typů záznamů týkajících se domova a dalších dokumentů, které byste měli sestavit, zahrnují:

• Smlouva s agentem kupujícího;

• Kupní smlouva;

• Dodatky, dodatky nebo jezdci;

• Zveřejnění prodejce;

• Domácí prohlídka zpráva;

• Závěrečné zveřejnění;

• Název pojistné smlouvy;

• Listina vlastnictví;

• Smlouva o hypotéce;

• Záruky pro domácnosti a produkty pro systémy jako ohřívač vody, pec a hlavní spotřebiče;

• Návody k obsluze systému a zařízení;

• Stavební plány a povolení pro jakékoli minulé přestavby;

• Pronájem a převoditelné smlouvy od prodávajícího, tj. Pronájem solárního systému;

• Servisní smlouvy a potvrzení o péči o trávník, údržbu bazénu atd.

Dokud budete shromažďovat důležité dokumenty z nákupu domů, abyste je mohli organizovat a archivovat, zvažte to při této příležitosti shromáždit další dokumenty, které možná budete chtít uchovávat na bezpečném a snadno přístupném místě bod. Zde je dobrý kontrolní seznam:

• Rodné a úmrtní listy;

• Manželské průkazy;

• Karty sociálního zabezpečení;

• Pasy;

• Vůle;

• Lékařské záznamy;

• Pojistky;

• Automobilové dokumenty;

• Dokumenty kreditní karty;

• Investiční dokumenty;

• Dokumenty o půjčce;

• Bankovní záznamy;

• Daňová evidence;

• Přepisy a diplomy;

• Měsíční faktury a účtenky.

Nastavte si archivační systém

Jakmile shromáždíte všechny své nákupy domů a další dokumenty na jednom místě, věnujte jim nějaký čas jejich třídění. Rozdělte je do hromádek podle pořadí důležitosti, přičemž věci, jako jsou rodné listy, karty sociálního zabezpečení a listiny o majetku, zaujímají nejlepší místo a staré daňové záznamy a přepisy jsou umístěny vedle.

Pak se důkladně podívejte na tyto hory papíru s nízkou prioritou a skartujte a házejte, co můžete odstranit nepořádek. Papírování, které překročilo své uvítání, zahrnuje:

• Tištěné bankovní výpisy starší než tři roky;

• Výpisy z kreditních karet (ty související s velkými nákupy si uschovejte jako doklad o platbě);

• Daňová přiznání starší než sedm let;

• Účty a stvrzenky starší než tři roky;

• Ukončené servisní smlouvy, zásady, záruky a leasingy.

Vaše stohované hromady papírování lze nyní organizovat tak, aby bylo nalezení konkrétního dokumentu v budoucnosti rychlé a intuitivní. Může to být abecední nebo chronologické, ačkoli většina lidí shledává, že podávání papírů podle předmětů má největší smysl. Takže všechny osobní záznamy jdou do jednoho souboru, bankovní záznamy do jiného, ​​dokumenty o nákupu domů do třetiny a tak dále.

Zvažte přijetí barevně odlišeného systému pro seskupování souvisejících dokumentů. Díky tomuto systému můžete na první pohled najít obecnou kategorii dokumentu, který hledáte, ale vyhnete se problému s přeplněním jedné složky souborů stovkami listů papíru.

Přiřaďte primární barvu kategorii souborů (například červená u domácích), přičemž nejdůležitější dokumenty v této kategorii jsou v nejsvětlejší složce (zpráva o domácí inspekci, list vlastnictví). Poté rozdělte kategorii vložením sekundárních, ale souvisejících dokumentů do složek různých odstínů stejné barvy (například růžová pro záruky, provozní příručky a servisní smlouvy).

Pamatujte si, že čím více rozdělíte svůj systém do kategorií a podkategorií, tím méně časově a frustrující bude proces sledování konkrétních dokumentů v budoucnosti. Chcete -li mít přehled o svém systému, vytvořte jednoduchý rejstřík souborů s obsahem, který dále zajistí, že neztratíte nesprávný soubor ani nepřesunete žádný důležitý dokument.

Vyberte, kam a jak dokumenty uložit

Můžete být v pokušení skládat soubory do krabice a schovat je do rohu podkroví nebo suterénu. Mějte na paměti, že mnoho důležitých dokumentů je obtížné a nákladné vyměnit, pokud jsou poškozeny vodou, teplem nebo hlodavci.

Místo toho si najděte místo v místnosti s relativně konstantní teplotou, které není náchylné k záplavám, extrémnímu teplu nebo chladu nebo škůdcům. A domácí kancelář, úložná skříň nebo dokonce pod postelí funguje dobře.

Existuje řada kontejnerů, které můžete použít k uložení důležitých dokumentů doma, od boxů bankéřů ze staré školy až po ohnivzdorný trezor. Zde jsou čtyři úložné systémy, které pro vás mohou fungovat:

Bankéřova skříňka

Nejjednodušší, ale nejméně bezpečné řešení, a bankéřova skříňka je prostě lepenková krabice určená k uložení složek se soubory. Obsahuje robustní víko a otvory pro rukojeť pro snadný přístup a poličky.

Ačkoli je bankéřova skříňka nákladově efektivní a bezproblémovou metodou ukládání, lepenka to nebude Chraňte dokumenty před ohněm, vodou nebo hlodavci a krabici nelze zamknout krádež. Na papíry s nízkou prioritou můžete použít bankéřovu schránku, ale vaše důležitější dokumenty by měly být uloženy v bezpečnějším kontejneru.

Plastový koš

Jednoduché jako bankéřova skříňka plastový koš je levný a snadný způsob ukládání osobních dokumentů s nízkou prioritou. Plastové koše jsou stohovatelné, takže mohou být vhodným řešením, když máte velké množství souborů a omezený prostor. Přestože tento způsob skladování nabízí omezenou ochranu před záplavami a hlodavci, není ohnivzdorný a nelze jej zamknout.

Kartotéka

Domácí kartotéky přijít v různých stylech, aby odpovídaly výzdoba interiéru vašeho domova a vejde se velký počet souborů do více zásuvek. Můžete si vybrat model se zámkem pro omezenou ochranu proti krádeži a některé typy kartoték jsou v případě požáru odolné vůči teplu.

Skříně na spisy jsou vynikajícím řešením pro všechny kromě vašich nejdůležitějších a těžko nahraditelných osobních dokumentů. V případě záplav však mohou dokumenty uložené v nejnižší zásuvce způsobit poškození vodou.

Domácí trezor nebo skříňka na zámek

Nejbezpečnější způsob uložení důležitých dokumentů doma je a v bezpečí domova nebo skříňka na zámek který je ohnivzdorný a odolný proti povodním. Můžete se rozhodnout pro malý uzamykatelný box pro ukládání dokumentů s nejvyšší prioritou-rodné a oddací listy, pasy, karty sociálního zabezpečení, závěť a domovní listina - spárované se zamčenou domácí kartotékou pro zbývající papírování.

Bez ohledu na to, na jaký způsob ukládání se usadíte, nezapomeňte zálohovat kopie všech důležitých osobních a domácích dokumentů digitálně. Uložte je do cloudu, na USB flash disk uložený v bezpečnostní schránce nebo u důvěryhodného právníka nebo přítele.

Rebecca Winke se přestěhovala do Itálie z Chicaga v roce 1993 a krátce poté se ponořila do venkovského života tím, že zrekonstruovala rozlehlý středověký kamenný statek a provozovala jej jako B & B po dobu 20 let. Dnes tráví čas psaním o cestování, kultuře a jídle (je to přece Itálie!) Pro publikace jako The Telegraph a Italy Magazine, stejně jako přemýšlení nad podivnými větry, které foukaly městského vegetariána na farmu v Umbrie.